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Tabela de conteúdo |
Introdução
O Padrão de Pós-Venda Volks é um modelo de atendimento da montadora com o objetivo de apoiar a área de pós-vendas (assistência técnica) das concessionárias, melhorando a qualidade do atendimento ao cliente. Dentre as novas funcionalidades totalmente integradas ao DealerNet.ERP destacam-se o agendamento na oficina, o quadro oficina com status do serviço executado na oficina, inclusão da lavagem do veÃculo, testes e lista de separação.
O Quadro Oficina auxilia a concessionária no atendimento pós-venda, da seguinte forma:
- melhorando a qualidade no atendimento;
- facilitando a identificação da situação do veÃculo da oficina que é identificado pelo status;
- facilitando a separação das peças no estoque através da lista de separação;
- identificação dos serviços que exigem teste: segurança e conferência dos itens do veÃculo a serem testados;
- facilidade na consulta.
A lavagem do veÃculo descrita nesta documentação serve como exemplo de como funciona o processo, que é feito da seguinte maneira: na inclusão dos serviços da OS, deve-se incluir um serviço para lavagem de veÃculo, no término do último serviço o responsável imprime a subordem através do botão "Lavagem" que será entregue ao setor de lavagem para marcar o tempo (inicial e final). E com isso a concessionária controla a quantidade de lavagens e o tempo médio de cada lavagem, além do tempo entre o veÃculo ficar disponÃvel para lavagem e o inÃcio da lavagem.
O procedimento pode ser feito através dos módulos AutoCentro, Fast Service e Oficina.
Configurações
Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS
Logo para Impressão do Logotipo da Empresa
Agendamento Oficina
Como Agendar Serviço
MÓDULO OFICINA
No agendamento é marcada a data e hora em que o cliente levará o veÃculo na oficina para realizar o serviço. Maiores informações, ver documentação: Agendamento.
1. No menu principal, clique Serviços e Agendamento;
2. Na janela Agendamento da Oficina selecione o Consultor Técnico que irá atender o cliente na data agendada e clique Incluir;
3. Digite o Nº. da Placa do veÃculo e o Modelo (utilize F3 - para selecionar o modelo do veÃculo);
Nota:
- Se a placa não for cadastrada, o sistema informa através de mensagem, mas permite agendar serviço.
4. Digite o código do Cliente ou selecione através F3 ;
5. Confira o Telefone de contato e se necessário, faça alteração;
Nota:
- Os DDD's só irão aparecer se o cliente já estiver cadastrado.
6. Informe a Data e Hora do agendamento;
7. Selecione o Tipo do Agendamento: Ativo, Receptivo ou Presencial;
8. Informe a Km do veÃculo, a Data Venda em que o veÃculo foi vendido, a Mobilidade do veÃculo e o Email do cliente;
Nota:
- O campo Observações serve para incluir informações adicionais do agendamento.
9. Clique Serviço para informar qual serviço será realizado;
10. Clique Incluir;
11. Selecione o T.M.O correspondente (clique 2 vezes no TMO ou Avançar para visualizar os seus subgrupos). Em seguida clique Marcar e Voltar;
12. Clique no botão Definir Produtivo;
13. Na janela Definir Produtivos no Agendamento selecione a Equipe e o Produtivo. Clique OK;
14. Após selecionar serviço(s), clique Voltar;
15. Na janela Agenda - Inclusão, clique OK;
16. Agendamento realizado. Clique Sair.
Executando Serviços
Abrindo Ordem de Serviço
MÓDULO OFICINA
Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veÃculo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de VeÃculos.
O procedimento abaixo mostra a inclusão automática do serviço de lavagem do veÃculo:
-
Para que a lavagem do veÃculo seja incluÃda automaticamente na ordem de serviço, é obrigatório que o TMO (neste exemplo, a lavagem do veÃculo) esteja associado ao Tipo de OS.
-
Toda vez em que for abrir uma ordem de serviço de um cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados anteriormente no agendamento, podendo ser alterados ou incluÃdos serviços e peças.
