O DealerNet implementa o conceito de que toda pessoa, física ou jurídica, que se relacionar com a Concessionária receberá apenas um número (código) para tratamento das informações. Esta pessoa física ou jurídica pode ser cliente ou fornecedor, dependendo basicamente, da natureza da operação que estará realizando com a Concessionária.

É através da opção Cadastro de Clientes que se pode registrar as informações sobre Clientes/Fornecedores como: dados cadastrais básicos (nome, endereço, telefone), informações adicionais, taxa de juros, restrições de crédito, etc.

Assim sendo, vale ressaltar as seguintes considerações:

1) Os dados e informações do cliente/fornecedor devem ser atualizados periodicamente. Por esta razão, é necessário configurar no sistema quando a atualização deve ocorrer. No período definido, o sistema informará o cadastro desatualizado e o usuário terá obrigatoriamente, que atualizar as informações cadastrais;

2) Os dados dos fornecedores serão usados para impressão de Nota Fiscal e outros documentos fiscais que sejam necessários. Portanto, deve ser dada devida atenção nas informações de CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, etc.

3) A tela de Cadastro permite associar o cliente/fornecedor a um grupo. Ou seja, o cliente/fornecedor cadastrado pertence ao Grupo ao qual foi associado (Ex.: associar as filiais a empresa Matriz). Ao associar o cliente/fornecedor, o sistema irá considerar os dados do cliente no grupo:

- Relatório Evolução de vendas por cliente (permite consolidar dados por grupo);

- Curva ABC de Grandes clientes (permite consolidar dados por grupo);

- Histórico de Vendas por cliente no Televendas (irá mostrar o histórico do grupo ao qual está associado). A funcionalidade está disponível na janela de Informações Adicionais.

4) Permite informar o Potencial de Compra de Peças mensal do Cliente "Pessoa Jurídica".

5) O cliente/fornecedor poderá receber mensagens via E-mail ou SMS quando realizar alguma compra ou serviço na Concessionária, desde que seja ativado o envio em seu cadastro.

6) O Cadastro de cliente/fornecedor pode ser realizado nos módulos Balcão, Contas a Pagar, Contas a Receber, Escrita Fiscal, Estoque de Peças, Oficina e Veículos.

Configurações

Bloqueando Alterações no Segmento de Mercado

Como Cadastrar Cliente Estrangeiro

Parâmetros

Abrir Atendimento no Cadastro de Cliente

Apenas Supervisor Altera CNPJ/CPF do Cliente

Atualização do Cadastro de Clientes

Bloqueia o Bairro ao Digitar o CEP

Bloqueia o Cadastro de mais de um mesmo CPF/CNPJ

Cadastro de Telefone

Cadastro E-mail

Código do Grupo de Usuário para Alterar Cadastro de Cliente

Considera Usuário e Senha do Active Directory

Default do Segmento de Mercado Balcão no Cadastro de Cliente

Default do Segmento de Mercado Oficina no Cadastro de Cliente

Default do Segmento de Mercado Vendas no Cadastro de Cliente

Default Segmento de Mercado Serviço Oficina no Cadastro de Cliente

E-mail Obrigatório no Cadastro do Cliente

Empresa Trabalha com Intermediador

Enviar E-mail ao Solicitar Limite de Crédito

Habilita Endereço no Cadastro Cliente

Senha do Gerente para Alterar Segmento de Mercado

Solicita Senha do Gerente para Alteração de CEP

Utiliza CPF/CNPJ do Cliente como Número do Cartão

Utilizar Tabela de Cargos no Contato no Cadastro de Clientes

Validação CPF/CNPJ de Estrangeiro

Tabelas

Tabela Cadastro de Cargos

Tabela Associação dos cargos descritivos para cargos cadastrados

Tabela Informações Adicionais do Cliente

Tabela Programa de Pontos

Tabela de Documentos

Tabela Motivos de Negativação

Cadastrando Cliente

Incluindo Informações no Cadastro de Cliente

Para cadastrar cliente/fornecedor, acesse um dos módulos Balcão, Contas a Pagar, Contas a Receber, Escrita Fiscal, Estoque de Peças, Oficina ou Veículos.

