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Tabela de conteúdo |
Introdução
A principal função da Garantia é enviar informações eletrônicas para a Ford, dos clientes que realizaram serviços em garantia. Estas informações servem para a montadora pagar a concessionária pelos serviços executados e pelas peças trocadas em garantia.
O processo de garantia é diário, em função dos prazos para o envio das informações e pagamento. Geralmente a Ford efetua pagamento de acordo com o Calendário de Crédito já estabelecido.
Para realizar o processo de garantia corretamente, a Concessionária deve:
1. Configurar o T.M.O de Garantia. Ver documentação Cadastro de T.M.O.
2. Utilizar Tipo de Ordem de Serviço em Garantia. Ver documentação Tabela Tipo de O.S.
3. Cadastrar o código CCC na O.S. O CCC será obrigatório para os Tipos de Garantia: Normal, Extensão de Garantia, Veículo em estoque, Frota, Frota demonstração e Ford Mobility. É necessário configurá-lo para exigir o CCC. Ver documentação Tabela Tipo de Garantia.
4. Quando ocorrer alteração nos CCC's (códigos de reclamação do cliente), a Ford enviará arquivo para atualização. Ver documentação Importação CCC.
Passo a Passo da Garantia
Configurações
Cadastro Obrigatório CCC no Fastservice
Data para Baixa de Crédito de Garantia
Ordem de Serviço
FastService
O.S. no Fastservice
FASTSERVICE
Abertura de O.S. no Fastservice
Para gerar uma SG (solicitação de garantia) é necessário que o veículo realize um serviço na oficina. A partir da abertura de ordem de serviço é que o sistema identifica quais serviços executados e peças utilizadas são em garantia.
Após a abertura da O.S., o veículo será avaliado pelo apontador/produtivo e este irá definir qual serviço será realizado, de acordo com a reclamação do cliente.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;
2. Na janela Preço digite o Nº. da Placa do veículo e clique TAB;
Nota: para abrir O.S., o veículo e o cliente devem estar cadastrados no sistema. Ver documentação Fastservice.
3. Selecione o Tipo de O.S. e forma de Pagamento;
Nota: o tipo de O.S. tem que pertencer ao grupo Garantia. Ver documentação Tabela Tipo de O.S.
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo Serviço;
5. Digite o T.M.O de Diagnóstico ou selecione através de . Clique TAB para trazer as informações;
6. Selecione o CCC - Código da Reclamação do Cliente através (F3). Este código serve para identificar o tipo de defeito da peça, de acordo com as definições da Ford;
Nota: a Ford envia tabela com códigos válidos que são importados para o sistema. Ver documentação Importação CCC.
O cadastro do CCC na abertura da O.S. é configurável. Ver tópico Cadastro Obrigatório CCC no Fastservice.
7. Digite a Descrição nos campos inicial ou contendo e/ou selecione o grupo e subgrupo. Clique OK;
8. Selecione o CCC correspondente ao defeito e clique Voltar;
9. Na janela de Atendimento, clique Abrir/Avançar;
10. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
11. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
12. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
13. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
14. Ir para aba Informações do Serviço. Digite a Reclamação do Cliente no campo Observação. Esta informação é identificada na SG como Rec.Cliente;
Nota: nesta aba aparecem o código, grupo e sub-grupo do CCC.
15. Clique Gravar O.S.;
16. Na janela Inclusão de O.S. selecione a equipe responsável em realizar o serviço e o Produtivo. Clique OK;
17. Na janela Inclusão de O.S., clique Imprimir O.S.;
18. Selecione o modelo de impressão no campo Padrão: Normal ou Montadora;
19. Selecione o Tipo de O.S;
20. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;
21. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;
22. Clique Preview;
23. Para imprimir a ordem, clique Imprimir;
24. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Diagnóstico no FastService.
Diagnóstico no Fastservice
FASTSERVICE
Realizando Diagnóstico no Fastservice
Nesta etapa o apontador/produtivo analisa o veículo, informa quais inconvenientes encontrados e define quais serviços serão executados, de acordo com a reclamação do cliente.
