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Tabela de conteúdo 1 Introdução 2 Configurações 3 Abrindo Ordem de Serviço 3.1 Criando Ordem de Serviço 3.2 Executando Serviço 3.3 Emissão de Pré-Nota 3.4 Encerrando O.S. 3.5 Emissão de Nota Fiscal 3.6 Entrega do Veículo 3.7 Imprimindo O.S. 4 Funções Adicionais 4.1 Emissão de O.S. Seguradora 4.2 Modelos de O.S. 4.3 Impressão do Comprovante Recall

Introdução

A Ordem de Serviço é uma solicitação de uma atividade de serviços a ser executada, contendo todas as instruções para a execução dos serviços e aplicação de peças. Os dados da ordem de serviço são armazenados, possibilitando a análise e o planejamento futuro.

Tem por objetivo realizar o acompanhamento dos serviços, identificar os técnicos que a executaram, identificar as peças aplicadas, analisar os orçamentos realizados, acompanhar os testes realizados, emitir a nota fiscal e realizar a pesquisa de satisfação.

Após encerrar a ordem de serviço, o cliente pode ser comunicado através de e-mail ou SMS sobre o serviço executado.

Em regra, podemos exemplificar alguns tipos de OS comuns a todas as bandeiras. Entretanto, os tipos de O.S. são criados e mantidos pelas bandeiras e concessionárias de acordo a suas necessidades e conveniência.

Certifique-se que, o cadastro do cliente esteja atualizado. E que o veículo esteja cadastrado.

Fique por dentro do novo processo da Requisição de Materiais Pela Oficina.

Configurações

Bloquear Nova OS se Veículo já Possui OS sem Liberação

Considerar ISS Retido na Pré Nota Fiscal

Marcação de Tempo

Tipo de OS - Pesquisa de Pós Venda a partir do Cancelamento da O.S.

Abrindo Ordem de Serviço

Criando Ordem de Serviço

OFICINA

1. No menu principal, clique em Ordem de Serviço;

2. Clique na opção para selecionar o veículo da oficina;

Observação:

• Em caso de Consulta da ordem de serviço, foi disponibilizada por meio da placa a exibição do histórico de passagens de um determinado veículo pela oficina. Assim, ao pesquisar as O.S.’s, no link habilitado na placa é possível verificar de forma detalhada, o histórico de passagens pela oficina. Vale ressaltar que, esta melhoria é válida apenas para as empresas configuradas para o segmento Auto Centro.

3. Informe o código, placa, chassi, proprietário ou modelo do veículo e logo após selecione o veículo pertencente à ordem de serviço e clique no ícone para confirmar;

Observações:

• Caso existam kits disponíveis para o modelo, família ou veículo, o sistema irá emitir uma mensagem informando sobre tal disponibilização. Clique aqui e fique por dentro!

• Consulte o histórico de passagens pela oficina, basta informar o veículo e clicar em Ficha de Seguimento.

4. Marque a opção OS no campo O cliente deseja criar um;

Observações:

• Não poderá haver mais de uma OS aberta para o veículo nas empresas cadastradas no sistema.

• Ao informar os dados do veículo, será verificada a existência de campanhas. Ao cancelar a abertura de O.S., o sistema irá gerar um fluxo para o responsável configurado, com a atividade de Ordem de Serviço de campanha com status cancelada.

5. Verifique os dados do veículo. Informe a quilometragem atual no campo KM Atual e a Observação caso possua;

6. No campo Dados da OS, preencha as informações de acordo com a situação do veículo. Ou seja, o local da realização do serviço, se o veículo foi inspecionado no elevador, o método de chegada à oficina (normal ou rebocado) e a cor do prisma. Informar o número do prisma, e obrigatoriamente a previsão de entrega do veículo e o percentual de combustível do veículo;

7. Verifique os dados do cliente, e em caso positivo, clique no link Confirma dados do cliente?;

8. No campo Solicitações, clique no ícone para incluir o serviço;

9. Informe a Classificação, Tipo de OS, Indicação e o Tipo de Item;

A classificação serve para agrupar os tipos de OS de acordo com a sua finalidade. Se for selecionada, por exemplo, a classificação Garantia, serão apresentados os tipos de OS do tipo Garantia. Esse recurso facilita a busca pelo tipo de OS a ser adicionado na solicitação do cliente.

