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Edição de 14h10min de 8 de junho de 2012
Tabela de conteúdo |
Introdução
O Autocentro é uma ferramenta utilizada para o atendimento na oficina. Possui uma estrutura simples onde todo procedimento realizado na oficina está basicamente em uma única tela, tornando o atendimento mais ágil.
Os serviços realizados no autocentro são destinados a Clientes, não contemplando serviços em Garantia ou Seguradora.
Configurações
Aceita SMS e Aceita E-mail na OS
Autorização para Alteração Horas/Valores
Autorização para Executar Serviço
Definindo Cláusula do Orçamento
Definindo Condição de Pagamento Padrão
Distribuir Desconto Kit: P-Peça, S-Serviço, I-Igual
Exibir Km Anterior na Abertura da OS
Motivo de Encerramento da O.S.
Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista
Utilizando AutoCentro
Orçamento
AUTOCENTRO
O orçamento serve para determinar o valor que será pago pelo serviço ou produto adquirido. Este pode ser associado ou não a uma Ordem de Serviço, estabelecendo qual o valor dos serviços e peças a serem aplicados ao veículo. E o sistema também possibilita a criar orçamentos complementares.
Para uma abertura de orçamento é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastrando Cliente e Cadastrando Veículo.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço 
e Novo Cliente;
2. Na janela de Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
Nota:
-
O campo Serv/Card (serviço/cardápio) serve para filtrar determinado(s) cardápio(s). E o campo Opc.Vinc. (opcionais vinculantes) serve para selecionar os opcionais do veículo.
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento:
Cardápio: Para selecionar todos os Cardápios, clique Pesquisar;
5. Aparecerão os Cardápios/Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Cardápio/Kit e clique Adic. Cardápio;
Serviços e Peças: informe o código ou selecione através 
(F3);
6. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
7. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
8. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através (F3);
9. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;
10. Selecione o produto e clique Voltar;
11. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;
12. Em seguida, clique Abrir O.S. ou clique 
;
13. Abrirá a janela de O.S. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
15. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
16. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;
17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
18. Clique Gravar Orçam.;
Informações da Tela:
- Detalhes das visitas do carro a concessionária:
- a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).
- b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.
-
c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone
para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e 
para mais de uma visita (retorno/retrabalho).
Limite Cred. - informa o limite de crédito do cliente.
Últ. SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual à nota Corte aparece o ícone 
(indicando satisfeito); se for menor, aparece 
(indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.
Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.
Situação do cliente, registrada no seu cadastro:
- 1.
liberado para realizar serviço.
- 2.
negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.
- 3.
possui pagamentos pendentes.
- 4.
bloqueado para Oficina.
Ficha Seguimento - 
abre a janela para emissão do Relatório Ficha de Seguimento.
Acesso site Infotec - 
abre o site da Infotec para consulta de informações de operação do serviço.
Exclusão de Serviços e Peças - 
selecione o serviço ou peça e clique nesta opção para exclusão.
19. Para imprimir o orçamento, clique Imp. Orçamento;
20. Orçamento impresso.
Nota:
-
O relatório mostra as informações agrupadas por serviços e produtos de revisão; e também, outros serviços e peças utilizados tanto no orçamento avulso (não vinculado a O.S).
Abertura de O.S.
AUTOCENTRO
Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastrando Cliente e Cadastrando Veículo.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;
2. Na janela de Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
Nota:
-
O campo Serv/Card (serviço/cardápio) serve para filtrar determinado(s) cardápio(s). E o campo Opc.Vinc. (opcionais vinculantes) serve para selecionar os opcionais do veículo.
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento:
Cardápio: Para selecionar todos os Cardápios, clique Pesquisar;
5. Aparecerão os Cardápios/Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Cardápio/Kit e clique Adic. Cardápio;
Serviços e Peças: informe o código ou selecione através (F3);
Nota:
-
Caso o parâmetro Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.
6. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
7. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
8. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através (F3);
Nota:
-
No momento da inclusão da peça, é impressa a lista de separação, basta configurar o parâmetro Imprimir Lista de Separação na Impressão da OS.
9. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;
10. Selecione o produto e clique Voltar;
11. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;
12. Em seguida, clique Abrir O.S. ou clique 
;
13. Abrirá a janela de O.S. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
Nota:
-
Toda vez em que for incluir um veículo na OS e este possuir mais de uma garantia estendida, o sistema emite mensagem: "O veículo XXXXXXX possui mais de uma garantia estendida, por favor verificar no cadastro do veículos !". Esta funcionalidade é válida para o módulo de Oficina - Ordem de Serviço. Maiores informações sobre garantia estendida, acesse: Cadastro de Veículos.
14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
Nota:
-
Caso o parâmetro Exibir Km Anterior na Abertura da OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS.
15. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
16. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;
17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
18. Clique Gravar Orçam.;
Informações da Tela
- Detalhes das visitas do carro a concessionária:
- a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).
- b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.
-
c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone
para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).
Limite Cred. - informa o limite de crédito do cliente.
Últ. SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual a nota Corte aparece o ícone (indicando satisfeito); se for menor, aparece (indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.
Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.
