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Introdução
Para um veículo realizar serviço na Oficina é necessário criar uma Ordem de Serviço (O.S.). Esta ordem tem como objetivo fazer acompanhamento dos serviços: quais mecânicos que neles trabalharam, as peças aplicadas, os orçamentos realizados, os testes realizados, a emissão de nota fiscal e a pesquisa de satisfação (Ver Pesquisa de Satisfação de Serviços.)
Após encerrar a ordem de serviço, o cliente pode ser comunicado através de e-mail ou SMS sobre o serviço executado.
Na própria Ordem de Serviço é possível visualizar as visitas do veículo na Oficina através do relatório Ficha de Seguimento na opção Visitas e também pode visualizar dados da O.S. através do relatório Informações da O.S. Ver documentações Relatório Ficha de Seguimento e Informações da O.S..
Ver também documentações: Cadastro TMO, Tabela Tipos de O.S., Serviços de Terceiros e Requisição de Compra pela Oficina.
Ícones
Configurações da Ordem de Serviço
Abertura de O.S. de Veículo não Liberado
Autorização Emitir NF de Cortesia e Interna
Autorização Requisição de Peças
Aviso de Clientes com Títulos em Atraso
Aviso Inspeção Periódica - Ford
Cálculo de Valor em TMO de Valor
Considera Fator de Correção no Cálculo do Serviço
Crítica para Requisição de Peças
Gravar Nome Recepcionista no Tipo O.S.
Impressão Dados da Concessionária na O.S.
Impressão Serviços Não Cobrados na O.S.
Liberação de Veículo na Emissão da NF
Requisição de Peças após Marcação de Tempo
Visualizar Garantia de Semi-Novos
Visualizar PIS/COFINS e CSLL na Pré-Nota
Visualizar Valor Hora Serviço na Pré-Nota
Permite Alterar Recepcionista com Nota Fiscal Emitida
Filtro da Impressora da OS Específica
Bloquear Tela de Serviços Após Emissão da NF
Imprimir Serviço de Dep. no Modelo de OS 25
Considera Empresa nos Drop Downs de Funcionários
Bloqueia Entrada de Clientes com Títulos em Atraso
Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista
Obriga Emissão de Nota Fiscal ao Invés de Cupom para Serviço a Pessoa Jurídica
Bloqueia Campos de Desconto na Tela W_SOF_OS_TM1?
Permitir Reimpressão da Autorização para Liberação de Veículo
Minutos de Tolerância entre as Entregas
Exibir Km Anterior na Abertura da OS
Criticar Margem no Desconto de Peças no Oficina
Configurações para Emissão de NF por RPS
Emite NF de Peças/Serviços com Numeração Separada
Substituir Emissão de NF por RPS para Serviços
Modelo do Recibo Provisório de Serviços
Configurações para Desvinculação de Número de O.S. em NF
Emite NF de Peças/Serviços com Numeração Separada
Prefeitura Aceita Devolução de Serviço
Crédito Débito de Recebimento de Notas Desvinculação
Natureza de Operação de Devolução de Serviços
Natureza de Operação de Devolução de Peças
Tipo de Documento da NF de Devolução Automática
Abertura de Ordem de Serviço
Criando uma Ordem de Serviço
MÓDULO SEGURANÇA
Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Cliente e Cadastro de Veículos.
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;
2. Clique Incluir;
3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
Nota: caso o parâmetro BLOQ. ENTRADA DE CLIENTES COM TÍT. EM ATRASO? esteja configurado com Valor Sim, o sistema bloqueia automaticamente o cliente com títulos em atraso na inclusão/alteração da O.S. Emitindo mensagem "O cliente XXX possui título(s) com mais de XXX dia(s) em atraso".
4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);
5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;
Nota: caso o parâmetro EXIBIR KM ANTERIOR NA ABERTURA DA OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS. Ver tópico: Exibir Km Anterior na Abertura da OS.
