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Edição de 11h09min de 19 de setembro de 2014
Tabela de conteúdo |
Introdução
Toda entrada e saída de veículo na oficina devem ser gerenciadas através do sistema. Este gerenciamento permite controlar o movimento de veículos, direcionando o setor que o veículo se destina e acompanhando sua saída através de autorização ou liberação na Ordem de Serviço. O procedimento é o seguinte:
1) Cliente chega à oficina para realizar serviço ou consultar valor. A Portaria registra os dados do veículo e automaticamente, este é incluído no movimento da oficina.
2) Para acompanhar o movimento na oficina, se faz o controle de portaria que constam os veículos que passaram pela oficina e que ainda não tiveram a saída autorizada.
- 3) Autoriza-se a saída do veículo ou libera o veículo através da O.S.
- 4) Após autorização/liberação, permite a saída do veículo.
Configurações
Tipo de Atendimento e Controle de Portaria
Utilizando Atendimento e Controle de Portaria
Cadastrando Veículo na Portaria
MÓDULO OFICINA
Ao chegar à portaria, cadastre o veículo. O sistema automaticamente incluirá no movimento da oficina e sua saída poderá será controlada.
1. No menu principal clique Serviços e Atendimento na Portaria;
2. Na janela Portaria digite o Nº. da Placa e tecle TAB;
3. Se o veículo for cadastrado, o sistema traz os dados do veículo e do proprietário. Se não for cadastrado, os campos aparecerão em branco. O preenchimento destes campos não é obrigatório. Se necessário, cadastre Chassi e digite o código do Cliente ou selecione através F3 - 
;
4. Informe a Quilometragem do veículo;
5. Utilize o campo Prisma para informar o número de ordem de chegada do veículo na oficina;
6. Selecione o Setor de destino do veículo;
7. Marque a opção Auto-Atendimento (válido somente para serviços rápidos, geralmente realizados na recepção. Apenas marcar esta opção quando forem serviços de manutenção básica e rotineira. Geralmente são realizados num prazo de até 2 horas (troca de óleo, pastilhas de freio, filtro de ar e óleo, alinhamento e balanceamento, etc.);
8. No campo Data Ent. informe data de entrada do veículo na portaria;
9. No campo Hora Ent. informe hora de entrada do veículo na portaria;
10. Selecione o Consultor Técnico que irá atender cliente e clique OK;
11. Automaticamente o veículo é incluído no controle de movimento com dados da placa, data/hora da entrada, Km e funcionário.
Controlando Movimento de Veículos
MÓDULO OFICINA
O controle de entrada e saída de veículos permite acompanhar diariamente o movimento na oficina, identificando os veículos que não tiveram a saída autorizada ou não foi liberado na O.S.
1. No menu principal clique Serviços e Controle da Portaria;
2. Na janela Controle da Portaria utilize os filtros para consultar movimento de veículos:
- Placa: para pesquisar um veículo específico. Digite a placa e tecle TAB.
- Chassi: para pesquisar um veículo específico. Digite o chassi e tecle TAB.
- Pend. Autorização: lista veículos pendentes de autorização ou de liberação na O.S. Utilize também os filtros Período e Setor.
- Pend. Saída: mostra veículos autorizados ou liberados na O.S. e aguarda saída. Utilize também os filtros Período e Setor.
- Todos: lista veículos que passaram na oficina. É obrigatório preencher o Período. Utilize também o filtro Setor.
-
Autorizados: mostra veículos autorizados, incluindo os pendentes de saída e os que já saíram da oficina (saída liberada). Utilize também os filtros Período e Setor.
- Liberados: lista os veículos que saíram da oficina (saída liberada).
3. Consulte situação do veículo em Informações;
4. Visualizando informações. Clique Voltar;
5. Para imprimir informações, clique Imprimir;
6. Para visualizar, clique Preview;
7. Para imprimir, clique Imprimir.
Autorizando Saída de Veículo
MÓDULO OFICINA
Ao entrar na Oficina, sua saída pode ocorrer de 2 formas:
- a) Veículo executa serviço na oficina e após emissão da nota fiscal, o veículo é liberado na O.S. Maiores informações ver documentação Ordem de Serviço.
- b) Veículo não executa serviço e sua saída é mediante autorização. Veremos a seguir.
1. No menu principal clique Serviços e Controle da Portaria;
2. Na janela Controle da Portaria utilize os filtros para consultar movimento de veículos:
- Placa: para pesquisar um veículo específico. Digite a placa e tecle TAB.
- Chassi: para pesquisar um veículo específico. Digite o chassi e tecle TAB.
- Pend. Autorização: lista veículos pendentes de autorização ou de liberação na O.S. Utilize também os filtros Período e Setor.
3. Selecione a placa e clique Autorizar;
4. Se o veículo possui O.S. em aberto, aparece uma mensagem. Clique Prosseguir para autorizar saída ou Cancelar (o veículo será liberado somente na O.S.);
5. Digite o Motivo da autorização e clique OK;
6. Saída autorizada.
Liberando Saída do Veículo
MÓDULO OFICINA
Após autorização ou liberação do veículo na O.S., a portaria permitirá saída do veículo. Para liberar a saída, registre-a no sistema.
Caso seja um veículo novo que esteja no pátio, o sistema permite liberar o veículo mesmo estando com a O.S. aberta, basta liberar o veículo na O.S. e liberá-lo no Atendimento na Portaria. A consulta dos veículos que entram na concessionária é feita no Relatório Registro de Veículos - apenas Modelo SP - Portaria. Maiores informações, ver documentação: Registro de Veículos.
1. No menu principal clique Serviços e Atendimento na Portaria;
2. Na janela Portaria digite o Nº. da Placa e tecle TAB;
Nota:
-
Os campos Data Ent. e Hora Ent. serve para informar a data e hora de entrada do veículo na portaria. A data e hora de entrada e saída o veículo na portaria podem ser alteradas, caso necessite.
3. Se o veículo foi liberado na O.S., aparece a mensagem abaixo. Clique Sim para confirmar saída;
4. Se for autorizada sua saída, aparece a mensagem abaixo. Informe Data e Hora de saída do veículo. Clique OK para confirmar;
5. Saída liberada.
- Se o veículo não foi liberado na O.S., aparecerá a seguinte mensagem:
- Neste caso terá que solicitar a liberação do veículo através da O.S. para permitir sua saída.
- Se não autorizada sua saída, aparecerá a seguinte mensagem:
- Neste caso terá que solicitar a autorização para permitir sua saída.