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Edição de 10h15min de 4 de novembro de 2014
Tabela de conteúdo |
Introdução
O Fastservice é uma ferramenta utilizada para o atendimento na oficina. Possui uma estrutura simples onde todo procedimento realizado na oficina está basicamente em uma única tela, tornando o atendimento mais ágil.
Os serviços realizados no Fastservice são destinados a Clientes, não contemplando serviços em Garantia ou Seguradora.
Importante:
-
Toda vez em que o parâmetro Ativa Sistema PAF - ECF estiver configurado com Valor Sim, o sistema impede a exclusão ou cancelamento de peças e serviços. Caso tente excluir ou cancelar alguma peça ou serviço da OS, a mensagem "Contribuintes com PAF-ECF ativo só poderão efetuar o cancelamento do serviço através do módulo de oficina" aparece sinalizando. Ao cancelar o serviço de uma OS, no módulo de Oficina, deve-se atualizar o campo data de cancelamento. E ao descancelar um serviço, deve-se gerar um novo DAV copiando os serviços do DAV cancelado e informá-los no novo DAV.
Configurações
Parâmetros
Aceita SMS e Aceita E-mail na OS
Autorização para Executar Serviço
Autorização para Alterar Horas/Valores
Bloqueia Requisição de Materiais Após X Dias da Abertura da Ordem de Serviço
Definindo Cláusula do Orçamento
Definindo Condição de Pagamento Padrão
Exibir Itens não Cobrados no Orçamento FService
Exibir Km Anterior na Abertura da OS
Habilitando Campo para Cobrar Serviço
Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS
Intervalo Mínimo de Minutos no Agendamento
Motivo de Encerramento da O.S.
Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista
Recalcular Hora se Valor do Serviço for Alterado
Tipo de Agendamento no Fast Service
Tabelas
Utilizando Fast Service
Orçamento
FAST SERVICE
O orçamento serve para determinar o valor que será pago pelo serviço ou produto adquirido. Sendo que o valor a pagar pode ser cobrado ao cliente, à seguradora ou ao fabricante; isto dependerá da garantia e seguros que o veículo possui.
Este orçamento pode ser associado ou não a uma Ordem de Serviço, estabelecendo qual o valor dos serviços e peças a serem aplicados ao veículo. E o sistema também possibilita a criar orçamentos complementares.
Para uma abertura de orçamento é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastrando Cliente e Cadastrando Veículo.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço 
e Novo Cliente;
2. Na janela de Consultar Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento;
Nota:
-
Para filtrar um determinado Kit informe o nome no campo Serviço/KIT. Não é obrigatório realizar a pesquisa do kit através do campo Tipo de OS, permitindo assim, visualizar os kit's com mais de um Tipo de OS.
- Kit: Para selecionar todos os Kit's, clique Pesquisar Kit;
5. Utilize os campos Grupos e Sub-Grupos para pesquisar o kit. Ou clique em Listar Kits para visualizar todos os Kit's disponíveis para o veículo;
Notas:
- Os Grupos e Sub-Grupos são cadastrados através da Tabela Kits Cardápios, do sistema FiatNet/DealerNet.
- O campo Detalhes do Kit mostra informações sobre o Kit e o campo Itens do Kit mostra as peças/serviços que constam no kit.
- Esta tela possibilita selecionar mais de um kit. Basta clicar em Listar Kits e utilizar o botão Seleciona >>.
6. Selecione o Kit e clique Seleciona >> e Confirma;
Nota:
- Para remover o kit selecionado, clique em Remove <<. Ou Limpa Remoção para remover todos os kit's selecionados.
7. Kit selecionado;
Serviços e Peças: informe o código ou selecione através 
;
8. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
9. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
10. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através ;
11. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consultar (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;
12. Selecione o produto e clique Voltar;
13. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;
Nota:
-
Toda vez em que o sistema habilitar o campo para digitação do valor da peça, implica que a opção Digita Preço, no campo Requisita esta selecionada na Tabela Tipos de O.S.
14. Em seguida, clique Abrir / Avançar >>;
15. Abrirá a janela de O.S. o sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicitar o serviço através da opção Clientes;
16. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
17. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;
Nota:
-
Toda vez em que a forma de pagamento for à prazo, ao gravar um Orçamento, o sistema verifica se o cliente possui limite de crédito disponível, caso não possua, a mensagem abaixo aparece e permite que o Orçamento seja gravado.
18. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
19. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
20. Clique Gravar Orçam.;
Notas:
-
Utilize o botão "Descontos Totais" para atribuir descontos no total de peças e no total de serviços, tanto desconto por Valor (R$) quanto por Percentual (%). Vale ressaltar que esta tela também faz a verificação da política de descontos.