Observação:

• O Tipo de OS - controla diversas regras de gerenciamento e o cálculo de um serviço, ou seja, determina as características dos serviços: itens para cálculo da mão-de-obra, faturamento, requisição de peças, etc. É através do Tipo de O.S. que se identifica qual tipo de serviço (cliente, garantia, seguradora, cortesia, retorno, etc.) será realizado na Oficina.

Cliente – É o tipo de OS que segue os parâmetros gerais de uma comercialização. Todos os encargos e custos são direcionados ao cliente e à concessionária.

Garantia – É o tipo de OS em que o pagamento não é feito pelo cliente, este é faturado diretamente na fábrica/montadora. São serviços e produtos que apresentaram defeitos durante o período de garantia pactuado. Em alguns casos, a garantia pode ser apenas do serviço ou da peça, assim poderá existir mais de um tipo de OS pertencente à mesma ordem de serviço, onde o cliente custeará apenas os valores não garantidos. Quando se tratar de um serviço em garantia, verifique se todas as revisões foram realizadas, consultando o manual do proprietário.

Departamento – É o tipo de OS em que o pagamento é faturado internamente para controle contábil. É uma espécie de nota interna, para controle e contabilização, evitando emissão de notas fiscais com as obrigações tributárias e fiscais em serviços de caráter interno.

10. Informe a Referência ou clique no ícone para selecionar o T.M.O.;

11. Preencha a Referência ou Descrição do T.M.O., além do Tipo e Marca. Serão exibidos os TMO's cadastrados no sistema e que se adequam às regras dos filtros. Clique no ícone para selecionar o TMO;

12. Informe os campos descritos abaixo e logo após, clique Confirmar;

Entendendo os campos:

Horas: quantidade de horas estimada para execução do T.M.O. Caso o mesmo esteja configurado com a precificação de tempo, a quantidade de horas será multiplicada pelo valor individual do T.M.O, para cálculo do valor total do serviço.

Serviço Rápido: também conhecido como Fast Service serve para atender às oficinas que possuem tal serviço. Em regra são os serviços de baixa complexidade que são executados em pouco tempo, na própria área da consultoria técnica, sem a necessidade de remover o veículo para a oficina propriamente dita. Ex: Troca de Óleo.

Cobrar: sinaliza ao sistema se o serviço será cobrado ou não. Caso a opção esteja desmarcada, o serviço passa a ser cortesia.

Executar: sinaliza que o serviço deverá ser executado na oficina. Caso desmarcado, o sistema não permitirá que o mesmo seja iniciado na OS.

Valor Unitário: valor unitário do TMO.

Quantidade: quantidade de TMO's da ordem de serviço.

Desconto: ao conceder desconto e este seja além do permitido, o sistema informará através da bandeira que o usuário deve requisitar autorização comercial para o desconto. Caso o desconto esteja dentro dos limites configurados o sistema sinalizará com a bandeira . Enquanto o desconto não for autorizado ou não autorizado, o usuário não poderá iniciar a execução dos serviços/peças.

Descrição do Inconveniente e-SIGI: campo onde deverá ser informado todos os sintomas relatados pelo cliente no veiculo.

13. Após a confirmação, o sistema disponibiliza os dados referentes à solicitação, clique Confirmar;

14. Clique no serviço cadastrado para incluir o produto;

15. Clique no serviço cadastrado;

16. Clique no ícone para selecionar o produto;

Observação:

• Caso o cliente possua produtos requisitados, estes serão exibidos por meio do campo Produtos Bloqueados Para o Cliente.

17. Informe a descrição do produto, e selecione-o;

18. Clique Confirmar;

Executando Serviço

Para executar um serviço, faz-se necessário autoriza-lo. Esta autorização é feita pelo consultor técnico, para em seguida, definir o produtivo e iniciar a marcação do tempo.

