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Tabela de conteúdo 1 Introdução 2 Configurações 3 Gerando A.S. Automaticamente 3.1 Como Gerar A.S. Automaticamente 4 Obrigação Vinculada 4.1 Consultando Obrigação Vinculada 4.2 Cancelando Obrigação Vinculada 5 Valor Agregado Vinculado 5.1 Consultando Valor Agregado Vinculada 5.2 Cancelando Valor Agregado Vinculada 6 Associando A.S. a N.E. 6.1 Como Associar A.S. a N.E. 7 Vinculo da Obrigação da A.S. Compartilhado com a N.E. 7.1 Como Vincular Obrigação da A.S. Compartilhado com a N.E. 8 Relatório Autorização de Serviço 8.1 Como Gerar Relatório Autorização de Serviço 8.2 Entendendo os Campos do Relatório Autorização de Serviço

Introdução

A autorização de serviço (A.S.) é utilizada tanto para veículos usados quanto para novos, de acordo com a política estabelecida em cada concessionária. Todo valor de autorização de serviço está embutido dentro do valor do veículo, podendo também estar incorporado nos serviços realizados no mesmo.

A autorização de serviço também pode se transformar numa O.M.S. (Ordem Mensal de Serviço), está transição acontece de acordo com a data estabelecida através do parâmetro Dias para Lançamento A.S. após Encerramento Mês, ou seja, toda vez em que o lançamento para pagamento da A.S. ultrapassar a data definida no parâmetro, automaticamente a A.S. vira uma O.M.S.

Como funciona o processo de autorização de serviço:

Toda vez em que o cliente realizar compra de um veículo novo/usado ou realizar algum tipo de serviço, o sistema gera uma obrigação para pagamento deste valor que já se encontra embutido dentro da venda do veículo/serviço para o cliente.

A obrigação gerada está vinculada a uma Nota de Entrada e esta por sua vez pode ser paga de forma fragmentada, ou seja, uma AS pode gerar mais de uma obrigação a ser paga. Para que isto aconteça, o tipo de crédito/débito deve estar configurado no parâmetro Crédito/Débito Baixa Total de A.S. Avulsa.

Configurações

Tabela Tipos de Autorização de Serviço (A.S.)

Cadastro de Autorização de Serviço

Dias para Lançamento A.S. após Encerramento Mês

Como Configurar a Geração de A.S. Automática

Crédito/Débito Baixa Total de A.S. Avulsa

Gerando A.S. Automaticamente

Como Gerar A.S. Automaticamente

Toda vez em que for efetuar a entrada do veículo de uma nota e utilizar natureza de operação configurada para gerar A.S., o sistema gera a autorização de serviço de forma automática. Maiores informações sobre emissão de nota de entrada de veículos, acesse: Nota Fiscal de Entrada.

1. No menu principal, clique Vendas e NF Entrada;

2. Na janela Nota Fiscal de Entrada, clique em Incluir;

3. Preencha as informações necessárias da nota e clique Veículos;

4. Na janela Veículos da Nota Fiscal de Entrada e clique Incluir;

5. Preencha as informações do veículo na nota e clique OK;

6. Clique Voltar;

7. Clique no botão Rodapé para cadastrar informações sobre condição de pagamento da nota (obrigação);

8. Na janela Rodapé, preencha informações sobre valores agregados (frete, encargos, seguros, etc.) e clique Obrigações;

9. Na janela Obrigações da Nota Fiscal de Entrada de Veículos e clique em Incluir;

10. Selecione dados da obrigação e clique OK;

Nota:

• Cada um dos desdobramentos corresponde a uma obrigação no Contas a Pagar.

11. As informações sobre obrigação foram registradas. Clique Voltar;

12. Clique Confirma para que a nota seja lançada e o veículo conste em estoque;

13. A autorização do serviço é emitida de acordo com o Filtro Impressora, configurado na tabela Tipo de AS.

Obrigação Vinculada

Consultando Obrigação Vinculada

O procedimento abaixo demonstra como consultar uma Obrigação que está vinculada a uma A.S.

1. No menu principal, clique Obrigação e Obrigação;

2. Na janela Obrigação clique no botão () para pesquisar a obrigação;

3. No campo AS clique em ();

4. No campo Cód da A.S. clique em ();

5. Selecione a autorização de serviço e clique Voltar;

6. Visualize as informações da obrigação vinculada a A.S.

Cancelando Obrigação Vinculada

O sistema não permite cancelar uma Obrigação que esteja vinculada a uma A.S. Para poder cancelar a Obrigação, é necessário cancelar a A.S. primeiro para em seguida poder cancelar a Obrigação. Caso contrário, o sistema impede e emite mensagem: "Esta obrigação não pode ser cancelada pois existe uma AS vinculada".

Conforme procedimento abaixo:

1. No menu principal, clique Obrigação e Obrigação;

2. Na janela Obrigação informe o número do lançamento e clique em TAB;

3. Clique no botão () para cancelar a obrigação;

4. O sistema não permite o cancelamento de uma Obrigação, pois a mesma esta vinculada a uma A.S. Para cancelar é necessário cancelar a A.S. para em seguida poder cancelar a Obrigação. Caso tente cancelar, o sistema impede e emite mensagem:

Valor Agregado Vinculado

Consultando Valor Agregado Vinculada

O procedimento abaixo demonstra como consultar o valor agregado que está vinculado a uma A.S, através da consulta em estoque. Maiores informações, acesse: Venda de Veículos.