1. No menu principal, clique Cadastros e Cliente ou ;

2. Na janela Clientes, clique Incluir;

3. Na tela Cadastro de Clientes, digite o nome do cliente e CPF/CGC;

Nota:

• Toda vez que for cadastrar um cliente/fornecedor e o parâmetro Bloqueia o Cadastro de mais de um mesmo CPF/CNPJ estiver configurado com Valor Sim, o sistema verifica se já existe algum outro cliente/fornecedor com o mesmo CPF/CNPJ e em caso positivo, a mensagem abaixo aparece. Vale ressaltar que a verificação do CPF/CNPJ acontece apenas para os clientes ATIVOS. Caso o cliente/fornecedor esteja desativado e o parâmetro estiver configurado com "Valor Sim", o sistema permite o cadastro de mais um cliente/fornecedor com o mesmo CPF/CNPJ.

4. Selecione o Tipo;

Notas:

• Se o cliente for tipo "Concessionária" será habilitado o campo Cod. Conces. Montad. para cadastrar o código da concessionária fornecido pelo fabricante e o campo Fabricante para informar a concessionária.

• Se for "Montadora" são habilitados os campos Cod. Conces. Montad. e Cód da Fábrica para cadastrar o código do fabricante.

• Se for "Governo" são habilitados os campos de Segmentos de Mercado para as devidas configurações.

• Toda vez em que for cadastrar um cliente e o tipo: Departamento, Concessionária, Seguradora, Montadora ou Governo for selecionado, o sistema solicita a senha do gerente. Vale ressaltar que é obrigatório informar a senha do gerente para que o cadastro seja realizado.

• É restrito o cadastro dos clientes classificados como MONTADORA. Sendo assim, apenas os usuários com perfis de Supervisor/Gerente poderão incluir e/ou alterar os registros relacionados aos clientes que se adequem à classificação montadora.

5. Preencha os campos de Nacionalidade, RG, Inscrição Estadual ou IE Prod Rural (se for produtor rural) e Inscrição Municipal;

Notas:

• Se o cliente for produtor rural, o campo IE Prod Rural deve ser preenchido com a Inscrição Estadual.

• O campo Insc. Municipal permite que seja cadastrado com hífen "-".

• O campo Inscrição Estadual Anterior serve para guardar o código anterior da Inscrição Estadual e o preenchimento é obrigatório apenas para o estado de Pernambuco.

• Toda vez em que for cadastrar ou alterar um cliente, o sistema verifica as informações dos campos Insc.Mun. e Insc.Ant.. Os campos devem possuir um número de inscrição válida ou o texto ISENTO, sem falha de português e sem espaço em branco no início e no final. Caso contrário, o cliente não é cadastrado e a mensagem "Para Clientes com isenção o campo deve ser preenchido com ISENTO" aparece.

6. Digite o CEP e clique em TAB para que as informações do endereço sejam incluídas automaticamente ou faça consulta pelo CEP, como segue:

Nota:

• Caso não possua um Banco de CEP, digite os dados do Endereço.

7. Na janela Cadastro de Clientes, clique em ;

8. Na janela Consulta de CEP digite o UF, Cidade, o nome da rua ou CEP e clique em ;

Nota:

• Se não for selecionado a UF e/ou a Cidade, o sistema seleciona o Estado e Cidade da Concessionária.

9. Selecione o endereço desejado e clique OK;

Notas:

• Ao escolher uma opção dentre as disponíveis, automaticamente os campos Endereço, Cep, Bairro, UF ou cidade são preenchidos.

• Caso o parâmetro Habilita Endereço no Cadastro Cliente esteja configurado com Valor Não, o sistema bloqueia os campos Endereço, Bairro e UF através do CEP não permitindo alteração.

• Caso o parâmetro Bloqueia o Bairro ao Digitar o CEP esteja configurado com Valor Sim, o sistema bloqueia o campo Bairro impedindo a edição da informação deste campo, no momento de informar o CEP no cadastrado do cliente/fornecedor.

