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Tabela de conteúdo

1 Introdução
2 Configurações
3 Importações
4 Abrindo O.S. de Garantia
5 Realizando Solicitação de Garantia
- 5.1 Como Realizar Solicitação de Garantia

Introdução

A principal função da Garantia é enviar informações eletrônicas para a Kia, dos clientes que realizaram serviços em garantia. Estas informações servem para a montadora pagar a concessionária pelos serviços executados e pelas peças trocadas em garantia.

Além disso, este realiza a manutenção e a transmissão das SG's para a fábrica através do arquivo de extensão .txt.

O processo de garantia é diário, em função dos prazos para o envio das informações e pagamento. Para realizar o processo de garantia corretamente, a Concessionária deve:

1. Configurar o T.M.O de Garantia. Ver documentação Cadastro de T.M.O.;

2. Utilizar Tipo de Ordem de Serviço em Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.;

Configurações

Importações

Importando Arquivo GAR05 - Tipo de Garantia

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR05 - TIPO DE GARANTIA;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR05 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Importando Arquivo GAR06 - Tipo de Autorização

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR06 - TIPO DE AUTORIZAÇÃO;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR06 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Importando Arquivo GAR07 - Códigos de Serviço de Terceiros

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR07 - CÓDIGOS DE SERVIÇO DE TERCEIROS;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR07 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Importando Arquivo GAR08 - Reclamação

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR08 - RECLAMAÇÃO;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR08 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Importando Arquivo GAR09 - Defeito

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR09 - DEFEITO;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR09 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Importando Arquivo GAR10 - Defeito de Pintura

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR10 - DEFEITO DE PINTURA;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR10 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Importando Arquivo GAR11 - Modelo Básico

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar Arquivo;

2. Na janela Importação de Arquivo, selecione o Tipo de Importação: GAR11 - MODELO BÁSICO;

3. Informe o diretório do arquivo ou clique no botão Arquivo para selecioná-lo;

4. Selecione o arquivo e clique Abrir;

5. Clique no botão Importar;

6. Importando arquivo;

7. Arquivo importado, clique OK;

8. Na aba Oficina selecione o registro GAR11 e clique no botão Processar para gravar o registro no banco de dados;

9. Processamento concluído. Clique OK;

10. Arquivo processado.

Abrindo O.S. de Garantia

Como Abrir O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Clique Incluir;

Nota:

Para abrir O.S., o veículo e o cliente devem estar cadastrados no sistema. Ver documentação Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e tecle TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

7. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

8. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

9. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);

10. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

Nota:

Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.

11. Clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Entendendo os campos:

Limite - informa o limite de crédito do cliente.

Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.

Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.

Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.

Abertura - data e hora da abertura da O.S.

12. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

13. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

Nota:

O tipo de O.S. tem que pertencer ao grupo Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.

14. Digite o T.M.O de Diagnóstico ou selecione através de . Clique TAB para trazer as informações do TMO;

15. Digite a Reclamação do Cliente no campo Observação. Esta informação é identificada na SG como Rec.Cliente;

17. Selecione o Tipo de Garantia, Localização e a Anomalia;

18. Clique no botão Inf. Garantia;

19. Preencha os campos referentes às anomalias da garantia:

Peça principal ou causa:

Reclamação:

Código: código da reclamação
Observação: observação da reclamação

Defeito:

Código: código do defeito
Observação: observação do defeito

Autorização:

Código: código da autorização
Tipo 1: primeiro tipo de autorização
Tipo 2: segundo tipo de autorização

Serviço de Terceiros:

Código: código do serviço de terceiro
Nota: número da nota
Valor: valor da nota fiscal

20. Clique Confirma;

21. Arquivo salvo;

22. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

23. Na janela Inclusão de Ordem de Serviço, clique no botão Confirma;

24. Clique Sim para imprimir a ordem de serviço;

25. Clique em Preview para visualizar a ordem de serviço ou em Imprimir para imprimi-la;

26. Ordem de Seviço;

Como Encerrar O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

Após conclusão do serviço (execução e teste), o serviço deve ser encerrado. Antes de finalizar o serviço, faz-se necessário antes realizar a Marcação de Tempo.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Encerrar;

4. Informe o Motivo do encerramento;

5. O serviço foi encerrado. Clique Voltar.

A opção Encerrar é alterada para Reabrir .

