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Tabela de conteúdo 1 Introdução 2 Configurações 3 Agendamento Oficina por Produtivo 3.1 Como Realizar Agendamento por Produtivo 4 Agendando O.S.'s em Aberto 4.1 Agendando O.S.'s em Aberto 5 Executando Serviços 5.1 Como Abrir Ordem de Serviço 6 Verificando Agendamento no Quadrosof

Introdução

O Quadro da Oficina é um recurso padrão da FORD Automóveis e Caminhões.

Foi criado para o acompanhamento da disponibilidade dos produtivos para agendamentos de novos serviços.

Através deste, é possível realizar o gerenciamento visual dos serviços programados e realizados ao longo do dia.

O objetivo é Auxiliar na recepção do cliente e melhorar o controle sobre a programação dos serviços,

da oficina mecânica, através do planejamento efetivo

dos reparos a serem realizados e acompanhamento em tempo real.

Este serviço auxilia a concessionária no atendimento pós-venda, da seguinte forma:

• melhorando a qualidade no atendimento;
• facilitando a identificação da situação do veículo da oficina que é identificado pelo status;
• identificação dos serviços que exigem teste: segurança e conferência dos itens do veículo a serem testados;
• facilidade na consulta.

Configurações

Tela de Apresentação do Quadrosof

Configurando Resolução para Visualização do Quadro

Agendamento Oficina por Produtivo

Como Realizar Agendamento por Produtivo

1. No menu principal clique Serviços e Agendamento por Produtivo;

2. Na janela Agendamento por Produtivo clique Incluir;

3. Digite o Nº. da Placa do veículo e o Modelo (utilize F3 - para selecionar o modelo do veículo);

Nota:

• Se a placa não for cadastrada, o sistema informa através de mensagem, mas permite agendar serviço.

4. Digite o código do Cliente ou selecione através F3 ;

5. Confira o Telefone de contato e se necessário, faça alteração;

Nota:

• Os DDD's só irão aparecer se o cliente já estiver cadastrado.

6. Informe a Data e Hora do agendamento;

7. Selecione o Tipo do Agendamento: Ativo, Receptivo ou Presencial;

8. Informe a Km do veículo, a Data Venda em que o veículo foi vendido, a Mobilidade do veículo e o Email do cliente;

Nota:

• O campo Observações serve para incluir informações adicionais do agendamento.

9. Clique Serviço para informar qual serviço será realizado;

Nota:

• Se o parâmetro Permite Discagem para Clientes - Autobot estiver configurado com Valor Sim, o sistema habilita a discagem para cliente.

10. Na janela Agenda - Inclusão de Serviços clique em Incluir;

11. Selecione o T.M.O correspondente (clique 2 vezes no TMO ou Avançar para visualizar os seus subgrupos). Em seguida clique Marcar e Voltar;

12. Clique no botão Definir Produtivo;

13. Na janela Escala Oficina selecione os filtros e clique em Buscar;

Informe o Período de a ser visualizado na escala da oficina.

Informe a Equipe.

Informe a faixa de Horário.

14. Clique no campo (Livre) para definir o horário e tempo previsto do produtivo;

Notas:

• Se a carga horária do produtivo estiver disponível para o sábado, domingo e feriado, o horário ficará com status de (Livre), caso contrário o status aparecerá Indisponível. Além disso, os T.M.O.'s realizados ou agendados serão mostrados no (_). A carga horária é definida através da opção Cadastros\Equipes de Funcionários no módulo de Segurança.

• Toda vez em que o produtivo estiver com algum bloqueio, o status (Bloqueado) aparece sinalizando. E caso o produtivo bloqueado possua agendamento para o período selecionado, faz-se necessário transferir os agendamentos em aberto para outro produtivo. Clique aqui para visualizar o procedimento de transferência dos agendamentos em aberto para outro produtivo.

• Ao passar o mouse em cima do campo (Livre), o sistema mostra código do mecânico, nome do mecânico e hora em que o serviço foi agendado.

15. Selecione o Produtivo (Mecânico);

16. Em seguida informe o Horário e Tempo Previsto. Clique OK;

17. Na janela Agenda - Inclusão, clique OK;

18. Agendamento concluído.

Agendando O.S.'s em Aberto

Agendando O.S.'s em Aberto

MÓDULO OFICINA

Para os veículos que não foram agendados e possuem Ordem de Serviço em aberto, é possível agendar os serviços destas O.S's.

1. No menu principal, clique Serviços e Agendamento por Produtivo;

2. Na janela Agendamento por Produtivo, clique no botão O.S em aberto para agendamento;

3. Selecione a O.S. e clique no botão Incluir;

4. Realize o procedimento normalmente de inclusão de Agendamento por Produtivo.

Notas:

• O Tipo de Agendamento é definido por default como Presencial.