10. Informe o E-mail do cliente;

Notas:

• Caso o parâmetro E-mail Obrigatório no Cadastro do Cliente esteja configurado com Valor Sim cadastrar cliente sem informar e-mail ou com formato inválido, o sistema emite mensagem "Formato do campo e-mail inválido!" e impede que o cliente seja cadastrado.

• Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, o campo E-Mail limita-se apenas a quantidade de 35 caracteres.

11. Preencha os campos de Telefone com DDD e informe o Tipo;

Notas:

• Os campos Sexo, Escolaridade, Estado Civil e Profissão são de preenchimentos obrigatórios do cadastro do cliente.

• Os campos Faixa de Renda e Atividade são utilizados pela bandeira Honda. A faixa de renda e o ramo de atividade são cadastrados nas tabelas presentes nos módulos Contas a Pagar, Contas a Receber, Oficina e Veículos.

12. Se necessário, selecione os vendedores para Peças, Veículos Pesados e Passageiros Leves, assim como designar a Empresa de cada vendedor, utilizando o botão ();

Nota:

• Toda vez em que for cadastrar o vendedor e a empresa associada a ele, o sistema verifica a associação do vendedor com a empresa. Caso o vendedor não esteja associado à empresa, a mensagem abaixo aparece:

A associação do vendedor com a empresa é realizada no Cadastro de Usuários.

13. Selecione os Segmentos de Mercado do cliente/fornecedor. Através do segmento de mercado o fornecedor será enquadrado nas promoções, política de desconto e nos relatórios gerados pelo sistema.

Notas:

• Caso os parâmetros Default do Segmento de Mercado Balcão no Cadastro de Cliente, Default do Segmento de Mercado Oficina no Cadastro de Cliente, Default do Segmento de Mercado Vendas no Cadastro de Cliente e Default Segmento de Mercado Serviço Oficina no Cadastro de Cliente estejam configurados, o sistema preenche os segmentos de mercado de forma automática ao cadastrar o cliente.

• Se o segmento de mercado for alterado e parâmetro Senha do Gerente para Alterar Segmento de Mercado esteja configurado com Valor Sim, o sistema solicita Usuário e Senha do gerente para autorizar a mudança.

Incluindo Informações sobre Contatos

Na opção Contatos serão inseridas informações sobre a(s) pessoa(s) de contato do cliente selecionado.

1. Selecione a aba Contatos na janela de Cadastro de Clientes;

2. Preencha os campos Nome, Cargo, Telefone, Data de Aniversário com as informações referentes a pessoa de contato e clique TAB;

Nota:

• Se o parâmetro Utilizar Tabela de Cargos no Contato no Cadastro de Clientes estiver configurado com Valor Sim, no campo Cargo aparece um drop down para seleção do Cargo. Além disso, faz-se necessário cadastrar os descritivos dos cargos, na opção Tabelas\Cargos\Cadastro de Cargos e associar os descritivos dos cargos aos cargos cadastrados, através da opção Tabelas\Cargos\Associação dos cargos descritivos para cargos cadastrados, no módulo Estoque de Peças.

3. Se a pessoa for responsável pela frota da empresa, marque a opção Resp. pela Frota;

4. Informe o dia e hora para contato.

Incluindo Informações sobre Frota

Na opção Frota serão incluídas as informações referentes aos veículos do cliente selecionado.

1. Selecione a aba Frota na janela de Cadastro de Clientes;

2. Se o cliente geralmente realiza serviços em outra oficina de sua preferência, marque a opção Possui Oficina Própria;

3. Digite a Frequência de Visitas do Cliente e a propensão (probabilidade) de compra do cliente em meses, no campo Propensão Compra (meses). E no campo % Manutenção, informe a porcentagem com que o cliente frotista utiliza os serviços de manutenção;

4. Preencha os campos Marca, Modelo, Carroceria, Carga, Rota, Ano, Qtde., Dt. Inf., Categoria, Km Mensal, Ônus, Seguro e Valor aproximado com as informações referentes aos veículos do cliente e clique TAB.