-
As colunas "% Desc." e "Vl Desc" mostram o percentual de desconto e o valor do desconto das peças e serviços, respectivamente. Toda vez em que for gravar o Orçamento, o sistema verifica a política de desconto e sinaliza caso não esteja de acordo, conforme a mensagem abaixo:
21. Orçamento criado. Para imprimir o orçamento, clique Imp. Orçamento;
Nota:
-
Caso o parâmetro Exibir Itens não Cobrados no Orçamento FService esteja com Valor Sim o sistema exibe os itens de orçamento mesmo quando estes estão marcados para não serem cobrados.
22. Orçamento impresso.
Agendamento
FAST SERVICE
Através deste processo será possível realizar o agendamento por produtivo, assim como consultar a escala do produtivo. Esta tela possibilita a escolha da hora/data/produtivo que deseja escalar para realizar o serviço. Maiores informações acesse Agendamento por Produtivo, no sistema DealerNet.
Nota:
-
Esta opção só será visualizada se o parâmetro Tipo de Agendamento no Fast Service estiver configurado com Valor P (Produtivo). Caso o parâmetro esteja com Valor C (Consultor), o agendamento será feito por consultor.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço ;
2. Na janela de Consultar Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
4. Em seguida clique no botão Agendamento;
5. Selecione o Tipo do Agendamento: Ativo, Receptivo ou Presencial;
6. Informe a Km do veículo, a Data Venda em que o veículo foi vendido, a Mobilidade do veículo e o Email do cliente;
7. Selecione o Consultor Téc.;
Nota:
- O campo Observações serve para incluir informações adicionais do agendamento.
8. Clique Serviço para informar qual serviço será realizado;
9. Clique Incluir;
10. Selecione o T.M.O correspondente (clique 2 vezes no TMO ou Avançar para visualizar os seus subgrupos). Em seguida clique Marcar e Voltar;
11. Clique no botão Definir Produtivo;
12. Na janela Escala Oficina selecione os filtros e clique em Buscar;
- Informe o Período de a ser visualizado na escala da oficina.
- Informe a Equipe.
- Informe a faixa de Horário.
13. Clique no campo (Livre) para definir o horário e tempo previsto do produtivo;
Notas:
-
Toda vez em que for realizar agendamento por produtivo, o sistema disponibiliza o campo de data inicial para definir o dia exato do agendamento. Com isto, evitando inserir data inicial superior ao dia atual, evitando criar barra de rolagem e melhorando assim à identificação do produtivo.
-
Se a carga horária do produtivo estiver disponível para o sábado, domingo e feriado, o horário ficará com status de (Livre), caso contrário o status aparecerá Indisponível. Além disso, os T.M.O.'s realizados ou agendados, irão aparecer no (_). A carga horária é definida através da opção Cadastros\Equipes de Funcionários no módulo de Segurança.
-
Ao passar o mouse em cima do campo (Livre), o sistema mostra código do mecânico, nome do mecânico e hora em que o serviço foi agendado.
-
Utilize o parâmetro Intervalo Mínimo de Minutos no Agendamento para para definir o intervalo mínimo de minutos de um agendamento para o outro.
14. Selecione o Produtivo (Mecânico);
15. Em seguida informe o Horário e Tempo Previsto. Clique OK;
Nota:
-
Caso o produtivo esteja vinculado a mais de 1 box, o sistema emite mensagem abaixo e habilita o campo BOX do Produtivo (Mecânico) com a relação dos boxes no qual o produtivo foi vinculado. A vinculação do box ao produtivo é feita através da Tabela Box.
16. Selecione o BOX do Produtivo (Mecânico) e clique em OK;
17. Após selecionar o(s) serviço(s). Clique Voltar;
18. Na janela Agenda - Inclusão, clique OK;
19. Para consultar o agendamento, clique em Atendimento e Agendamento;
O agendamento por consultor pode ser realizado através do sistema "Dealernet", acesse a documentação de Agendamento para visualizar.
20. Visualize o agendamento realizado.
Abertura de O.S.
FAST SERVICE
Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastrando Cliente e Cadastrando Veículo.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;
2. Na janela de Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
Nota:
-
Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez em que for incluir dados dos veículos na criação de um Agendamento ou abertura de Ordem de Serviço (Oficina, AutoCentro, CLink - Manual de Pós-Vendas e Fast Service), o sistema realiza uma consulta para identificar se o veículo em questão possui alguma regra estabelecida, em caso positivo, ao clicar no botão de informações do veículo (
) a tela com os dados é aberta. Caso o veículo não possua informações sobre o plano de manutenção, a mensagem "Não existem informações sobre o plano de manutenção do veículo placa: XXXXXXX" aparece.