Após inclusão do serviço, siga o procedimento da documentação Fastservice para executar o serviço.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;
2. Na janela Preço digite o Nº. da Placa do veículo e clique TAB;
3. Abrirá a janela da O.S. Clique Consultar Preço ;
4. Selecione o Tipo de O.S. de Garantia;
5. Na aba Orçamento, selecione o Serviço e Peça que será utilizada;
Nota: na mesma O.S. pode-se incluir um ou mais serviços e peças.
6. Clique Alterar/Avançar;
7. Clique Sim para adicionar serviço/peça na O.S.;
8. Abrirá janela Inclusão de O.S. Selecione a equipe responsável em realizar o serviço e o Produtivo e clique OK;
9. O serviço foi incluído. Em seguida, siga procedimento da documentação Fastservice para executar serviço;
10. Ao finalizar execução do serviço, ir para tópico Incluindo Informações da Garantia.
Oficina
O.S. no Oficina
MÓDULO OFICINA
Abertura de O.S. no Módulo Oficina
1. No menu principal clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;
2. Clique Incluir;
Nota: para abrir O.S., o veículo e o cliente devem estar cadastrados no sistema. Ver documentação Cadastro de Cliente e Cadastro de Veículos.
3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);
5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;
6. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
7. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;
8. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;
9. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
10. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;
Nota: Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.
11. Clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;
Nota: Limite - informa o limite de crédito do cliente. Disponível - valor disponível para compra do limite de credito. Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente. Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina. Abertura - data e hora da abertura da O.S.
12. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;
13. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;
Nota: o tipo de O.S. tem que pertencer ao grupo Garantia. Ver documentação Tabela Tipo de O.S.
14. Digite o T.M.O de Diagnóstico ou selecione através de . Clique TAB para trazer as informações do TMO;
15. Digite a Reclamação do Cliente no campo Observação. Esta informação é identificada na SG como Rec.Cliente;
16. Selecione o CCC - Código da Reclamação do Cliente através (F3). Este código serve para identificar o tipo de defeito da peça, de acordo com as definições da Ford;
Nota: a Ford envia tabela com códigos válidos que são importados para o sistema. Ver documentação Importação CCC.
17. Digite o Código ou Descrição nos campos inicial ou contendo e/ou selecione o grupo e subgrupo. Clique OK;
18. Selecione o CCC correspondente ao defeito e clique Voltar;
19. Aparecem o código, grupo e sub-grupo do CCC. Clique OK;
Nota: Não Exec Serv - significa que o serviço será executado; se o serviço não for realizado, ficará visível o Exec Serv. Para alterar a informação basta clicar no botão. Não Cobrar - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar. Para alterar a informação basta clicar no botão.
20. Serviço cadastrado. Clique Voltar;
21. Na janela Inclusão da Ordem de Serviço, clique Confirma;
22. Clique Sim para imprimir Ordem de Serviço;
23. Selecione o modelo de impressão no campo Padrão: Normal ou Montadora;
24. Selecione o Tipo de O.S;
25. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;
26. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;
27. Clique Preview;
28. Para imprimir a ordem, clique Imprimir;
29. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Diagnóstico no Oficina.
Diagnóstico no Oficina
MÓDULO OFICINA
Realizando Diagnóstico no Módulo Oficina
Nesta etapa o apontador/produtivo analisa o veículo, informa quais inconvenientes encontrados e define quais serviços serão executados, de acordo com a reclamação do cliente.
Após inclusão do serviço, siga o procedimento da documentação Ordem de Serviço para requisitar peças, executar o serviço e encerrar O.S.
1. No menu principal clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;
2. Digite o n.º da O.S. ou selecione através e clique TAB;
3. Clique Serviços;
4. Na janela Serviços da O.S. selecione o serviço e clique Alterar;
5. Altere o TMO de diagnóstico para o TMO do serviço que será executado. Clique TAB;
Nota: na mesma O.S. pode-se incluir um ou mais serviços.
6. Clique OK;
7. Serviço cadastrado. Clique Voltar;
8. Ao finalizar execução do serviço, ir para tópico Incluindo Informações da Garantia.
Informações da Garantia
Incluindo Informações da Garantia
MÓDULO OFICINA
Incluindo Informações da Garantia
Todas as informações referentes a reclamação do cliente, diagnóstico e solução apontada pelo produtivo devem, obrigatoriamente, ser cadastradas na O.S. Estas serão exportadas para FORD através da SG (solicitação de Garantia).
