De Dealernet Wiki | Portal de Solução, Notas Técnicas, Versões e Treinamentos da Ação Informática
Introdução
O processo descrito abaixo explica os casos esporádicos de requisição de compra, exemplificando como o usuário irá proceder em cada uma das situações e como o sistema irá se comportar em cada uma delas. Vale ressaltar que, é necessário o conhecimento prévio das funcionalidades da ordem de serviço, bem como dos fluxos, pois este documento visa informar os casos práticos da requisição de compra.
Configurando Fluxo de Requisição de Compra
Deverá utilizar a Versão 2 do Fluxo de Requisição de compra, todas as empresas que optarem pela definição do responsável pela autorização da R.C. a pessoa que a gerou, como por exemplo, o Consultor.
1. Clique em Definições e em seguida, selecione o fluxo REQUISIÇÃO DE COMPRA e clique em Opções;
2. Informe o Agrupamento e clique em Atualizar;
3. Clique em Alterar;
4. As atividades a serem associadas aos perfis responsáveis são Cancelar e Desvincular;
5. Altere a atividade Cancelar;
6. Altere a atividade Desvincular;
7. As atividades deverão ser associadas aos perfis responsáveis.
Fluxo de Recebimento de Produto de R.C.
1. Preencha no filtro o fluxo RECEBIMENTO DE PRODUTOS DA RC;
2. Deve-se associar as tarefas Comunicar Cliente e Agendar Cliente aos respectivos perfis;
Observação:
- A Tarefa de Agendar o Cliente será gerada somente quando a O.S. Geradora da R.C. já estiver sido Encerrada e o VeÃculo estiver Liberado.
3. Após as associações à atividade Comunicar Cliente e clique em Confirmar;
4. Após as associações à atividade Agendar Cliente, clique em Confirmar;
Fluxo de autorização de encerramento de Tipo de O.S
1. Preencha o filtro com o fluxo OFICINA TIPO DE OS e em seguida, clique em Editar;
2. A única atividade a ser associada é a Autorizar Encer. de Tipo de OS, com Sol. Compra;
3. Após a associação, clique em Confirmar;
Caso 1: Criação da Requisição de Compra
1. Ao realizar a ação de Autorizar uma peça na Ordem de Serviço, caso esta não possua saldo disponÃvel no estoque, será gerada uma R.C;
2. Na simulação abaixo, o produto foi lançado e não autorizado, selecione o produto e clique em Autorizar Execução de Serviços e Produtos Selecionados;
3. O produto encontra-se autorizado e com a requisição de compra. No momento em que a peça é autorizada, é exibida a caixa no canto inferior direito da tela do usuário, uma vez que ele é o responsável por sua geração, cabe a ele (na Versão 2 do fluxo), a decisão de autorizar ou não a Requisição de Compra. Esta caixa, indica que foi gerada uma nova tarefa, e, esta, se encontra na sua caixa de entrada.
4. Detalhamento da Requisição de Compra:
Caso 2: Autorizando uma R.C.
1. O fluxo denominado Requisição de Compra com a Atividade: Autoriza estará disponÃvel para o perfil configurado. Execute-a;
2. Preencha as informações relevantes no campo Observação, selecione o Item e clique em Autorizar;
Caso 3: Encerrando OS com R.C. Pendente
O usuário conseguirá encerrar a normalmente sempre que a R.C. estiver com Status de Pendente de Autorização. Após a confirmação do encerramento a tarefa de autorização será, automaticamente, cancelada.
Observação:
- Não há a necessidade de desautorização e/ou cancelamento da peça dentro da Ordem de Serviço para efetuar este encerramento.
Caso 4: Encerrando OS com R.C. Autorizada
Ao tentar encerrar uma Ordem de Serviço, na qual exista uma Requisição de Compra, previamente, autorizada, o usuário será informado de sua existência, e existem 2 opções:
- Solicitar o Cancelamento;
- Solicitar a Desvinculação.
1. Clique em Encerrar Tipo de OS;
Solicitando Cancelamento
A opção Solicitar Cancelamento deve ser selecionada sempre que houver a desistência da Compra, antes do encerramento da O.S. Ao selecionar esta opção, será criada uma tarefa, previamente associada a um perfil responsável, para que esta R.C. seja cancelada. Após o cancelamento, será enviada uma tarefa a quem solicitou, informando a ação tomada, permitindo, assim, o encerramento da Ordem de Serviço.