• As opções de Reserva e Kit vem desabilitadas, pois o intuito da tela é apenas realizar os agendamentos dos serviços já cadastrados na O.S., os procedimentos restantes seguem o fluxo de Agendamento por Produtivo.

Executando Serviços

Como Abrir Ordem de Serviço

Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Na janela Ordem de Serviço clique Incluir;

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e tecle TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existente no veículo através do campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;

7. Se o e-mail do proprietário do veículo estiver incorreto, clique do campo E-mail;

8. Informe se o veículo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;

9. Se os problemas informados pelo cliente exigem teste, marque opção Exige Teste. O veículo só será liberado após o mecânico realizar o teste;

10. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo no oficina);

14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

15. Em seguida clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Nota:

• Ao abrir uma O.S. de um cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados anteriormente no agendamento, podendo ser alterados ou incluídos serviços e peças.

16. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

Nota:

• Cada OS pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, departamento, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O. correspondente ao serviço em questão.

17. Na janela Inclusão de T.M.O. da O.S., selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

18. Digite o T.M.O. Tecle TAB para trazer as informações do TMO;

19. Preencha os campos: Observação com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto (%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;

20. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;

21. Clique OK;

22. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

Nota:

• Toda vez que o Tipo de OS é incluído na ordem de serviço, automaticamente o TMO cadastrado é incluído também.

• Para alterar algum item informado durante o agendamento, basta selecionar o serviço cadastrado durante o agendamento e logo após, clicar no botão Alterar. Clique OK;

23. Clique Tipo de O.S.;

24. Ao cadastrar o Tipo de O.S. durante o agendamento, automaticamente, ao incluir o serviço este será atualizado;

26. Clique Confirma.

Verificando Agendamento no Quadrosof

MÓDULO QUADROSOF

1. Na janela Quadro Oficina acompanhe toda programação realizada na ordem de serviço sem agendamento e com programação do produtivo (apenas para o Modelo 4) e todos os agendamentos realizados, assim como os status que muda de acordo com as alterações representado pelos status:

• A Programar: São veículos que estão aguardando para entrar na programação do dia, ou seja, veículos que tem Ordem de Serviço aberta no dia, porém não possui agendamento. Exemplo: veículo recebido no dia, programado para o dia seguinte.

• Pendências/Autoriz.: São veículos que estão aguardando peças, aguardando retorno de um serviço de terceiro, autorização da Ford ou do cliente, ou seja, veículos que tenham serviços parados ou veículos em serviços de terceiros que estejam com O.S's em aberto. Exemplos: OS com reparos da oficina, com instalação de banco de couro de terceiro; OS de veículo com peça em BO; OS aguardando retorno da oficina de F&P e OS de veículo que esteja dependendo de autorização do cliente, sua seguradora ou da montadora.

• Teste: São veículos que foram reparados e estão aguardando piloto/chefe de oficina, para serem testados, ou seja, veículos que tem Ordem de Serviço em aberto e estão em teste (Na tela de Ordem de Serviço botão Teste). Exemplo: teste repetido (Casos de veículos para testar na recepção (diagnóstico) não devem ser considerados neste campo).

• Lavando: São veículos que foram testados e foram encaminhados para o setor de lavagem, ou seja, veículos que foram testados "OK" e estão em lavagem (Na tela de Ordem de Serviço botão Lavagem).

• Pronto: São veículos que já foram reparados, testados e estão prontos para fechamento de OS, ou seja, veículos que já foram testados e já foram liberados. Exemplo: veículo que não recebeu "OK" do teste ou sem todos os reparos realizados não pode ser "inserido" neste status.

Especificações da janela:

Campo Superior:

Trata-se da caracterização do Distribuidor e deve ser parametrizável. Os principais elementos são:

Logotipo Serviço Total Ford (lado esquerdo).

Nome do Distribuidor (centro).

Hora e Data (lado direito).

Campo Programação:

O campo de programação poderá exibir até 06 produtivos por vez, caso existam mais de 06 produtivos alocados, o sistema deverá atualizar (paginar) o quadro conforme configuração no arquivo com extensão .ini disponível na pasta \conces\quadrosof. Esta configuração deve ser informada em segundos no campo TEMPO_PAG, que por padrão é configurado com 15s. No mesmo arquivo contém um segundo campo chamado TEMPO_CARGA, este campo define de quanto em quanto tempo o sistema irá atualizar as informações juntamente com o banco de dados.

Consultores:

Mostra os nomes de guerra dos consultores técnicos que estão associados aos agendamentos.

Campos Auxiliares:

As barras que indicam o agendamento nos horários exibem a placa que esta agendada e caso tenha O.S aberta também deverá exibir o número da O.S. As barras de Status/Execução mudarão de cor conforme legenda.

2. É possível alterar as cores dos produtivos e seus respectivos agendamentos, através do Cadastro de Equipe de Usuários;

3. Utilize o botão () para personalizar as cores da tela e dos status. Clique OK.