A nota fiscal será emitida somente após preencher todas as informações de garantia. Para emitir nota fiscal ver documentação Ordem de Serviço.
A SG é gerada automaticamente no momento da impressão da nota fiscal e fica pendente de envio ao fabricante.
1. No menu principal clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;
2. Digite o n.º da O.S. ou selecione através e clique TAB;
3. Clique Serviços;
4. Na janela Serviços da O.S. selecione o serviço e clique Alterar;
5. O campo Observação deve ser preenchido com a Reclamação do Cliente. Se o campo estiver em branco, digite a reclamação. Esta informação é identificada na SG como Rec.Cliente;
6. Se o Tipo de Garantia for: Normal, Extensão de Garantia, Veículo em estoque, Frota, Frota demonstração ou Ford Mobility é obrigatório o preenchimento do campo CCC. Se o campo estiver em branco, selecione o código de reclamação do cliente. Este código serve para identificar o tipo de defeito da peça, de acordo com as definições da Ford;
Nota: Para tais tipos de garantia, se não for informado o código de autorização, o sistema não permite emitir nota fiscal.
7. Na opção Garantia, marque o tipo do T.M.O: Causa (TMO que indica o motivo da abertura da O.S e do serviço) ou Conseqüência (após abertura da O.S. com TMO de causa, pode incluir outros serviços que são decorrentes deste);
8. Selecione o Tipo de Garantia, Localização do Inconveniente e Anomalia da peça;
9. Se para Tipo de Garantia é necessário autorização da montadora, informe o Código da Autorização no campo N.º;
10. Digite o Diagnóstico e Solução apontados pelo produtivo no campo Observação do Inconveniente. Esta informação é identificada na SG como DI;
11. Para Informações Adicionais apontadas pelo produtivo, utilize o campo Observação Complementar do Inconveniente. Esta informação é identificada na SG como CO;
12. Clique OK;
13. Informações cadastradas. Clique Voltar;
14. Siga o procedimento da Ordem de Serviço para emitir nota fiscal e liberar o veículo;
15. Após emissão da Nota Fiscal, ir para tópico Exportando SG para FORD.
Exportação SG
Exportando SG para Ford
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA FORD
Exportando SG para Ford
Ao emitir a nota fiscal da O.S., o sistema gera automaticamente a SG que fica pendente de transferência. A SG será exportada e enviada ao Fabricante. A partir daí, a Ford analisa a solicitação e efetua pagamento do serviço e peça.
1. No menu principal ir Arquivos e Exportação de Garantia;
2. Na janela Manutenção de S.G., selecione NF Geradas e informe o Período de emissão da nota fiscal;
3. Para exportar SG no novo formato CCC, marque a opção Arquivo Formato CCC. Serão habilitadas as informações obrigatórias para este formato;
4. Para exportar dados do cliente, marque Enviar CG4;
5. Clique TAB. Aparecem as SG's do período;
6. Confira os dados da SG através das abas;
Cabeçalho: informações sobre o veículo da O.S. Para complementar dados, basta preencher os campos habilitados e clicar OK;
Itens Normais: informações sobre serviços e peças aplicadas na O.S. Os campos habilitados podem ser alterados. Após alteração, clique OK. Para incluir Itens, clique Incluir. Se for excluir, selecione o item e clique Excluir;
Itens Adicionais: serviços e peças não originais que foram utilizados para executar serviços em garantia, e a montadora fará o pagamento. Os campos habilitados podem ser alterados. Após alteração, clique OK. Para incluir Itens, clique Incluir. Se for excluir, selecione o item e clique Excluir;
Cliente: identificação do cliente da O.S. Permite alterar o nome e endereço do cliente. Após alteração, clique OK;
Rec. Cliente: descreve relato do cliente, inserido no campo Observação da O.S., e o código CCC de reclamação do cliente. É habilitado somente para o formato CCC. Pode Incluir ou Excluir informações;
Complemento: informações sobre diagnóstico, solução e inconvenientes registrados na O.S. {inseridas nos campos Observação do Inconveniente (DI) e Observação Complementar do Inconveniente (CO) do serviço}. Estas informações são válidas somente para o formato CCC. Se não for o formato CCC, o sistema traz somente a informação do campo Observação do Inconveniente. Pode Incluir ou Excluir informações;
DTCs: informações sobre o DTC (Diagnostic Trouble Code) a serem exportadas. Basta marcar o check box Enviar DTC, selecionar a aba DTCs, informar o TMO de garantia (só é exibido se a OS selecionada tiver um TMO de garantia), selecionar o tipo do DTC e cadastrar os códigos dos diagnósticos de problemas.
