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Tabela de conteúdo 1 Introdução 2 Configurações 3 Utilizando Atendimento e Controle de Portaria 3.1 Cadastrando Veículo na Portaria 3.2 Controlando Movimento de Veículos 3.3 Autorizando Saída de Veículo 3.4 Liberando Saída do Veículo

Introdução

Toda entrada e saída de veículo na oficina devem ser gerenciadas através do sistema. Este gerenciamento permite controlar o movimento de veículos, direcionando o setor que o veículo se destina e acompanhando sua saída através de autorização ou liberação na Ordem de Serviço. O procedimento é o seguinte:

1) Cliente chega à oficina para realizar serviço ou consultar valor. A Portaria registra os dados do veículo e automaticamente, este é incluído no movimento da oficina.

2) Para acompanhar o movimento na oficina, se faz o controle de portaria que constam os veículos que passaram pela oficina e que ainda não tiveram a saída autorizada.

3) Autoriza-se a saída do veículo ou libera o veículo através da O.S.

4) Após autorização/liberação, permite a saída do veículo.

Configurações

Tipo de Atendimento e Controle de Portaria

Utilizando Atendimento e Controle de Portaria

Cadastrando Veículo na Portaria

MÓDULO OFICINA

Ao chegar à portaria, cadastre o veículo. O sistema automaticamente incluirá no movimento da oficina e sua saída poderá será controlada.

1. No menu principal clique Serviços e Atendimento na Portaria;

2. Na janela Portaria digite o Nº. da Placa e tecle TAB;

3. Se o veículo for cadastrado, o sistema traz os dados do veículo e do proprietário. Se não for cadastrado, os campos aparecerão em branco. O preenchimento destes campos não é obrigatório. Se necessário, cadastre Chassi e digite o código do Cliente ou selecione através F3 - ;

4. Informe a Quilometragem do veículo;

5. Utilize o campo Prisma para informar o número de ordem de chegada do veículo na oficina;

6. Selecione o Setor de destino do veículo;

7. Marque a opção Auto-Atendimento (válido somente para serviços rápidos, geralmente realizados na recepção. Apenas marcar esta opção quando forem serviços de manutenção básica e rotineira. Geralmente são realizados num prazo de até 2 horas (troca de óleo, pastilhas de freio, filtro de ar e óleo, alinhamento e balanceamento, etc.);

8. No campo Data Ent. informe data de entrada do veículo na portaria;

9. No campo Hora Ent. informe hora de entrada do veículo na portaria;

10. Selecione o Consultor Técnico que irá atender cliente e clique OK;

11. Automaticamente o veículo é incluído no controle de movimento com dados da placa, data/hora da entrada, Km e funcionário;

12. Para veículos FATURADOS, o sistema imprime o código de barras e preenche a LIBERAÇÃO de acordo com quem fez a autorização de liberação de entrega;

13. Código de barras impresso.

Controlando Movimento de Veículos

MÓDULO OFICINA

O controle de entrada e saída de veículos permite acompanhar diariamente o movimento na oficina, identificando os veículos que não tiveram a saída autorizada ou não foi liberado na O.S.

1. No menu principal clique Serviços e Controle da Portaria;

2. Na janela Controle da Portaria utilize os filtros para consultar movimento de veículos:

Placa: para pesquisar um veículo específico. Digite a placa e tecle TAB.

Chassi: para pesquisar um veículo específico. Digite o chassi e tecle TAB.

Pend. Autorização: lista veículos pendentes de autorização ou de liberação na O.S. Utilize também os filtros Período e Setor.

Pend. Saída: mostra veículos autorizados ou liberados na O.S. e aguarda saída. Utilize também os filtros Período e Setor.

Todos: lista veículos que passaram na oficina. É obrigatório preencher o Período. Utilize também o filtro Setor.

Autorizados: mostra veículos autorizados, incluindo os pendentes de saída e os que já saíram da oficina (saída liberada). Utilize também os filtros Período e Setor.

Liberados: lista os veículos que saíram da oficina (saída liberada).

3. Consulte situação do veículo em Informações;

4. Visualizando informações. Clique Voltar;

5. Para imprimir informações, clique Imprimir;

6. Para visualizar, clique Preview;

7. Para imprimir, clique Imprimir.

O modelo é definido através do parâmetro Tipo de Atendimento e Controle de Portaria.

Modelo 1:

Modelo 2:

Autorizando Saída de Veículo

MÓDULO OFICINA

Ao entrar na Oficina, sua saída pode ocorrer de 2 formas:

a) Veículo executa serviço na oficina e após emissão da nota fiscal, o veículo é liberado na O.S. Maiores informações ver documentação Ordem de Serviço.

b) Veículo não executa serviço e sua saída é mediante autorização. Veremos a seguir.

1. No menu principal clique Serviços e Controle da Portaria;

2. Na janela Controle da Portaria utilize os filtros para consultar movimento de veículos:

Placa: para pesquisar um veículo específico. Digite a placa e tecle TAB.

Chassi: para pesquisar um veículo específico. Digite o chassi e tecle TAB.

Pend. Autorização: lista veículos pendentes de autorização ou de liberação na O.S. Utilize também os filtros Período e Setor.

3. Selecione a placa e clique Autorizar;

4. Se o veículo possui O.S. em aberto, aparece uma mensagem. Clique Prosseguir para autorizar saída ou Cancelar (o veículo será liberado somente na O.S.);

5. Digite o Motivo da autorização e clique OK;

6. Saída autorizada.

Liberando Saída do Veículo

MÓDULO OFICINA

Após autorização ou liberação do veículo na O.S., a portaria permitirá saída do veículo. Para liberar a saída, registre-a no sistema.

Caso seja um veículo novo que esteja no pátio, o sistema permite liberar o veículo mesmo estando com a O.S. aberta, basta liberar o veículo na O.S. e liberá-lo no Atendimento na Portaria. A consulta dos veículos que entram na concessionária é feita no Relatório Registro de Veículos - apenas Modelo SP - Portaria. Maiores informações, ver documentação: Registro de Veículos.

1. No menu principal clique Serviços e Atendimento na Portaria;

2. Na janela Portaria digite o Nº. da Placa e tecle TAB;

Nota:

• Os campos Data Ent. e Hora Ent. serve para informar a data e hora de entrada do veículo na portaria. A data e hora de entrada e saída o veículo na portaria podem ser alteradas, caso necessite.

3. Se o veículo foi liberado na O.S., aparece a mensagem abaixo. Clique Sim para confirmar saída;

4. Se for autorizada sua saída, aparece a mensagem abaixo. Informe Data e Hora de saída do veículo. Clique OK para confirmar;

5. Saída liberada.

• Se o veículo não foi liberado na O.S., aparecerá a seguinte mensagem:

Neste caso terá que solicitar a liberação do veículo através da O.S. para permitir sua saída.

• Se não autorizada sua saída, aparecerá a seguinte mensagem:

Neste caso terá que solicitar a autorização para permitir sua saída.