Situação do cliente, registrada no seu cadastro:
- 1. liberado para realizar serviço.
- 2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.
- 3. possui pagamentos pendentes.
- 4. bloqueado para Oficina.
Ficha Seguimento - abre a janela para emissão do Relatório Ficha de Seguimento.
Acesso site Infotec - abre o site da Infotec para consulta de informações de operação do serviço.
Exclusão de Serviços e Peças - selecione o serviço ou peça e clique nesta opção para exclusão.
19. Na janela de Inclusão de O.S. selecione a equipe responsável em realizar o serviço e em seguida o Produtivo. Clique OK;
Nota:
- Na O.S., para cada serviço deve-se atribuir um produtivo.
20. Para incluir informações na O.S., clique Observações da O.S. Registre a informação;
21. Clique Imprimir O.S.;
22. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;
Nota:
- Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.
- Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.
- Tipo de O.S. - para selecionar o tipo de O.S.
23. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;
24. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;
25. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir;
26. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Iniciando a Marcação de Tempo.
Iniciando a Marcação de Tempo
AUTOCENTRO
Após definir o produtivo, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço.
A marcação de tempo pode ser realizada no autocentro ou no sistema OSM. Ver documentação Marcação de Tempo.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Iniciar Tempo;
2. Automaticamente o sistema começa contar o tempo para realização de serviço. Aparece o ícone 
ao lado do serviço para indicar a contagem de tempo;
3. Para inclusão de informações sobre o serviço, clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;
4. Para consultar instruções sobre o serviço que será executado no veículo, clique e abrirá o site da Infotec;
Nota:
- O acesso ao site depende de configuração. Ver tópico Site para Consulta Infotec.
5. Ir para tópico Requisitando Peças.
Requisitando Peças
AUTOCENTRO
Para utilizar peças na execução do serviço, deve-se abrir uma requisição de peças. Ao gerar a requisição, é impressa uma lista no almoxarifado onde será identificada qual peça requisitada. Com esta lista, o estoque libera a peça para a Oficina.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e a peça e clique Req. Peças;
2. Automaticamente é impressa uma lista com a peça requisitada no almoxarifado;
3. Na janela O.S. aparecerá o produto associado ao serviço na Requisição de Materiais;
4. Após chegada da peça, o serviço pode ser executado. Ir para passo Concluindo o Serviço.
Concluindo o Serviço
AUTOCENTRO
Após executar serviço (execução e teste), o serviço deve ser finalizado.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Parar Tempo;
2. Selecione o Motivo;
3. Para inclusão de informações sobre o serviço, clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;
4. O serviço foi concluído. Ir para tópico Emitindo Nota Fiscal.
Emitindo Nota Fiscal
AUTOCENTRO
A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Faturamento 
;
2. Selecione a O.S. e clique Encerrar O.S.;
3. A O.S. é encerrada. Clique OK;
4. Para enviar mensagem via e-mail ou sms ao cliente, marque as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS e clique OK;
Nota:
-
Se for marcada as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS, o cliente receberá mensagem da O.S. quando esta for encerrada. O cliente recebe uma única vez e-mail/sms por O.S.
Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou sms se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado. Ver tópico Cadastrando Cliente.
A mensagem recebida pelo cliente é configurada no módulo de Segurança. Ver documentação Cadastro de Mensagens.
5. Clique Imprimir NF;
6. Na janela de Notas Fiscais da O.S. clique em Incluir;
7. Selecione a Impressora Fiscal;
8. Selecione o tipo de documento Cupom, a Forma de Pagamento e se for cartão, o nome do Cartão de Crédito;
Nota:
- As opções de Seguradora somente estarão habilitadas para preenchimento se a ordem de serviço for para Seguradora.
9. Para conceder descontos, clique em Desc. Peças ou Desc. Serv.;
10. Na janela de Descontos, clique em Alterar;
11. Informe o percentual de desconto e clique OK;
12. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;
13. Clique OK;
14. Clique OK para imprimir a data de saída na nota da ordem de serviço;
15. Clique OK para liberar o veículo;
16. Selecione o tipo da forma de pagamento. Clique OK;
17. O cupom é gerado. O cliente efetua pagamento no caixa e após isto, o cupom é impresso.
Funções Adicionais
Paradas na Execução do Serviço
Gerando Relatório de Funcionamento do Autocentro
Como Gerar Relatório de Funcionamento do Autocentro
AUTOCENTRO
Este Relatório mostra informações sobre Faturamento, Vendas e Passagens de Veículos pelo Autocentro em um determinado período, por recepcionista. Além disso, mostra o resultado de uma Pesquisa Relâmpago de Satisfação.
1. No menu principal ir Relatórios e Funcionamento do Autocentro;
2. Na janela Relatório - Funcionamento do Autocentro preencha o Mês/Ano e selecione o recepcionista no campo Responsável;
3. Clique em Preview para visualizar o relatório;
4. O sistema disponibilizará o Relatório de Funcionamento.
Nota:
-
O campo Passagens informa a quantidade de veículos que passaram na oficina no mês/ano selecionado; e traz o histórico dos últimos anos relacionados àquele mês.
