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Edição atual tal como 15h00min de 21 de maio de 2015

Introdução

Orçamento é definido como uma estimativa, previsão ou determinação de um valor que deve ser utilizado para uma despesa ou receita.

Na Oficina, este orçamento serve para determinar o valor que será pago pelo serviço ou produto adquirido. Sendo que o valor a pagar pode ser cobrado ao cliente, à seguradora ou ao fabricante; isto dependerá da garantia e seguros que o veículo possui.

Este orçamento pode ser associado ou não a uma Ordem de Serviço, estabelecendo qual o valor dos serviços e peças a serem aplicados ao veículo. O sistema também possibilita a criar orçamentos complementares.

No próprio orçamento é possível visualizar as visitas do veículo na Oficina através do Relatório Ficha de Seguimento na opção Visitas.

O cadastro de Orçamento é realizado através das opções Serviço/Orçamento (orçamento vinculado ou não à O.S.) e Serviço/Ordem de Serviço (somente para orçamento vinculado a OS).

Configurações

Parâmetros

Alterar Valor da Hora e Quantidade de Hora na OS para TMO de Valor

Calcula IPI na Nota de Saída

Configurando Alteração Orçamento Autorizado

Definindo Natureza de Operação do Orçamento para o Cálculo da Margem de Peças

Imprime Lista Separação no Orçamento

Nº. de Vias do Orçamento

Permite Criar Orçamento sem Placa

Tipo de Cliente Tabela Preço Seguradora (S/T)

Valida Desconto Indevido na Gravação do Orçamento

Tabelas

Tabela de Cláusulas Padrões

Tabela de Preço da Seguradora/do Cliente

Gerando um Orçamento

Criando Orçamento

MÓDULO OFICINA

Para qualquer veículo é possível criar um orçamento de serviço. No entanto, o mesmo somente poderá ser trabalhado se for vinculado a uma O.S.

Após associá-lo a O.S., o orçamento deve ser autorizado. Desta forma, o sistema não permite requisitar peças que não constem no orçamento.

1. No menu principal, clique Serviços e Orçamentos;

2. Na janela Orçamento, digite o nº. da placa do veículo e clique Incluir;

Nota:

• O sistema permite criar um orçamento avulso para veículos sem placa cadastrada, basta configurar o parâmetro Permite Criar Orçamento sem Placa com Valor Sim.

3. Aparecerão informações sobre o veículo e cliente: placa, modelo, cor, segmento de mercado, e do proprietário. Com exceção do campo Cliente e Km Atual, que pode ser alterado, todos os outros campos estarão desabilitados;

Notas:

• Utilize o botão Normal para modificar o orçamento complementar para orçamento normal. Ao modificar o orçamento Complementar para Normal, o campo Cond. Pagto é habilitado para seleção.

• No campo Km Atual caso seja informada uma quilometragem menor do que a atual o sistema emite mensagem "Km atual deve ser maior que a anterior" sinalizando. E quando o campo aparece desabilitado significa que o veículo não esta cadastrado. Se a bandeira da concessionária for Case, a nomenclatura do campo Km Atual será visualizada como Horímetro para registrar o tempo de uso dos equipamentos. E se a bandeira da concessionária for Massey Ferguson e o parâmetro Segmento de Atuação do Fabricante estiver definido para MAQUINA, a nomenclatura do campo Km Atual será visualizada como Horímetro para registrar o tempo de uso dos equipamentos.

4. Preencha os campos de acordo com serviço que será realizado;

Notas:

• Toda vez em que o parâmetro Ativa Sistema PAF - ECF estiver configurado com Valor Sim será obrigatório informar o CGC/CPF do cliente. Se o PAF-ECF não estiver ativo, o orçamento poderá ser feito sem criticas. Maiores informações sobre o PAF-ECF, acesse: PAF - Emissão Cupom Fiscal.

• Apenas para as concessionárias de bandeira Case o campo Frota aparece para informar o número da frota.

Contato: pessoa de contato.

Fone: telefone de contato.

Seguradora: para selecionar a seguradora, quando o serviço tiver cobertura do seguro do veículo.

Validade: prazo de validade do orçamento.

Prazo de Entrega: prazo previsto para conclusão do serviço e entrega do veículo.

Tipo da O.S.: é através do tipo da OS que o sistema sabe quais os valores a serem usados no cálculo do preço dos serviços e das peças.