1. No menu principal, clique em Vendas e Estoque e Comercialização;

2. Na janela Estoque e Comercialização selecione o Depósito e clique em TAB;

3. Em seguida selecione o veículo e clique em Valores Agregados;

4. Visualize o valor agregado que está vinculado a uma A.S.

Cancelando Valor Agregado Vinculada

Toda vez em que o valor agregado estiver vinculado a uma A.S, o sistema impede a alteração/exclusão do mesmo e emite a seguinte mensagem: "Valor Agregado vinculado à uma A.S. não pode ser alterado/excluído!". Maiores informações, acesse: Venda de Veículos.

1. No menu principal, clique em Vendas e Estoque e Comercialização;

2. Na janela Estoque e Comercialização selecione o Depósito e clique em TAB;

3. Em seguida selecione o veículo e clique em Valores Agregados;

4. Clique em Excluir;

5. O sistema impede a alteração/exclusão do valor agregado, pois o mesmo esta vinculado a uma A.S. e emite mensagem:

Associando A.S. a N.E.

Como Associar A.S. a N.E.

1. No menu principal, clique em Movimento e Nota Fiscal de Entrada;

2. Na janela Nota Fiscal de Entrada, clique em Incluir;

3. Preencha os dados da nota fiscal e clique em Descrição;

4. Clique em Incluir;

5. Preencha as informações da descrição da nota fiscal de entrada e clique em A.S. para associar a autorização de serviço à nota de entrada;

6. Selecione a A.S. a ser associada e clique em OK.

Vinculo da Obrigação da A.S. Compartilhado com a N.E.

Como Vincular Obrigação da A.S. Compartilhado com a N.E.

Siga as instruções abaixo para visualizar a vinculação da obrigação da A.S. que está compartilhado com a N.E. Vale ressaltar que este vinculo só acontece quando o tipo de A.S. está definido para Associar NE - opção Sim, na tabela Tipos de Autorização de Serviço e o tipo de crédito/débito configurado no parâmetro Crédito/Débito Baixa Total de A.S. Avulsa:

1. No menu principal, clique em Movimento e Nota Fiscal de Entrada;

2. Informe o número da nota e clique em TAB;

3. Clique no botão Alterar;

4. Em seguida clique em Rodapé;

5. Clique no botão Obrigac.;

6. Selecione a obrigação e clique em Alterar;

7. Visualize a vinculação da obrigação da A.S. que está compartilhado com a N.E.

Relatório Autorização de Serviço

Como Gerar Relatório Autorização de Serviço

1. No menu principal, clique em Relatórios e Autorização de Serviço;

2. Na janela Relatório de Autorização de Serviço informe o período de Autorização preenchendo Data Inicial e Data Final;

3. Selecione o Tipo do relatório: A.S. (autorização de serviço), A.S. P.V. (tipo de A.S. classificada como pós vendas), O.M.S. (serviços executados fora do mês) ou Todas (autorização de serviço e serviços executados fora do mês);

4. No campo Exibir selecione a opção de filtro: Todas, Pend. de Associação c/ NE ou Canceladas;

5. No campo Agrupar por selecione a opção de filtro: Empresa, Cliente ou Tipo de A.S.;

6. Na janela Relatório de Autorização de Serviço clique no botão Empresa;

7. Selecione a(s) empresa(s). Clique OK;

8. Na janela Relatório de Autorização de Serviço clique no botão Dep.;

9. Selecione o(s) departamento(s) pertencente(s) à(s) empresa(s) que irá(ão) compor o relatório. Clique OK;

10. Na janela Relatório de Autorização de Serviço clique no botão Tp. A.S.;

11. Selecione o(s) tipo(s) de A.S.(s). Clique OK;

12. Na janela Relatório de Autorização de Serviço clique no botão Preview para visualizar o relatório. E Imprimir para imprimi-lo.

Entendendo os Campos do Relatório Autorização de Serviço

Dados do relatório:

Nº A.S.: número da autorização de serviço.

Tipo: tipo da autorização de serviço.

Veículo: código do veículo.

OMS: tipo da ordem mensal de serviço.

Grupo: grupo da autorização de serviço.

Empresa: nome da empresa.

Cliente: nome do cliente da autorização de serviço.

Valor: valor do serviço.

Valor Agregado: descrição do tipo de valor agregado.

Ob. Lanc.: número do lançamento da obrigação.

NE: número da nota fiscal de entrada.

Autorizado: nome do funcionário que autorizou a autorização de serviço.

Data Aut.: data em que a autorização de serviço foi realizada.

Cancelado: nome do funcionário que cancelou a autorização de serviço.

Data Canc.: data em que a autorização de serviço foi cancelada.

Motivo Cancelamento: descrição do motivo de cancelamento da autorização de serviço.