Pode Incluir, Alterar ou Excluir informações;
Nota: caso o DTC não possua TMO, o cadastro de diagnósticos de problemas pode ser cadastrado com um TMO fictício.
CGL: informações sobre as ordens de serviços de caminhões a serem exportadas. É possível exportar as O.S. de caminhões com Período Abertura da OS diferente da Data Inicial e Final da NF. Caso a opção Enviar CGL não seja marcada o sistema exporta apenas as garantias.
Nota: utilize o campo Período Abertura da OS para filtrar as O.S. por determinado período, que pode ser diferente da Data Inicial e Final da NF. Os botões Marcar e Desmarcar para marcar e desmarcar todas as ordens de serviços, respectivamente. E o botão OS para imprimir as OS's do período informado.
7. Após verificar dados, informe o Diretório e Nome onde o arquivo será salvo no campo Nome do Arquivo;
8. Clique Exportar;
9. Gerando arquivo;
10. A exportação é concluída; clique OK. O arquivo foi salvo no diretório informado;
11. Envie arquivo para a Ford para análise. Após análise, a Ford enviará retorno com as SG's aceitas e as que estão com erro. Ir para tópico Importando Aceite/Erro.
Importações de Retorno da Ford
Importando Aceite/Erro
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA FORD
Importando Aceite/Erro
Depois de analisar as solicitações de garantias exportadas, a Ford envia um arquivo contendo as SG's aceitas e as que estão com erro. Ao receber arquivo contendo retorno das SG's, importe-o através do módulo Integração Fábrica.
Os retornos são: FG0 - Solicitações de Garantias Aceitas. FG1 - Solicitações de Garantias Erradas. Para as SG's aceitas, a Ford enviará outro arquivo com crédito a ser pago. Ver tópico Importando Crédito/Débito de SG e Peças a Devolver.
Para as SG's com erro é necessário complementar as informações, exportar novamente e enviar a Ford. Ver tópico Reconsideração e Complemento de SG.
1. No menu principal ir Arquivo e Importar Arquivo;
2. Na janela Importação de Arquivo, informe Diretório e Nome do Arquivo ou clique Arquivo para selecioná-lo;
3. Selecione arquivo no diretório onde foi salvo e clique Abrir;
4. Após selecionar o arquivo clique Importar;
5. Processando importação;
6. Clique OK;
7. As garantias foram importadas.
Importando Crédito/Débito de SG e Peças a Devolver
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA FORD
Importando Crédito/Débito de SG e Peças a Devolver
Após aceite da SG, a montadora envia um arquivo confirmando o depósito do crédito na conta da concessionária, de acordo com o Calendário de Crédito. O arquivo também trará informações:
1. Estorno de crédito. Isto ocorre quando a SG já foi paga e a Ford solicita o cancelamento do crédito, em função de uma análise da peça enviada, erro, etc. Neste caso a concessionária pode solicitar reconsideração ou complemento. Ver tópico Reconsideração e Complemento de SG.
2. Relação de peças a devolver à Ford, peças que devem ser escrapeadas (sucata) e peças que o representante da Ford fará visita a concessionária para análise (se será escrapeada ou não).
Importe o arquivo através do módulo Integração Fábrica. Os registros são: FGA - Déb./Créd. Processados. FG5 - Peças a Devolver. Após importação é necessário realizar a Baixa das Sg's Pagas. Ver tópico Realizando Baixa das SG's Pagas.
Para as peças a devolver é necessário emitir a nota fiscal eletrônica. Ver tópico Emitindo Nota Fiscal Eletrônica.