Emitindo Nota Fiscal

MÓDULO OFICINA

A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique N.F.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Incluir;

As notas de serviços e peças são emitidas separadamente.

4. Selecione o tipo de documento Cupom, a Forma de Pagamento e se for cartão, o nome do Cartão de Crédito. Se a O.S. for de Garantia, o tipo de documento é Nota Fiscal;

Notas:

Ao configurar o parâmetro Obriga Emissão de Nota Fiscal ao Invés de Cupom para Serviço a Pessoa Jurídica com os Valores S ou I, o sistema não habilita o Tipo de Documento para seleção das opções NF Série Única e Cupom Fiscal.

As opções de Seguradora somente estarão habilitadas para preenchimento se a ordem de serviço for para Seguradora. E se o parâmetro Obriga Preenchimento do Número do SINISTRO para Seguradora estiver configurado com Valor Sim, o sistema obriga informar o número do Sinistro, caso este não seja informado, a mensagem "Para esse tipo de OS é obrigatório informar o número do sinistro" aparece impedindo a emissão da nota.

O botão Desc.Franq. serve para alterar o desconto de franquia, mas para isso a nota fiscal/cupom fiscal tem que ser de seguradora (V3).

Para os pagamentos que geram títulos, o agente cobrador pode ser selecionado na janela ou configurado na Tabela Tipos de Títulos. Se o título estiver com agente cobrador configurado, ao emitir a NF, o sistema verifica se o agente cobrador selecionado confere com o do título; se for diferente, o sistema considera o agente cobrador cadastrado no título.

5. Para conceder descontos, clique em Desc. Peças ou Desc. Serv.;

As opções só ficam habilitadas para suas respectivas notas.

6. Na janela de Descontos, clique Alterar;

7. Informe o percentual de desconto e clique OK;

Solicite autorização de desconto, quando este for concedido acima do estabelecido. Ver tópico Autorizando Desconto.

Nota:

Caso o parâmetro Criticar Margem no Desconto de Peças no Oficina esteja com Valor Sim, o sistema verifique a margem no ato do desconto de peças na emissão da NF. Se a margem de lucro for menor do que a margem mínima do vendedor, o sistema impede que o desconto seja dado, antes de imprimir a NF e após o encerramento da OS.

8. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;

9. Clique OK;

Notas:

Toda vez em que for emitir nota de saída, o sistema verifica se o cliente possui adiantamento. Se sim, será aberta a nova tela "Títulos da Liquidação" com o saldo e empresa do adiantamento, permitindo também alterar a forma de pagamento da nota, para que seja usado o adiantamento.

Toda vez em que for emitir nota para um tipo de OS Cliente e a margem for menor que a margem mínima do gerente ou do vendedor, o sistema emite a mensagem "Margem menor do que margem Mínima do Gerente ou Vendedor" sinalizando.

10. Para realizar a impressão da nota fiscal em serviços em formulário por RPS (Recibo Provisório de Serviços), de acordo com a Portaria Nº 0862/2007 de Manaus-AM. Vale ressaltar que para a emissão do RPS, a nota fiscal deve possuir série "S" (Serviços) e é necessário configurar os seguintes parâmetros: Emite NF de Peças/Serviços com Numeração Separada, Substituir Emissão de NF por RPS para Serviços, Modelo do Recibo Provisório de Serviços e Filtro da Impressora do RPS.

O RPS pode ser impresso através dos módulos: AutoCentro, Estoque de Peças, FastService e Oficina.

11. Selecione o tipo da forma de pagamento. Clique OK;

12. O cupom é gerado. O cliente efetua pagamento no caixa e após isto, o cupom é impresso. Ir para tópico Liberando Veículo para Entrega.

Nota:

O veículo também pode ser liberado no momento da impressão da Nota, ver tópico Liberação de Veículo na Emissão da NF.