6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;
7. Se o e-mail do proprietário do veículo estiver incorreto, clique do campo E-mail (ver passo 13). Maiores informações, ver documentações Cadastro de Cliente e Pesquisa de Satisfação de Serviços;
8. Informe se o veículo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;
9. Se a opção Exige Teste estiver marcada o veículo só será liberado após o mecânico realizar o teste;
10. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;
12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;
Nota: caso o parâmetro MINUTOS DE TOLERANCIA ENTRE AS ENTREGAS esteja configurado com o intervalo de minutos que pode haver entre uma entrega e outra para que um mesmo consultor técnico, o sistema impede que a OS seja salva. Ver tópico: Minutos de Tolerância entre as Entregas.
13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo no oficina);
14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;
Nota: Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Ir para passo 16.
Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.
15. Preencha os campos e-mail e telefone. Marque as opções Aceita Receber E-mail e/ou Aceita Receber SMS e Clique OK;
Nota: Para desativar o envio basta desmarcar as opções Aceita Receber E-mail e/ou Aceita Receber SMS. Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou SMS se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado.
16. Na janela Inclusão Ordem de Serviço, clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;
Nota: apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, ao incluir serviços de campanha na OS, o sistema verifica a data de atualização de campanha, caso a data de atualização seja diferente da data atual, grava no log a base de dados desatualizada e envia um e-mail para os usuários com informações da campanha. Para isto, é necessário que a opção Recebe E-mail de Campanhas Desatualizadas esteja marcada, no Cadastro de Usuários; ter uma campanha configurada para um modelo de veículos, no Cadastro de Campanhas; ter uma campanha associada a um TMO, informando o número da nova campanha, no Cadastro de TMO; e em seguida criar uma OS para o veículo com o modelo que contenha a nova campanha para que o serviço associe automaticamente a campanha e envie e-mail para os usuários. Este processo pode ser realizado também no módulo AutoCentro.
Ao criar uma OS para um veículo com modelo que contenha a nova campanha, o sistema emite mensagem:
Nota: apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez ao consultar uma campanha desatualizada, o sistema testa se existem dados na tabela atualização. Caso não, verifica se a data de cadastro da campanha é maior que um dia da data atual, se for o sistema mostra a mensagem:
Nota: ao abrir uma O.S. de cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados no agendamento, podendo alterar/incluir serviços e peças, conforme procedimento abaixo. Maiores informações, ver documentação Agendamento.
Informações da Tela
Freqüência - informa detalhes das visitas do carro a concessionária:
a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).
b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.
c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).
Limite - informa o limite de crédito do cliente.
Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.
Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.
Última pesquisa SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual a nota Corte aparece o ícone (indicando satisfeito); se for menor, aparece (indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.
Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.
Situação do Cliente - informa através de ícone, a situação do cliente, registrada no seu cadastro:
1. liberado para realizar serviço.
2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.
3. possui pagamentos pendentes.
4. bloqueado para Oficina.
Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.
Abertura - data e hora da abertura da O.S.
17. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir ou Kit;
Nota: Cada O.S. pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, garantia, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O correspondente ao serviço em questão.
Nota: caso o parâmetro NÚMERO MÁXIMO DE TIPOS DE OS PENDENTES A CADA REC. esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.
Incluindo serviço através da opção Kit:
18. Na janela Kit's Disponíveis para o Veículo, selecione o Tipo de O.S.;
Para pesquisar um serviço ou cardápio/Kit específico, digite o nome no campo Card./Kit.
Para selecionar os opcionais vinculantes que irá fazer parte do kit, basta selecioná-lo no campo Opc.Vinc.
19. Clique Pesquisar;
20. Aparecerão os Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Kit;
21. Para visualizar informações sobre o serviço e produto associados ao Kit, clique Detalhes;
22. Clique Voltar. Na janela Kit's Disponíveis para o Veículo, clique Adicionar;
23. O serviço é cadastrado. Clique OK. Ir para passo 30;
Incluindo serviço através da opção Incluir:
24. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;
Nota: o campo Retorno serve para informar o código de retorno EXTERNO, quando o serviço for um retorno externo e o número da O.S. Original e o Tipo de OS (Reclamação) terão que estar preenchidos. E o campo BOX serve para informar o código do box. Estes campos são utilizados apenas pela bandeira Honda.
Nota: caso o parâmetro BLOQUEIA CAMPOS DE DESCONTO NA TELA W_SOF_OS_TM1? esteja com Valor Sim, os campos Desconto (%) e Valor Desconto ficam bloqueados.