Nota:

• Utilize o campo Código ANTT para armazenar o código da transportadora na ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).

Incluindo Informações sobre Consórcio

Caso o cliente frotista selecionado possua veículos com consórcio, cadastre os dados do consórcio.

1. Selecione a aba Consórcio na janela de Cadastro de Clientes;

2. Preencha os campos Administradora, Data Aquisição, Grupo, Cota, Meses, Modelo e Compra com as informações referentes ao consórcio do cliente e clique TAB.

Incluindo Informações sobre Veículos em Potencial

Nesta opção deverão ser selecionados os carros que possam vir a interessar aos clientes frotistas.

1. Selecione a aba Veículos em Potencial na janela de Cadastro de Clientes;

2. Marque os veículos em que o cliente pode ter interesse em comprar.

Nota:

• Para cliente Pessoa Jurídica, o sistema habilita o campo Potencial Mensal de Compra de Peças que serve para informar o valor (em reais) do potencial de compra de peças mensal do cliente.

Incluindo Informações Adicionais

Na opção Informações Adicionais devem ser incluídas outras informações referentes ao cliente.

1. Selecione a aba Informações Adicionais na janela de Cadastro de Clientes;

2. Preencha os campos Fax, Contato, Diretor, etc.

Notas:

• O campo Cliente no Grupo permite associar o cliente/fornecedor a um grupo, que funciona como um tipo de indicação de que o cliente/fornecedor cadastrado pertence ao grupo ao qual foi associado.

• Apenas as concessionárias de bandeira Honda utilizam os campos Habilitação, Categoria e Renda Mensal.

• Os campos N° Cartão e Pontos são utilizados para conceder algum benefício ao cliente (descontos em revisão, revisão com mão-de-obra grátis, etc). Através das compras realizadas pelo cliente o cartão fidelidade vai acumulando pontos para concessão dos benefícios. Maiores informações sobre cadastro do programa de pontos, ver tópico Tabela Programa de Pontos.

• Caso o parâmetro Utiliza CPF/CNPJ do Cliente como Número do Cartão esteja configurado com Valor Sim, o sistema bloqueia o campo Nº Cartão, e no momento de salvar o cadastro se o número do cartão de pontos for divergente do CPF/CNPJ do cliente, a mensagem "Número do cartão de pontos alterado para o número do CPF/CNPJ conforme configuração!" aparece sinalizando. Após confirmar o cadastro, o número do cartão no Programa de Pontos é substituído pelo número do CPF/CNPJ do cliente/fornecedor.

3. Caso o endereço de cobrança seja diferente do que foi digitado na primeira tela (Cadastro), digite no campo Endereço de Cobrança as informações referentes ao envio de cobranças para o cliente;

Notas:

• No campo "Inf. Bancárias" através das opções "Banco", "Agência", "Conta", "Default" e "Identificador" é possível inserir várias contas correntes no Cadastro de Fornecedor/Cliente. Essas informações serão utilizadas no cadastro e manutenção da obrigação. Se no cadastro do cliente estiver mais de uma conta cadastrada, ao incluir uma obrigação, o sistema carrega automaticamente os dados bancários da conta que estiver marcada como Default. O "Identificador" serve para informar o código identificador para recebimento de valores, ou seja, é a identificação do banco, do identificador da conta.

• Os botões Serviço e Peças são utilizados para conceder descontos em serviços por setor e em peças por grupo, respectivamente. Caso o percentual de desconto cadastrado na tabela Descontos de Serviços esteja menor do que o informado no Cadastro de Clientes, irá prevalecer o do Cadastro de Clientes. O desconto para peças e serviços também pode ser concedido no momento de imprimir a nota, mesmo que o usuário não tenha permissão, pois a concessão do desconto já foi cadastrada no Cadastro do Cliente. Esta funcionalidade será utilizada apenas no módulo de Oficina.