- As regras para exibição do chassi, ocorre na seguinte ordem:
- 1. Consulta a Base das Campanhas ("Chassis Estoque Rede") planilha "BdChassEstoque";
- 2. Regra para Taxi / Autonomy; e
- 3. Regra por Modelo/MVS levando em consideração Ano Fabricação / Ano Modelo (MY).
- As regras para exibição do chassi, ocorre na seguinte ordem:
O botão mostra informações sobre os prazos de garantia contratual, carroceria e de motor/câmbio e o plano de manutenção do veículo.
Vale ressaltar também que para os veículos com revisão especial, a tela de Informações do Veículo aparece de forma automática no Agendamento e na abertura da OS ao informar a Placa, Chassi e Código do Veículo.
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento;
Nota:
-
Para filtrar um determinado Kit informe o nome no campo Serviço/KIT. Não é obrigatório realizar a pesquisa do kit através do campo Tipo de OS, permitindo assim, visualizar os kit's com mais de um Tipo de OS.
- Kit: Para selecionar todos os Kit's, clique Pesquisar Kit;
5. Utilize os campos Grupos e Sub-Grupos para pesquisar o kit. Ou clique em Listar Kits para visualizar todos os Kit's disponíveis para o veículo;
Notas:
- Os Grupos e Sub-Grupos são cadastrados através da Tabela Kits Cardápios, do sistema FiatNet/DealerNet.
- O campo Detalhes do Kit mostra informações sobre o Kit e o campo Itens do Kit mostra as peças/serviços que constam no kit.
- Esta tela possibilita selecionar mais de um kit. Basta clicar em Listar Kits e utilizar o botão Seleciona >>.
6. Selecione o Kit e clique Seleciona >> e Confirma;
Nota:
- Para remover o kit selecionado, clique em Remove <<. Ou Limpa Remoção para remover todos os kit's selecionados.
7. Kit selecionado;
Serviços e Peças: na aba Orçamento, informe o código ou selecione através ;
Nota:
-
Caso o parâmetro Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.
8. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
9. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
10. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através ;
Nota:
-
No momento da inclusão da peça, é impressa a lista de separação, basta configurar o parâmetro Imprimir Lista de Separação na Impressão da O.S.
11. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consultar (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;
12. Selecione o produto e clique Voltar;
13. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;
Nota:
-
Toda vez em que o sistema habilitar o campo para digitação do valor da peça, implica que a opção Digita Preço, no campo Requisita esta selecionada na Tabela Tipos de O.S.
14. Em seguida, clique Abrir / Avançar >>;
15. Abrirá a janela de O.S. o sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
Nota:
-
Toda vez em que for incluir um veículo na OS e este possuir mais de uma garantia estendida, o sistema emite mensagem: "O veículo XXXXXXX possui mais de uma garantia estendida, por favor verificar no cadastro do veículos !". Esta funcionalidade é válida para o módulo de Oficina - Ordem de Serviço. Maiores informações sobre garantia estendida, acesse: Cadastro de Veículos.
14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
Nota:
- Caso o parâmetro Exibir Km Anterior na Abertura da OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS.
15. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;
Nota:
-
Toda vez em que a forma de pagamento for à prazo, ao gravar uma Ordem de Serviço, o sistema verifica se o cliente possui limite de crédito disponível, caso não possua, a mensagem abaixo aparece e impede que a OS seja gravada.
16. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
Notas:
-
Caso o campo Insp. Elevador não esteja preenchido, o sistema emite uma mensagem de alerta informando que é necessário preencher o campo Insp. Elevador antes de gravar a O.S.
-
Esta crítica é feita apenas para bandeira FORD. O campo Insp. Elevador quando preenchido tem por objetivo alimentar o Relatório de Sistema de Medidas, no módulo de Integração Fábrica.
-
Não Cobrar Serviços - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar Serviços. Para alterar a informação basta clicar no botão.
-
Para visualizar o botão Não Cobrar Serviços / Cobrar Serviços configure o parâmetro Habilitando Campo para Cobrar Serviço com Valor Sim.
-
Toda vez em que o parâmetro Ativa Sistema PAF - ECF estiver configurado com Valor Sim e o Tipo de O.S. for do grupo Cliente, o sistema impede que o serviço seja gravado sem cobrar do cliente e mostra a mensagem abaixo. Desta forma, as notas fiscais emitidas passam a não conter serviços com valores zerados.
18. Clique Gravar O.S.;
Notas:
-
Utilize o botão "Descontos Totais" para atribuir descontos no total de peças e no total de serviços, tanto desconto por Valor (R$) quanto por Percentual (%). Vale ressaltar que esta tela também faz a verificação da política de descontos.