Nota:

• Toda vez em que for incluir ou alterar o orçamento, ao editar o Tipo de OS, a mensagem abaixo aparece e o sistema refaz os cálculos referentes aos valores dos TMO’s listados de acordo com o Tipo da OS selecionado. A alteração de fato somente ocorre ao salvar o orçamento.

Cond. Pagto: forma de pagamento.

Seg. de Mercado: já vem informado, de acordo com o cadastro do cliente. Todo o tratamento de descontos é dado por segmento de mercado do cliente.

Cláu. Padrões: informações a ser impressa no orçamento, conforme cadastro na tabela de Cláusulas Padrões.

Informações da Tela

Freqüência - informa detalhes das visitas do carro a concessionária:

a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).

b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.

c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).

Última pesquisa SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual a nota Corte aparece o ícone (indicando "satisfeito"); se for menor, aparece (indicando "insatisfeito").

Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.

Situação do Cliente - informa através de ícone, a situação do cliente, registrada no seu cadastro:

1. liberado para realizar serviço.

2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.

3. possui pagamentos pendentes.

4. bloqueado para Oficina.

5. Clique TMO (tempo mão-de-obra) para incluir serviços;

6. Na janela T.M.O's do Orçamento, clique Incluir;

7. Digite o código do TMO ou selecione através do ícone ;

8. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;

9. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;

10. Clique TAB para trazer as informações da TMO;

Nota:

• Caso o parâmetro Tipo de Cliente Tabela Preço Seguradora (S/T) esteja configurado com Valor T (todos) ou S (seguradora) e o preço (todos ou segurado) estiver configurado para o cliente do Orçamento, o sistema pega o valor do serviço de acordo com a configuração estabelecida na tabela de preço (seguradora ou todos).

11. Quando o código do TMO é informado, o sistema disponibiliza as seguintes informações:

Observação: para digitação de informação adicional.

Quantidade: se o TMO for de tempo, a quantidade sempre vai ser 1 (um) e estará desabilitado para edição.

Total de Horas: se o TMO depende do modelo do veículo, irá mostrar as horas cadastradas na Tabela de TMO (na opção TMOxModelos). Se isto não ocorrer, mostra as horas do cadastro de TMO.

Desconto (%): mostra o desconto do serviço, de acordo com a Tabela de Descontos de Serviços, que é baseada no segmento de mercado e na condição de pagamento. Pode-se também manualmente, digitar o desconto.

Obs.: se for informado um desconto maior que o desconto sugerido, o serviço passará a ter um desconto irregular e aparecerá com um polegar para baixo da janela principal dos TMO ’s do orçamento.

Nota:

• Caso o parâmetro Valida Desconto Indevido na Gravação do Orçamento esteja configurado com Valor Sim, o sistema impede que sejam inseridos itens no orçamento com desconto acima do permitido, emite mensagem: O desconto aplicado está irregular! e não grava o orçamento.

Cobrar do Cliente: mostra se o serviço será cobrado do cliente, de acordo com o cadastro da TMO. No entanto, pode-se também marcá-la manualmente. Isto afeta o valor final do orçamento e na a análise da rentabilidade do orçamento.

Nota:

• Toda vez em que o parâmetro Ativa Sistema PAF - ECF estiver configurado com Valor Sim e o Tipo de O.S. for do grupo Cliente, o sistema impede que o serviço seja gravado sem cobrar do cliente e mostra a mensagem abaixo. Desta forma, as notas fiscais emitidas passam a não conter serviços com valores zerados.

Serv.Terc: somente é habilitado quando o orçamento for associado a O.S e o tipo de TMO é serviços de terceiros (cadastro TMO). Nesta opção pode selecionar a empresa que irá realizar o serviço e valor que será pago.

12. Clique OK para incluir a TMO no orçamento;

13. Na janela T.M.O's do Orçamento, clique Voltar;

Notas:

• O orçamento pode ter mais de um TMO. Siga o procedimento acima para inclusão de outros TMO's.

• Toda vez em que for informar um preço fechado maior (que a soma original das peças e serviços) em um kit no orçamento, sistema aumenta o valor das horas do serviço (atribuído ao primeiro serviço), de forma proporcional ao aumento do seu valor e das horas. A demonstração das horas são visualizadas na tela de T.M.O.'s do Orçamento. Exemplo: se o serviço foi acrescido de 10% em seu valor, logo as horas também vão sofrer acréscimo em 10%. A inclusão de kit com preço fechado também se aplica para os processos de Ordem de Serviço e do módulo de AutoCentro.

14. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, clique Peças;

15. Na janela Produtos do Orçamento, aparece os serviços cadastrados no orçamento. Selecione o serviço e clique Incluir para cadastrar os produtos;

16. Digite o código do Produto ou selecione através do ícone . Pode-se também selecioná-lo através do botão Sugestão que mostrará os produtos sugeridos para o serviço;

Nota:

• Se o produto for classificado como Importado e parâmetro Calcula IPI na Nota de Saída estiver configurado com Valor Sim, o sistema considera o valor do IPI do produto, no Orçamento.

17. Selecione o Estoque, digite o Nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;

18. Selecione o produto e clique Voltar;

19. Clique TAB para trazer as informações do produto. O sistema disponibiliza as seguintes informações:

Quantidade: para digitação da quantidade de produto que será utilizada no serviço.

Desconto (%): mostra o desconto do produto. Pode-se também manualmente, digitar o desconto.

Bloquear: para bloquear a quantidade do produto no estoque, após confirmação do orçamento.

Inclusão Automática a partir do Catálogo de Peças: ao marcar esta opção, ir no Catálogo de Peças para selecionar o produto que será incluído automaticamente no orçamento. Válido somente para rede FIAT.

20. Clique OK. O produto foi cadastrado e fica relacionado ao seu TMO (fica abaixo do TMO);

Nota:

• O TMO pode ter mais de um produto. Basta seguir procedimento de inclusão do produto descrito acima.

21. Após cadastrar produtos, clique Voltar;

22. Para incluir informação adicional ao orçamento, clique Observação do Orçamento;

23. Digite a informação e clique OK;

24. Clique Confirmar para gravar orçamento;

25. O orçamento cadastrado.

Criando Orçamento através KIT

MÓDULO OFICINA

Ao criar orçamento de Kit da Oficina (serviços e produtos já definidos), o sistema gera automaticamente o orçamento. No entanto, é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentação Cadastro de Veículos e Cadastro de Clientes.

Após cadastrar orçamento, o mesmo somente poderá ser trabalhado se for vinculado a uma O.S. Após associar à O.S. este deve ser autorizado. Desta forma, o sistema não permite requisitar peças que não constem no orçamento.

1. No menu principal, clique Serviços e Orçamentos;

2. Na janela Orçamento, digite o nº. da placa do veículo e clique Kit/CK;

3. Na janela Cardápios Disponíveis para o Veículo, selecione o Tipo de O.S.;

Nota:

• Para pesquisar um serviço ou Kit específico, digite o nome no campo Card./Kit.

4. Clique Pesquisar;

5. Aparecerão os Kit's disponíveis para o veículo;

6. Selecione o Cardápio/Kit. Para visualizar informações sobre o serviço e produto associados ao cardápio/Kit, clique Detalhes;

7. Clique Voltar. Na janela Cardápios Disponíveis para o Veículo, clique OK;

8. O orçamento é processado. Clique OK;

Orçamento Complementar

MÓDULO OFICINA

O orçamento complementar é criado nos casos que o orçamento principal já foi autorizado e é necessário incluir um serviço ou produto, mas não é possível alterar o orçamento principal. Ver tópico Configurando Alteração Orçamento Autorizado.

Após cadastrar orçamento complementar, o mesmo deve ser autorizado.

1. No menu principal, clique Serviços e Orçamento;

2. Na janela Orçamento, digite o nº. da placa do veículo e clique TAB. Aparece dados do orçamento. Selecione o orçamento e clique Incluir;

3. Aparecerá informações sobre o veículo e cliente já preenchidos/desabilitados;

4. Preencha os campos de acordo com serviço que será realizado;

Nota:

• Utilize o botão Normal para modificar o orçamento complementar para orçamento normal. Ao modificar o orçamento Complementar para Normal, o campo Cond. Pagto é habilitado para seleção.

Validade: prazo de validade do orçamento.

Tipo da O.S.: é através do tipo da OS que o sistema sabe quais os valores a serem usados no cálculo do preço dos serviços e das peças.

Cláu. Padrões: informações a ser impressa no orçamento, conforme cadastro na tabela de Cláusulas Padrões.