4. Clique no botão Adicion. para incluir informações complementares. Após inclusão, clique OK;

Nota:

• As informações adicionais impressas na Ficha do Cliente de pessoa Física e Jurídica são de acordo com as configurações estabelecidas na Tabela Informações Adicionais do Cliente.

5. Clique Classif. para associar o cliente/fornecedor a uma classificação que será utilizada para posterior emissão de mala direta;

6. Selecione a classificação e clique OK;

7. Caso o cliente/fornecedor possua alguma restrição de crédito nas instituições de proteção ao crédito tais como SPC, Telecheque, etc., cadastre os dados através da opção Situação;

8. Clique Incluir;

9. Preencha as informações e clique OK;

10. Situação de crédito registrada. Clique Voltar.

Incluindo Informações sobre Faturamento

Na opção Informações sobre Faturamento, pode-se inserir informações bancárias, de impostos e de Nota Fiscal.

Nota:

• Para bloquear esta aba, basta configurar o acesso através do grupo de usuários. Desta forma, o usuário que estiver vinculado ao grupo configurado fica sem acesso a aba Faturamento.

1. Selecione a aba Faturamento na janela de Cadastro de Clientes;

2. Preencha os campos com informações sobre Nota Fiscal, arquivos de remessa, percentuais de IRRF, ICMS, PIS, COFINS.

Para clientes tipo Seguradora são habilitados os campos:

Emitir Nota em Nome do Segurado: emite Nota Fiscal em nome do segurado.

Gerar Título em Nome do Segurado: gera título em nome do segurado.

Transferência ou Desconto Franquia: indica a forma de cálculo da NF de Franquia. Habilita somente se estiver marcada opção NF's Separadas/Peças e Serviços.

Para cliente tipo Jurídica, Montadora, Departamento, Seguradora ou Concessionária:

Ressarc. ICMS Retido: marque se o cliente for o consumidor final do veículo, para recuperar o ICMS caso tenha sido recolhido a maior.

ISS Retido: marque somente se na legislação municipal determinar que para o tipo de cliente, o ISS será retido.

Contribui ICMS: indica se o cliente/fornecedor é contribuinte de ICMS.

IRRF: percentual para gerar retenção de imposto de renda na fonte.

PIS e COFINS: percentual que a concessionária deve recolher. Se o cliente/fornecedor for optante pelo SIMPLES, os campos são desabilitados.

Para todos:

NF's Separadas/Peças e Serviços: ao realizar serviço na oficina, o sistema emite as notas de peças e serviços separadamente.

Permitir NF Série Única Incondicional: se para o cliente/fornecedor sempre seja emitida Nota Fiscal, mesmo quando o sistema estiver configurado para a emissão de Cupom Fiscal.

Protestar Cliente no arquivo de Remessa: no Contas a Receber gera arquivo de remessa para o banco registrando protesto, quando o título do cliente estiver em atraso.

Gerar Tarifa Bancária: cobrar a tarifa bancária na geração do boleto.

O valor da tarifa bancária é estabelecido no Contas a Receber, de acordo com a configuração do agente cobrador.

Regime Fiscal: para cliente/fornecedor optante do Super Simples. Ao marcá-lo, toda vez que emitir nota fiscal de entrada de peças, o sistema não irá gerar crédito de ICMS, PIS e COFINS, mesmo que a natureza de operação esteja configurada para creditar ICMS. Isto é válido também para a Importação de Nota Fiscal de Entrada.

Condição de Pagamento: determina a condição de pagamento do cliente.

Títulos Separados de Peças/Serviços: ao marcar, separa as peças e serviços na emissão da OS.

Bloquear para Compra: ao marcar, bloqueia o fornecedor para compras.

Limite de Compra (Mensal): para determinar o limite de compras do fornecedor.

Toda vez em que for cadastrar uma Nota de Entrada, o sistema verifica se o fornecedor esta bloqueado para compra e se o limite mensal de compra foi alcançado. Caso o fornecedor tenha alcançado o limite, o mesmo será bloqueado.

Nota:

• Utilize o campo Associar Classificações de Descrição para especificar a alíquota da classificação de descrição, caso ocorra à necessidade de ter alíquota específica.