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no Ãcone ;
2. Na janela Ordem de Serviço clique Incluir;
3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou VeÃculo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veÃculo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
4. Preencha o percentual de combustÃvel existente no veÃculo através do campo Comb.(%);
5. Informe a quilometragem atual do veÃculo no campo Km Atual;
6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;
7. Se o e-mail do proprietário do veÃculo estiver incorreto, clique do campo E-mail;
8. Informe se o veÃculo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;
9. Se os problemas informados pelo cliente exigem teste, marque opção Exige Teste. O veÃculo só será liberado após o mecânico realizar o teste;
Nota:
-
A opção Exige Teste é marcada por default. Quando a opção está marcada ao encerrar os tipos de OS, o sistema avisa aos testadores através do Quadro Oficina que o veÃculo precisa ser testado.
10. Informe se o veÃculo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;
12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;
13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veÃculo no oficina);
14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;
15. Em seguida clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veÃculo;
Nota:
-
Ao abrir uma O.S. de um cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados anteriormente no agendamento, podendo ser alterados ou incluÃdos serviços e peças.
16. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;
Nota:
-
Cada OS pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, departamento, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O. correspondente ao serviço em questão.
17. Na janela Inclusão de T.M.O. da O.S., selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;
18. Digite o T.M.O. Clique TAB para trazer as informações do TMO;
19. Preencha os campos Observação com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto(%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;
20. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;
21. Clique OK;
22. Serviço cadastrado. Clique Voltar;
Notas:
-
Quando o TMO é de lavagem, não é possÃvel imprimir a Subordem através do serviço, podendo ser impressa diretamente a partir da tela principal através do botão Lavagem .
- Toda vez que o Tipo de OS é incluÃdo na ordem de serviço, automaticamente o TMO cadastrado é incluÃdo também.
23. Clique Tipo de O.S.;
24. Na janela Tipo de O.S. selecione o tipo da O.S. e clique Marcar;
25. Tipo de OS adicionada. A opção de marcação será habilitada para desmarcação . Clique Voltar;
26. Clique Confirma.
Executando Serviço
MÓDULO OFICINA
Após chegada da peça, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço. Esta marcação é realizada através da opção Marcação de Tempo.
Após executar serviço, o veÃculo deve ser testado, caso a opção "Exige Teste" esteja marcada.
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no Ãcone ;
2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Teste;
3. Na janela Teste de VeÃculo, clique Incluir;
4. Selecione o Testador. Informe a Placa de Experiência, Data e Hora. Em seguida clique OK;
5. Para imprimir boleto de teste. Clique Sim;
6. Clique Preview para visualizar o boleto;
7. Clique Imprimir para imprimir o boleto;
8. O testador irá testar o veÃculo. Após teste, informa as considerações sobre o teste no sistema. Clique Confirmar;
9. Digite as informações sobre o teste no campo Observação. Se houver algum serviço que necessita de ajuste, clique TMO para marcá-lo;
10. Selecione o TMO que apresentou problema e clique OK;
Nota:
- O produtivo terá que reavaliar o problema apresentado e após correção, solicitar que o testador realize o teste novamente.
11. Se não houver problema no teste, marque a opção Serviço OK e clique OK;
12. O veÃculo foi testado. Clique Voltar.
Imprimindo Subordem de Serviço Lavagem
MÓDULO OFICINA
A Oficina pode controlar através do sistema, a lavagem de veÃculo. Isto permite identificar qual veÃculo passou por este procedimento. Podendo também imprimir a Subordem de lavagem do veÃculo e esta deverá ser entregue ao setor de lavagem. O lavador deve marcar o tempo (inÃcio e fim) da lavagem, conforme procedimento abaixo:
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no Ãcone ;
2. Informe o Nº O.S. e clique no botão Lavar;
3. Selecione a opção Sub Ordem de Serviços. Clique Preview para visualizar a subordem. E Imprimir para imprimir;
4. Subordem impressa.
Imprimindo Pré-Requisição de Material
MÓDULO OFICINA
Na abertura de OS com kit, na impressão da Ordem de Serviço o sistema permite a impressão da pré-requisição de materiais da OS. Esta funcionalidade tem por objetivo facilitar a separação das peças e montagem das peças e montagem do kit, a impressão da pré-requisição de materiais é visualizada no Quadro Oficina com as seguintes informações: placa, OS, número do veÃculo, modelo do veÃculo e consultor técnico. Para isto, é necessário que o parâmetro Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS esteja com Valor Sim.