25. Digite o TMO ou selecione através do ;
26. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
27. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
28. Clique TAB para trazer as informações da TMO;
29. Preencha os campos Observação com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto(%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;
Nota: Os campos Observação e Observação do Inconveniente não permitem alterações, caso o TMO já tenha sido encerrado.
30. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;
Nota: o campo Distribuição da Oficina pode ser configurado para mostrar somente os mecânicos associados a(s) empresa(s) habilitadas no cadastro de usuários. Para tanto, basta associar o funcionário à sua empresa de lotação e em seguida configurar parâmetro "CONSIDERA EMPRESA NOS DROP DOWNS DE FUNCIONÁRIOS" com valor S (Sim). Maiores informações, ver respectivamente: Cadastro de Usuários e Requisição de Compras pela Oficina.
Nota: O.S. Original - é habilitado quando o tipo de ordem de serviço for de reclamação. Ver Documentação Tipos de Ordem de Serviço.
Fastbox - é valida somente para serviços rápidos, geralmente realizados na recepção. Ou seja, apenas marcar esta opção quando for serviços de manutenção básica e rotineira. Geralmente são realizados num prazo de até 2 horas (troca de óleo, pastilhas de freio, filtro de ar e óleo, alinhamento e balanceamento, etc.).
Solicitado pelo Cliente - para Tipo de O.S. solicitada pelo cliente. Se não estiver marcado é habilitado o campo de T.M.O de Diagnóstico.
T.M.O de Diagnóstico - vistoria inicial do veículo. Indica qual tipo de grupo que serviço pertence.
N.F. de Terceiros - nº. da Nota Fiscal do serviço realizado por terceiros em garantia.
Peças - fica habilitado quando a OS já possui peças associadas. Ver tópico Alterando Ordem de Serviço.
Não Exec Serv - significa que o serviço será executado; se o serviço não for realizado, ficará visível o Exec Serv. Para alterar a informação basta clicar no botão.
Não Cobrar - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar. Para alterar a informação basta clicar no botão.
31. Clique OK;
32. Serviço cadastrado. Clique Voltar;
Nota: ao tentar alterar o serviço após a emissão da nota fiscal de OS de Garantia e o parâmetro "BLOQUEAR TELA DE SERVIÇOS APÓS EMISSÃO DA NF(S/N)?" esteja configurado com Valor Sim o sistema emite uma mensagem informando que a tela de serviços está bloqueada para alteração e que a OS possui NF emitida.
33. Na janela Inclusão da Ordem de Serviço, clique Confirma;
Nota: O sistema inclui automaticamente o serviço padrão associado ao Tipo de OS cadastrada.
34. Os campos E-mail e/ou SMS são marcados automaticamente, aparecendo a mensagem abaixo. Ao clicar Sim, abrirá a janela Alteração de E-mail (ver passos 14 e 15). Se clicar Não, irá para tela de impressão da O.S.;
35. Clique Sim para imprimir Ordem de Serviço;
36. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;
Nota: Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.
Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.
Tipo de O.S. - este campo é habilitado somente quando a opção Montadora é marcada. Deve-se selecionar o tipo de O.S. que será em garantia.
37. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;
38. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo; a opção Vistoria para visualizar o relatório de vistoria ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;
39. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir.
Nota: Na impressão, aparece a autorização para envio de mensagem via e-mail ou sms.
40. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Vinculando O.S. ao Orçamento.
Vinculando O.S. ao Orçamento
MÓDULO OFICINA
Após abertura de ordem de serviço, a O.S. pode ser associada a um orçamento. Este orçamento pode ser criado no momento da vinculação ou já ter sido criado anteriormente.
Se não for associá-la ao orçamento, ir para Distribuindo O.S. para Produtivo.
Maiores informações sobre associar O.S. à orçamento, ver documentação Orçamento.
1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;
2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Orçamento;
3. Siga os procedimentos da documentação de Orçamento. Após isto, ir para tópico Distribuindo O.S. para Produtivo.
Distribuindo O.S. para Produtivo
Requisitando Peças
Executando Serviço
Encerrando O.S.
Emitindo Nota Fiscal
Liberando Veículo para Entrega
Distribuindo O.S. para Produtivo
Liberando Veículo para Entrega