• Toda vez em que o parâmetro Empresa Trabalha com Intermediador estiver configurado com Valor Sim, a opção Intermediador aparece.

• Utilize o campo Tipo Documento para associar e utilizar o tipo de documento específico por fornecedor na emissão da nota fiscal de entrada. Além disso é possível vincular um tipo de documento padrão (default) para utilização. Desta forma, toda vez em que for emitir a NFE, ao lançar o Fornecedor, o sistema verifica se existe associação e lista apenas os documentos vinculados no cadastro, caso não exista associação com o fornecedor é listado todas as opções.

Incluindo Informações sobre Conta Gerencial

Na opção conta gerencial, permite selecionar as contas gerenciais utilizadas pelo cliente.

1. Selecione a aba Cad e clique no botão Conta Gerencial na janela de Cadastro de Clientes;

2. Selecione as contas gerenciais que serão utilizadas pelo cliente.

Nota:

• Ao emitir a NF de Entrada, o sistema irá verificar se o fornecedor está configurado para usar a conta gerencial e em caso negativo apresentará a mensagem "Conta Gerencial [XXX] Não Pode ser Utilizada para esse Fornecedor. Verifique no Cadastro de Fornecedores a Guia Contas Gerenciais" informando que a conta gerencial não pode ser utilizada para o fornecedor sem que a mesma esteja devidamente configurada no cadastro de clientes.

Incluindo Informações sobre Natureza de Operação

Na opção natureza de operação, permite selecionar as naturezas de operação utilizadas pelo cliente.

1. Selecione a aba Cad e clique no botão Natureza de Operação na janela de Cadastro de Clientes;

2. Selecione as naturezas de operação que serão utilizadas pelo cliente. Clique OK;

Nota:

• Ao emitir a NF de Entrada, o sistema irá verificar se o fornecedor está configurado para usar a natureza de operação e em caso negativo apresentará a mensagem "Nat. de Operação [XXX] Não Pode ser Utilizada para esse Fornecedor. Verifique o Cadastro de Fornecedores e as Config. de Nat. operação" informando que a natureza de operação não pode ser utilizada para o fornecedor sem que a mesma esteja devidamente configurada no cadastro de clientes.

3. Após selecionar as opções, clique Confirma. O cliente foi cadastrado.

Nota:

• Toda vez em que for Incluir/Alterar um Cliente e clicar em Sair sem salvar as informações, o sistema emite mensagem: "Deseja sair sem salvar?". Desta forma, impedindo sair da tela sem salvar as informações.

Incluindo Imagens de Documentos do Cliente

É possível armazenar imagens de documentos digitalizados no banco de dados do sistema. Além disso, o sistema permite que as mesmas sejam visualizadas no processo de cadastro da forma de pagamento da proposta.

1. No menu principal clique Cadastros e Cliente ou ;

2. Na janela Clientes, clique na aba Documentos;

3. Clique no botão Incluir;

4. Na janela Documentos informe o nome do arquivo ou clique em Arquivo para selecioná-lo. Estes documentos são cadastrados através da Tabela de Documentos;

5. Selecione a imagem no diretório onde a mesma foi salva e clique em Salvar;

Nota:

• É possível anexar imagem nos formatos: JPEG, GIF e PDF.

6. Imagem carregada;

7. Para ampliar a imagem, basta dar um duplo clique na imagem;

8. Clique OK;

9. A coluna OK indica que a imagem foi cadastrada ().

Funções Adicionais

Como Abrir Atendimento no Cadastro de Cliente

Como Incluir Limite de Crédito

Como Negativar Cliente

Como Bloquear Cliente na Oficina

Como Desativar Cliente

Como Incluir Ocorrências

Como Liberar Envio de E-mail

Como Liberar Envio de SMS

Como Consultar Auditoria no Cadastro de Cliente

Como Alterar Cadastro de Cliente

Como Alterar Contato no Cadastro de Cliente

Como Excluir Cadastro de Cliente

Como Consultar Cadastro do Cliente

Como Visualizar a Ficha do Cliente