Como Liberar Veículo

MÓDULO OFICINA

Após emissão da nota e pagamento do cliente, o veículo é liberado para entrega. O veículo também pode ser liberado no momento da impressão da Nota, ver tópico Liberação de Veículo na Emissão da NF.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Libera;

Notas:

Caso a opção Liberação de Veículo com Faturamento esteja marcada na Tabela Tipos de O.S. só será possível realizar a entrega do veículo após a emissão da nota fiscal. Caso tente liberar o veículo de forma avulsa, o sistema emite mensagem: “Existem Tipos de OS não faturados, que foram configurados para somente liberar o veículo após emissão de nota.” Vale ressaltar que os tipos de OS (V2, V3 e V6) são exceções, ou seja, a liberação avulsa do veículo pode ser feita normalmente.

Uma vez liberado, a opção Libera altera para Retorno do Veículo.

Caso o parâmetro Permitir Reimpressão da Autorização para Liberação de Veículo esteja configurado com Valor Sim, o sistema autoriza a reimpressão da autorização para liberação de veículo.

3. Informe o motivo e clique OK;

Nota:

O.S.’s - mostra as O.S. não liberadas do veículo.

4. Clique Sim para imprimir documento de liberação;

5. Clique Preview para visualizar liberação.

6. Para imprimir, clique Imprimir;

7. O veículo foi liberado e pode ser entregue ao cliente.

Realizando Solicitação de Garantia

Como Realizar Solicitação de Garantia

1. No menu principal, clique Serviços e Solicitação de Garantia;

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2. A janela Manutenção de S.G. mostram as solicitações de garantia.

"Status" da solicitação de garantia

Pendentes: mostram todas as OS's pendentes. Caso a OS esteja com alguma informação pendente, as mesmas ficam expostas nesta opção até que sejam completados os dados que ainda estão faltando. Após isto, será possível exportar a OS, através da opção Exportação de O.S.'s.

As OS's podem estar pendentes de:

Transferência: se a SG vier no arquivo de Retorno, a mesma aparece com esse status.

Confirmação: após exportar a solicitação de garantia, através da opção Exportação de O.S.'s, a mesma fica com esse status até que o arquivo de Aceite seja importado.

Pagamento: as OS's ficam com esse status após receber e realizar a importação do arquivo de Aceite da fábrica.

Pagas: mostram todas as OS's pagas.

Canceladas: mostram todas as OS's que foram canceladas.

Revisões: mostram todas as OS's do tipo Revisão e grupo Garantia. O tipo é definido através da Tabela Tipos de O.S.

As OS's podem estar com:

Revisões a Transferir: mostram as OS's do tipo de Revisão a serem transferidas.

Revisões Transferidas: mostram as OS's do tipo de Revisão transferidas.

Todas: mostram todas as OS's pendentes, pagas, canceladas e de revisões.

Entendendo os botões:

Incluir: serve para gerar dados da solicitação de garantia. A SG pode ser: Normal ou Reapresentação.

Alterar: serve para alterar as informações da solicitação de garantia. Além de possibilitar a manutenção nos produtos e serviços da OS.

Consultar: serve para consultar as informações da solicitação de garantia. Além de possibilitar a visualização das informações dos produtos e serviços da OS.

Cancelar: serve para cancelar a solicitação de garantia. Para cancelar faz-se necessário especificar o Motivo do cancelamento.

Confirmação: serve para confirmar a solicitação de garantia. Os seguintes dados são confirmados: Nº S.G., número da O.S., Tipo O.S., Data da confirmação, Hora da confirmação e nome do Funcionário, mas apenas o campo Nº S.G. é para digitar.

Crédito: serve para informar o valor do crédito da solicitação de garantia. Basta informar o número da Nota, Valor e Data.

Trocar itens: serve para trocar os itens dos serviços. Para cada Ordem de Serviço aberta e encerrada é gerado um item de solicitação de garantia.

Entrega de Produtos: serve para realizar confirmar o recebimento das peças da solicitação de garantia.

Etiqueta de Peças: serve para imprimir as etiquetas das solicitações de garantia.

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