1. Após cadastrar o serviço, clique no link referente ao tipo de O.S. informado;

2. Defina o produtivo responsável por executar a O.S.;

Entendendo os campos:

Altera os dados dos Serviços e Produtos.

Inclui o serviço.

Solicita aprovação de desconto dos serviços e produtos pendentes de aprovação. Sendo assim, caso o serviço ou produto tenha desconto acima do configurado, faz-se necessário autoriza-lo. Vale ressaltar que, enquanto o desconto não for autorizado ou não autorizado, o usuário não poderá iniciar a execução dos serviços/peças.

Autoriza execução de serviços e produtos selecionados. Esta autorização é feita pelo consultor técnico.

Desautoriza a execução dos serviços e produtos selecionados.

Inicia a execução do serviço.

Para a execução do serviço.

Reabre o serviço que foi finalizado.

Transfere os produtos para outro TMO.

Requisita os produtos selecionados. Caso o T.M.O. possua peça associada.

Cancela a requisição dos produtos selecionados.

3. Selecione o produtivo;

4. Clique no botão Autorizar Execução de Serviços e Produtos Selecionados para autorizar a execução do serviço;

5. Selecione o serviço a ser executado e clique no botão Iniciar Serviço;

6. Se necessário registre a informação adicional no campo Observação. Logo após, clique no botão Confirmar para iniciar a contagem;

7. Caso o TMO possua peça associada, clique no botão Requisitar Produtos Selecionados para requisita-la;

8. O sistema irá imprimir, de forma automática o relatório de requisição de peças da oficina no estoque, informando assim ao estoquista, a separação e a entrega das peças e produtos a serem aplicados na oficina. Ao cancelar a requisição, o sistema irá imprimir o relatório de devolução de peças, sinalizando a não utilização da peça na OS. Clique OK;

9. Para autorizar a requisição de compra, execute a tarefa correspondente na página principal;

10. Clique no botão Confirmar para autorizar a requisição de compra;

11. As paradas na execução do serviço podem ser de forma temporária ou definitiva. As paradas temporárias são aquelas rotineiras, em que o produtivo para momentaneamente, e definitivas são aquelas em que encerram o serviço. Clique em Parar Serviço;

12. Informe o Motivo da Parada, e se houver alguma informação relevante, digite-a no campo Observação. Clique Confirmar;

13. Clique Fechar.

Emissão de Pré-Nota

A Pré-Nota é um documento que contém a totalização dos serviços e peças executadas até o momento no veículo. Possui também a finalidade de demonstração de autorização e ciência do cliente em relação à execução dos serviços e peças executadas.

1. Na página de execução de O.S. clique no botão Emitir Pré-Nota;

2. Pré-Nota exibida.

Encerrando O.S.

Após conclusão do serviço (execução e teste), o serviço deve ser encerrado.

1. Para encerrar o serviço selecione o tipo de O.S. e clique no botão Encerrar Tipo de OS;

2. Preencha os dados referentes ao encerramento da ordem de serviço e clique em Confirmar;

Observação:

• Quando o vendedor da loja X abrir uma O.S. na loja Y, o campo Vendedor irá mostrar os vendedores das duas lojas, e não apenas da loja X.

3. Uma vez encerrada a O.S. esta não poderá ser editada, salvo nos casos de reabertura de OS. Nestes casos, o botão passa a substituir o botão de encerramento.

Emissão de Nota Fiscal

O faturamento é a oficialização da negociação entre a concessionária e o cliente, possuindo natureza financeira e fiscal. É neste processo onde serão dadas as informações referentes ao pagamento. Acesse a documentação NF Saída Oficina e saiba mais!