1. No menu principal ir Arquivo e Importar Arquivo;
2. Na janela Importação de Arquivo, informe Diretório e Nome do Arquivo ou clique Arquivo para selecioná-lo;
3. Selecione arquivo no diretório onde foi salvo e clique Abrir;
4. Após selecionar o arquivo clique Importar;
5. Processando importação;
6. Clique OK;
7. Crédito/Debito e Peças a Devolver importadas.
Realizando Baixa das SG's Pagas
Realizando Baixa das SG's Pagas
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA FORD
Realizando Baixa das SG's Pagas
Importadas SG' creditadas, agora é necessário realizar a baixa do título e pagamento do valor da garantia.
Maiores informações sobre importação SG's Creditadas/Debitadas, ver tópico Importando Crédito/Débito de SG e Peças a Devolver.
1. No menu principal ir Arquivo e Importar Arquivo;
2. Na janela Importação de Arquivo, selecione arquivo de Crédito/Débito de garantia;
3. Ir para aba Relatórios;
4. Na aba Relatórios, selecione o registro FGA - Déb./Créd. Processados e clique Processar;
Nota: a data da baixa do crédito é configurável. Ver tópico Data para Baixa de Crédito de Garantia.
5. Na janela FGA - Déb./Créd. Processados, marque a opção Baixa automática;
6. Selecione se a Baixa será ou não Parcial;
7. Para realizar a baixa na empresa que gerou o título, marque Baixa na Empresa Original do Título;
8. Selecione qual será o tipo de Liquidação, Acréscimos, Descontos e Tipo Documento;
9. Clique Processar;
10. A baixa é realizada. Clique OK.
Nota Fiscal Eletrônica
Emitindo Nota Fiscal Eletrônica
MÓDULO ESTOQUE DE PEÇAS
Emitindo Nota Fiscal Eletrônica
A emissão da nota fiscal eletrônica serve para enviar a Ford as peças que serão que serão devolvidas a montadora. Ao emitir a nota fiscal, exporte seus dados e envie para Ford.
1. No menu principal ir Movimento e Nota Fiscal de Saída;
2. Na janela Nota Fiscal de Saída clique Incluir;
3. Selecione os campos Estoque da peça, Departamento, Natureza de Operação e Destinatário (Ford). Clique Produtos;
4. Na janela Produtos da Nota Fiscal de Saída digite o nº. de lançamento enviado pela Ford no campo Nº Lanç. Solicitação Garantia e em seguida clique TAB;
Nota: o nº. do lançamento fica disponível na importação de peças a devolver. Ver tópico Consultando Peças a Devolver.
5. Aparecerão todas as peças a devolver para Ford. Clique Voltar;
Nota: pode-se Incluir, Alterar ou Excluir peças.
6. Na janela Inclusão de Nota Fiscal de Saída clique Rodapé;
7. Nesta tela serão informados os valores agregados como frete, encargos, seguros e outros. Insira informações e clique OK;
8. Na janela Inclusão de Nota Fiscal de Saída clique Confirma;
9. Clique Sim para imprimir nota;
10. Nota Fiscal emitida. Ir para tópico Exportando Nota Fiscal Eletrônica para Ford.
Exportando NF Eletrônica para Ford
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA FORD
Exportando NF Eletrônica para Ford
Após emitir a nota fiscal eletrônica, exporte para Ford a nota através de arquivo. A Ford irá confirmar seu recebimento. Ver tópico Importando Retorno Nota Fiscal Eletrônica.
1. No menu principal ir Arquivo e Exportação da NF. Eletrônica;
2. Na janela Exportação de Arquivo informe o Período de emissão da nota fiscal e clique TAB;
3. Aparecerão as NF's de Garantia emitidas para a Ford;
4. Selecione a nota e confira os dados da SG através das abas CW1, CW2 e CW3. Clique Voltar;
5. Após verificar dados, informe o Diretório e Nome onde o arquivo será salvo no campo Nome do Arquivo;
6. Clique Exportar;
7. Gerando arquivo;
8. A exportação é concluída; clique OK. O arquivo foi salvo no diretório informado;
9. Envie arquivo para a Ford. Após análise, a Ford irá confirmar seu recebimento. Ver tópico Importando Retorno Nota Fiscal Eletrônica.