3. Clique em Solicitar Cancelamento;
4. Solicitação enviada;
5. O fluxo com a atividade denominada Cancelar será disponibilizado para o responsável configurado. Execute-a;
6. Preencha a Observação, selecione o Item e clique em Cancelar;
7. Execute a atividade denominada Dar Ciência, cuja aplicação é informar que houve cancelamento. Após a execução desta atividade, a O.S. poderá ser encerrada normalmente;
Solicitando Desvinculação
A opção Solicitar Desvinculação deve ser selecionada sempre que houver a necessidade de Encerramento da O.S. para liberação do Cliente/VeÃculo, durante o perÃodo previsto para que a R.C. seja atendida, ou seja, a peça seja comprada e recebida pela Oficina. Ao selecionar esta opção, será criada uma tarefa, previamente associada a um perfil responsável, para que esta R.C. seja desvinculada. Após a desvinculação, será enviada uma tarefa a quem solicitou, informando a ação tomada, permitindo, assim, o encerramento da Ordem de Serviço.
1. Clique em Solicitar Desvinculação;
2. Será emitida uma mensagem acerca do envio da solicitação. Em seguida, será gerado um fluxo denominado Desvincular. Execute a tarefa;
3. Preencha a Observação, selecione o Item e clique em Desvincular;
4. Status da requisição de compra. Clique em Fechar;
5. Detalhamento da requisição de compra - Desvinculada;
6. Estando a R.C. Desvinculada, após ter a ciência, o usuário poderá encerrar a Ordem de Serviço normalmente, o processo de compra da peça continuará com o setor responsável.
Caso 5: Encerrando O.S. com R.C. Atendida
Ao finalizar a entrada da Nota Fiscal, caso todas as peças da R.C. tenham sido atendidas. O sistema verificará se:
-
Caso a Ordem de Serviço que gerou a R.C. tenha sido encerrada, e o veÃculo esteja liberado, gerará uma tarefa (fluxo) para agendamento deste cliente, afim de que compareça para aplicação da peça;
-
Caso a OS esteja em andamento, aguardando o recebimento das peças, será gera um fluxo dando ciência de esta peça chegou, para que o responsável possa requisitá-la.
-
Caso a Ordem de Serviço esteja em andamento e, o veÃculo tenha sido liberado, além do fluxo de ciência, será gerado também uma tarefa para contatar o cliente, a fim de retornar para atendimento.
Quando finalizar o recebimento da peça, o sistema deixará a peça bloqueada para a Ordem de Serviço, permitindo que o usuário possa gerar a Requisição de Material, e assim, dar continuidade ao atendimento da O.S.
Caso 6: Nova O.S. para requisição de R.C. Atendida
1. Após o recebimento das peças, caso a R.C. tenha sido desvinculada da Ordem de Serviço geradora, a peça ficará bloqueada para o cliente através da Requisição de Compra, aguardando que o mesmo venha para aplicá-la.
2. Ao abrir uma nova Ordem de Serviço, o sistema identificará que existe bloqueio para aquele veÃculo em questão;
3. Após a confirmação de abertura de O.S., no momento em que o usuário for inserir as peças, o sistema, encontrará as peças bloqueadas e listará para o usuário, possibilitando que o mesmo a requisite na Ordem de Serviço.
4. O usuário selecionará a peça e, ao confirmar, o sistema modificará o bloqueio desta peça, deixando-a bloqueada agora para a Ordem de Serviço, permitindo assim, que seja gerada a Requisição de Material, e que, a O.S. possa ser atendida.
Caso 7: Autorização de Encerramento de O.S. com desistência de R.C. atendida
No caso de desistência da peça, após o atendimento da R.C., deverá ser solicitado autorização para este encerramento.
Ao tentar encerrar a O.S., o sistema exibirá mensagem que existem peças bloqueadas e que não foram requisitadas, solicitando autorização para o encerramento.
Após solicitar a autorização, o Tipo de Ordem de Serviço, permanecerá com status de Pendente de autorização de encerramento.
Será, então, gerada uma tarefa (fluxo) para que o responsável autorize esta ação.
Uma vez autorizado o encerramento, a peça bloqueada será disponibilizada no estoque, pois o bloqueio será removido.
Observação: Esta peça será listada no relatório de Peças Compradas e Não Aplicadas.