5. Clique TMO (tempo mão-de-obra) para incluir serviços. Se o TMO for o mesmo do orçamento principal, é necessário somente incluir o produto, ir para passo 13;

6. Na janela T.M.O's do Orçamento, clique Incluir;

7. Digite o código do TMO ou selecione através do ícone ;

8. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;

9. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;

10. Clique TAB para trazer as informações da TMO;

Nota:

• O TMO não pode ser igual ao TMO do orçamento principal.

11. Clique OK para incluir a TMO no orçamento;

12. Na janela T.M.O's do Orçamento, clique Voltar;

Nota:

• O orçamento pode ter mais de um TMO. Siga o procedimento acima para inclusão de outros TMO's.

13. Para cadastrar produto, clique Peças;

14. Na janela Produtos do Orçamento, aparece os serviços cadastrados tanto no orçamento autorizado como do complementar. Selecione o serviço e clique Incluir para cadastrar os produtos;

15. Digite o código do Produto ou selecione através do ícone . Pode-se também selecioná-lo através do botão Sugestão que mostrará os produtos sugeridos para o serviço;

16. Selecione o Estoque, digite o Nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;

17. Selecione o produto e clique Voltar;

18. Clique TAB para trazer as informações do produto. Clique OK. O produto foi cadastrado e fica relacionado ao seu TMO (fica abaixo do TMO);

Nota:

• O TMO pode ter mais de um produto. Siga procedimento de inclusão do produto descrito acima.

19. Após cadastrar produtos, clique Voltar;

20. Para incluir informação adicional ao orçamento, clique Observação do Orçamento;

21. Digite a informação e clique OK;

22. Clique Confirmar para gravar orçamento;

23. O orçamento foi cadastrado.

Associando Orçamento a O.S.

MÓDULO OFICINA

A associação da ordem de serviço ao orçamento ocorre somente após abertura da O.S. Não podendo existir na Ordem de Serviço nenhum tipo de OS diferente daquele cadastrado no orçamento. Se isto ocorrer, não será possível a associação.

A associação pode ocorrer diretamente na Ordem de Serviço ou através do Orçamento, que veremos a seguir.

1. No menu principal, clique Serviços e Orçamento;

2. Na janela Orçamento, digite o nº. da placa do veículo e clique TAB. Aparece dados do orçamento. Selecione o orçamento e clique Associar a O.S.;

3. Selecione a OS aberta para o cliente e clique OK;

4. O orçamento foi associado à ordem de serviço.

Autorizando Orçamento

MÓDULO OFICINA

Após criar um orçamento, o mesmo deve ser autorizado. Se no orçamento houver desconto concedido a serviço ou produto com valor superior ao estabelecido, é necessário aprovar os descontos, antes de autorizar o orçamento.

A aprovação somente ocorre quando o orçamento está associado a uma Ordem de Serviço.

1. No menu principal, clique Serviços e Orçamento;

2. Na janela Orçamento, digite o nº. da O.S. e clique TAB. Aparece dados do orçamento. Selecione o orçamento e clique Alterar;

3. Na janela Orçamento - Alteração, clique TMO para aprovar o desconto do serviço;

4. Na janela T.M.O's do Orçamento, selecione o serviço e clique Autorizar;

Notas:

• O ícone indica que o desconto informado para o serviço é superior ao estabelecido, isto é, maior do que o desconto máximo do vendedor.

• O ícone indica que o desconto informado para o serviço foi autorizado.

5. Informe o motivo e clique OK;

6. Clique Voltar;

7. Para autorizar desconto no produto, clique Peças;

8. Na janela Produtos do Orçamento, selecione o produto e clique Autorizar Desconto;

Notas:

• O ícone indica que o desconto informado para o produto é superior ao estabelecido, isto é, maior do que o desconto máximo do vendedor.

• O ícone indica que o desconto informado para o produto foi autorizado.

• Através do botão é possível alterar o Valor do Desconto em reais ou Desconto (%) em percentual. Ao informar o Valor do Desconto o campo Desconto (%) é atualizado e vice-versa.

9. Informe o motivo e clique OK;

10. Clique Voltar;

11. Clique Confirmar;

12. Na janela Orçamento clique Autorizar;

13. Clique em OK para autorizar o orçamento;

14. O sistema gera um documento de aprovação que pode ser impresso;

15. Orçamento autorizado.

Funções Adicionais

Gerando O.S. a partir de um Orçamento Avulso

Imprimindo Lista de Separação

Imprimindo Orçamento

Consultando Orçamento

Alterando Orçamento

Cancelando Orçamento