-
As colunas "% Desc." e "Vl Desc" mostram o percentual de desconto e o valor do desconto das peças e serviços, respectivamente. Toda vez em que for gravar a Ordem de Serviço, o sistema verifica a política de desconto e sinaliza caso não esteja de acordo, conforme a mensagem abaixo:
Nota:
-
Caso o parâmetro Exibir Km Anterior na Abertura da OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS. Neste momento a tela Segurança aparece solicitando usuário e senha do supervisor.
19. Na janela Inclusão de O.S. selecione a equipe responsável em realizar o serviço e em seguida o Produtivo. Clique OK;
Nota:
- Na O.S., para cada serviço deve-se atribuir um produtivo.
20. OS gravada;
21. Para incluir informações na O.S., clique Observações da O.S. Registre a informação;
22. Clique Imprimir O.S.;
23. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;
Nota:
- Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.
- Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.
- Tipo de O.S. - para selecionar o tipo de O.S.
24. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;
Nota:
-
Caso o parâmetro Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema mostra o checkbox Imprime Pré-Requisição.
25. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;
26. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir;
27. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Iniciando Marcação de Tempo.
Iniciando a Marcação de Tempo
FAST SERVICE
Após definir o produtivo, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço.
A marcação de tempo pode ser realizada no Fastservice ou no sistema OSM. Ver documentação Marcação de Tempo.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Iniciar Tempo;
2. Automaticamente o sistema começa contar o tempo para realização de serviço. Aparece o ícone 
ao lado do serviço para indicar a contagem de tempo;
3. Para inclusão de informações sobre o serviço, selecione o serviço e clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;
4. Ir para tópico Requisitando Peças.
Requisitando Peças
FAST SERVICE
Para utilizar peças na execução do serviço, deve-se abrir uma requisição de peças. Ao gerar a requisição, é impressa uma lista no almoxarifado onde será identificada qual peça requisitada. Com esta lista, o estoque libera a peça para a Oficina.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e a peça e clique Req. Peças;
Nota:
-
Toda vez em que for incluir a requisição de peças, o sistema verifica a quantidade de dias definida no parâmetro Bloqueia Requisição de Materiais Após X Dias da Abertura da Ordem de Serviço. Se a quantidade de dias for superior à data em que a OS foi aberta, o sistema impede que a requisição seja feita, até que o gerente autorize. Caso o parâmetro esteja configurado com Valor 0, o sistema funciona normalmente, sem a autorização do gerente.
2. Automaticamente é impressa uma lista com a peça requisitada no almoxarifado;
3. Na janela O.S. aparecerá o produto associado ao serviço na Requisição de Materiais;
Nota:
-
A coluna "Excepc." serve para indicar se o item da requisição de materiais dentro da OS é uma venda excepcional. Vale ressaltar que a OS depois de faturada, essa opção não pode ser alterada. Esta opção será utilizada no Projeto PRIM da CNH das bandeiras Case, Iveco e New Holland.
4. Após chegada da peças, o serviço pode ser executado. Ir para o passo Concluindo Serviço.
Concluindo o Serviço
FAST SERVICE
Após executar serviço (execução e teste), o serviço deve ser finalizado.
1. Na janela O.S. selecione o serviço e clique Parar Tempo;
2. Selecione o Motivo;
3. Para inclusão de informações sobre o serviço, clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;
4. O serviço foi concluído. Ir para tópico Emitindo Nota Fiscal.
Emitindo Nota Fiscal
FAST SERVICE
A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Nota Fiscal;
2. Selecione a O.S. e clique Encerrar O.S.;
3. A O.S. é encerrada. Clique OK;
4. Para enviar mensagem via e-mail ou sms ao cliente, marque as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS e clique OK;
Notas:
-
Se for marcada as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS, o cliente receberá mensagem da O.S. quando esta for encerrada. O cliente recebe uma única vez e-mail/sms por O.S.
-
Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou sms se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado. Ver tópico Cadastrando Cliente.
A mensagem recebida pelo cliente é configurada no módulo de Segurança. Ver documentação Cadastro de Mensagens.
5. Clique Imprimir NF;
6. Na janela de Notas Fiscais da O.S. clique Incluir;
7. Selecione o tipo de documento Cupom, a Forma de Pagamento e se for cartão, o nome do Cartão de Crédito;
Nota:
-
As opções de Seguradora somente estarão habilitadas para preenchimento se a ordem de serviço for para Seguradora.
8. Para conceder descontos, clique Desc. Peças ou Desc. Serv.;
9. Na janela de Descontos, clique Alterar;
10. Informe o percentual de desconto e clique OK;
11. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;
12. Clique OK;
13. Clique Sim para imprimir a data de saída na nota da OS;
14. Clique OK para liberar o veículo;
15. Selecione o tipo da forma de pagamento. Clique OK;
16. O cupom é gerado. O cliente efetua pagamento no caixa e após isto, o cupom é impresso.