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no Ãcone ;
2. Informe o Nº O.S. e clique Pré-Orçamento;
3. Selecione o T.M.O/Desenho a ser impresso o pré-orçamento e clique Emitir Pré-Requisição de Material;
4. Clique Preview para visualizar a pré-requisição de material. E Imprimir para imprimir;
5. Pré-Requisição de Material impressa.
Quadro Oficina
Status
A situação de cada status mostrado na janela Quadro Oficina é identificada com uma cor especÃfica, conforme exemplos abaixo:
1. Aguardando autorização (Orçamento)
- Aguardando autorização de Orçamento
2. Aguardando autorização complementar (Orçamento)
- Se o veÃculo tiver orçamento complementar ainda não autorizado
3. Aguardando Encerramento de OS
- Com todos os serviços encerrados, veÃculo testado e lavado
4. Aguardando lavagem (OS)
- Se todos os serviços encerrados e não exige teste, ou
- Se todos os serviços encerrados e teste concluÃdo com sucesso
5. Aguardando Teste (OS)
- Se tiver todos os serviços encerrados (exceto lavagem) e OS estiver marcada como exige testes
6. Em serviço (OS, Marcação de Tempo)
- Com inÃcio de atividades do mecânico
7. Espera no Pátio (inÃcio do trabalho) (OS)
- Com autorização e aguardando inÃcio de atividades do mecânico
8. Parado por Falta de Peça (Motivos de Paradas, Marcação, OS)
- Se o motivo de parada for falta de peças
9. VeÃculo em Lavagem
- Se serviço de lavagem iniciado
10. VeÃculo em Teste (OS)
- Se OS marcada como exige testes e teste iniciado
11. VeÃculo pronto para Entrega
- Se todos os tipos de OS encerrados
Quadro Oficina
O Quadro Oficina possibilita a visualizar as situações (Aguardando Autorização, Espera no Pátio, Em Serviço, Aguardando Autorização Complementar, Parado por Falta de Peças, dentre outros) dos serviços de cada veÃculo dentro da Oficina. Cada cor representa o tipo de status da situação de cada serviço a ser realizado no veÃculo.
1. Após acessar o sistema a janela Quadro Oficina é aberta para visualização de todos os status do veÃculo;
Notas:
- Utilize a opção Seleção de Status para filtrar os veÃculos dentro da Oficina de acordo com a situação.
- O sistema destaca as ordens de serviços: dentro do prazo (preto) e fora do prazo (vermelho), de acordo com a data e hora prometida.
-
O logotipo da empresa será visualizado de acordo com a configuração dos parâmetros: Logotipo a imagem aparece à esquerda do vÃdeo e Logo para Impressão do Logotipo da Empresa a imagem aparece à direita.
2. Clique Cons.Téc. para filtrar os veÃculos de acordo com o consultor técnico;
3. O Quadro Oficina foi filtrado de acordo com os consultores técnicos selecionados.
Check-list de Entrega
Check-list do Teste do VeÃculo
MÓDULO OFICINA
Quando o boleto de testes for impresso pelo testador o Check-list de Entrega do veÃculo ao Cliente irá servir de acompanhamento do que está sendo feito no veÃculo. Como mostra procedimento abaixo:
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no Ãcone ;
2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Teste;
3. Na janela Teste de VeÃculo, clique Incluir;
4. Selecione o Testador. Informe a Placa de Experiência, Data e Hora. Em seguida clique OK;
5. Para imprimir boleto de teste. Clique Sim;
6. Clique Preview para visualizar o boleto;
7. Clique Imprimir para imprimir o boleto.
Check-list Vinculado a OS
MÓDULO OFICINA
Quando a opção Exige Teste não estiver marcada na OS é possÃvel utilizar a impressão da OS ou o relatório de informações de OS como check-list de entrega. Maiores informações, ver documentação Ordem de Serviço.
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no Ãcone ;
2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Imprimir;
3. Clique Preview para visualizar a ordem de serviço. E Imprimir para imprimir;
4. Ordem de Serviço impressa.