1. Selecione o serviço, e clique em Emitir Nota Fiscal do Tipo de OS;

2. O sistema irá listar todas as notas fiscais geradas pendentes de faturamento. Clique no botão para iniciar o processo;

Observações:

• Utilize a opção Desvincular Nota Fiscal para desvincular a NF da O.S., toda vez em que houver cancelamento da NF. Sendo assim, ao desvincular a nota fiscal, automaticamente serão geradas atividades (fluxos) relacionadas à autorização da desvinculação e a confirmação da mesma. Após a desvinculação da NF não será possível efetuar o vínculo novamente. Esta opção deverá ser habilitada apenas para usuário classificado como supervisor. Esse procedimento não cancela a nota, apenas a desvincula.

3. Preencha os dados da nota fiscal, além da condição de pagamento. Clique Confirmar;

4. Clique em Sim para liberar o veículo;

5. Nota fiscal emitida.

Entrega do Veículo

Após emissão da nota e pagamento do cliente, o veículo é liberado para entrega. O veículo também pode ser liberado no momento da impressão da Nota. Através desta página, também é possível realizar o teste do veículo.

1. Após a execução do serviço, faz-se necessário realizar o teste do veículo, clique no botão Entregar Veículo;

Observação:

• No exemplo abaixo, o veículo foi liberado na emissão da nota fiscal.

2. Clique em Teste;

3. Informe o responsável pelo teste e preencha os demais campos. Clique em Confirmar;

Observação:

Utilize o botão para selecionar o produtivo responsável pelo teste do veículo.

4. Após a realização dos testes, clique em Finalizar;

5. Para realizar a entrega do veículo, marque a opção Entregar no campo Ação de Liberação do Veículo, e logo após, clique Confirmar.

Imprimindo O.S.

1. Clique no botão Imprimir;

2. Selecione o Padrão de impressão;

3. Ordem de Serviço em modo de impressão.

Observações:

• Utilize as opções para realizar demais configurações e ações na ordem de serviço.

• Caso a O.S. possua mais de 30 dias em aberto, a mensagem: Observação: Declaro para todos os fins de direito, que recebi o veículo na presente data, em prazo superior ao constante da estimativa inicial de 30 dias contida da Ordem de Serviço de entrada, mas que nada tenho a reclamar, na medida em concordei com a prorrogação desse mesmo prazo inicial, tal como permitido e previsto no §2°, do artigo 18, do Código de Defesa do Consumidor, motivo pelo qual, dou plena e irrevogável quitação em relação ao serviço realizado e do prazo necessário para sua conclusão. será exibida no campo Observações Gerais.

Funções Adicionais

Emissão de O.S. Seguradora

O botão Seguradora possibilita o cadastro do valor a ser pago pela seguradora no serviço, permitindo a inclusão de informações referentes às avarias de pintura e funilaria, além do registro dos pertences do veículo.

1. Na janela de abertura de OS, clique no botão Seguradora;

2. Clique no botão para selecionar a seguradora;

3. Preencha um dos filtros e logo após, selecione a seguradora;

4. Informe o Valor da Franquia, o Valor do Desconto o Número do Sinistro e as informações complementares do sinistro. Clique Confirmar;

5. Clique no botão Vistoria;

6. Clique no botão Insere para incluir um novo registro;

7. Informe o estado de conservação dos itens do veículo, e o valor para recuperação desses itens caso seja necessário. Caso possua alguma informação relevante, preencha-a no campo Observação. Clique no botão Avarias;

8. Selecione o tipo de avaria e clique no local da figura correspondente ao local do veículo que apresenta o problema selecionado. Após cadastrar avarias, clique Confirmar;

9. Dados gravados, clique OK;

10. Clique no botão Confirmar;

11. Clique em Fechar;

12. Para informar os pertences que se encontram no interior do veículo, clique no botão Pertences;

13. Informe a quantidade dos itens adicionais existentes no veículo.

Modelos de O.S.

Modelo 02:

Modelo 05:

Modelo 013:

Modelo 015:

Modelo 17:

Modelo 018:

Impressão do Comprovante Recall

OFICINA

A impressão do Comprovante Recall consiste na visualização das campanhas realizadas.

1. Após a alteração/inclusão da ordem de serviço, clique em Comprovante Recall;

2. Serão listadas as campanhas pertencentes ao veículo, selecione-as e clique em Imprimir;

3. Comprovante em modo de impressão.