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Edição de 08h29min de 15 de setembro de 2010

MÓDULO SEGURANÇA

Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Cliente e Cadastro de Veículos.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Clique Incluir;

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

Nota: caso o parâmetro BLOQ. ENTRADA DE CLIENTES COM TÍT. EM ATRASO? esteja configurado com Valor Sim, o sistema bloqueia automaticamente o cliente com títulos em atraso na inclusão/alteração da O.S. Emitindo mensagem "O cliente XXX possui título(s) com mais de XXX dia(s) em atraso".

4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

Nota: caso o parâmetro EXIBIR KM ANTERIOR NA ABERTURA DA OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS. Ver tópico: Exibir Km Anterior na Abertura da OS.

6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;

7. Se o e-mail do proprietário do veículo estiver incorreto, clique do campo E-mail (ver passo 13). Maiores informações, ver documentações Cadastro de Cliente e Pesquisa de Satisfação de Serviços;

8. Informe se o veículo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;

9. Se a opção Exige Teste estiver marcada o veículo só será liberado após o mecânico realizar o teste;

10. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

Nota: caso o parâmetro MINUTOS DE TOLERANCIA ENTRE AS ENTREGAS esteja configurado com o intervalo de minutos que pode haver entre uma entrega e outra para que um mesmo consultor técnico, o sistema impede que a OS seja salva. Ver tópico: Minutos de Tolerância entre as Entregas.

13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo no oficina);

14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

Nota: Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Ir para passo 16.

Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.

15. Preencha os campos e-mail e telefone. Marque as opções Aceita Receber E-mail e/ou Aceita Receber SMS e Clique OK;

Nota: Para desativar o envio basta desmarcar as opções Aceita Receber E-mail e/ou Aceita Receber SMS. Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou SMS se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado.

16. Na janela Inclusão Ordem de Serviço, clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Nota: apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, ao incluir serviços de campanha na OS, o sistema verifica a data de atualização de campanha, caso a data de atualização seja diferente da data atual, grava no log a base de dados desatualizada e envia um e-mail para os usuários com informações da campanha. Para isto, é necessário que a opção Recebe E-mail de Campanhas Desatualizadas esteja marcada, no Cadastro de Usuários; ter uma campanha configurada para um modelo de veículos, no Cadastro de Campanhas; ter uma campanha associada a um TMO, informando o número da nova campanha, no Cadastro de TMO; e em seguida criar uma OS para o veículo com o modelo que contenha a nova campanha para que o serviço associe automaticamente a campanha e envie e-mail para os usuários. Este processo pode ser realizado também no módulo AutoCentro.

Ao criar uma OS para um veículo com modelo que contenha a nova campanha, o sistema emite mensagem:

Nota: apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez ao consultar uma campanha desatualizada, o sistema testa se existem dados na tabela atualização. Caso não, verifica se a data de cadastro da campanha é maior que um dia da data atual, se for o sistema mostra a mensagem:

Nota: ao abrir uma O.S. de cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados no agendamento, podendo alterar/incluir serviços e peças, conforme procedimento abaixo. Maiores informações, ver documentação Agendamento.

Informações da Tela

Freqüência - informa detalhes das visitas do carro a concessionária:

a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).

b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.

c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).

Limite - informa o limite de crédito do cliente.

Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.

Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.

Última pesquisa SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual a nota Corte aparece o ícone (indicando satisfeito); se for menor, aparece (indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.

Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.

Situação do Cliente - informa através de ícone, a situação do cliente, registrada no seu cadastro:

1. liberado para realizar serviço.

2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.

3. possui pagamentos pendentes.

4. bloqueado para Oficina.

Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.

Abertura - data e hora da abertura da O.S.

17. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir ou Kit;

Nota: Cada O.S. pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, garantia, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O correspondente ao serviço em questão.

Nota: caso o parâmetro NÚMERO MÁXIMO DE TIPOS DE OS PENDENTES A CADA REC. esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.

Incluindo serviço através da opção Kit:

18. Na janela Kit's Disponíveis para o Veículo, selecione o Tipo de O.S.;

Para pesquisar um serviço ou cardápio/Kit específico, digite o nome no campo Card./Kit.

Para selecionar os opcionais vinculantes que irá fazer parte do kit, basta selecioná-lo no campo Opc.Vinc.

19. Clique Pesquisar;

20. Aparecerão os Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Kit;

21. Para visualizar informações sobre o serviço e produto associados ao Kit, clique Detalhes;

22. Clique Voltar. Na janela Kit's Disponíveis para o Veículo, clique Adicionar;

23. O serviço é cadastrado. Clique OK. Ir para passo 30;

Incluindo serviço através da opção Incluir:

24. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

Nota: o campo Retorno serve para informar o código de retorno EXTERNO, quando o serviço for um retorno externo e o número da O.S. Original e o Tipo de OS (Reclamação) terão que estar preenchidos. E o campo BOX serve para informar o código do box. Estes campos são utilizados apenas pela bandeira Honda.

Nota: caso o parâmetro BLOQUEIA CAMPOS DE DESCONTO NA TELA W_SOF_OS_TM1? esteja com Valor Sim, os campos Desconto (%) e Valor Desconto ficam bloqueados.

25. Digite o TMO ou selecione através do ;

26. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;

27. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;

28. Clique TAB para trazer as informações da TMO;

29. Preencha os campos Observação com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto(%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;

Nota: Os campos Observação e Observação do Inconveniente não permitem alterações, caso o TMO já tenha sido encerrado.

30. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;

Nota: o campo Distribuição da Oficina pode ser configurado para mostrar somente os mecânicos associados a(s) empresa(s) habilitadas no cadastro de usuários. Para tanto, basta associar o funcionário à sua empresa de lotação e em seguida configurar parâmetro "CONSIDERA EMPRESA NOS DROP DOWNS DE FUNCIONÁRIOS" com valor S (Sim). Maiores informações, ver respectivamente: Cadastro de Usuários e Requisição de Compras pela Oficina.

Nota: O.S. Original - é habilitado quando o tipo de ordem de serviço for de reclamação. Ver Documentação Tipos de Ordem de Serviço.

Fastbox - é valida somente para serviços rápidos, geralmente realizados na recepção. Ou seja, apenas marcar esta opção quando for serviços de manutenção básica e rotineira. Geralmente são realizados num prazo de até 2 horas (troca de óleo, pastilhas de freio, filtro de ar e óleo, alinhamento e balanceamento, etc.).

Solicitado pelo Cliente - para Tipo de O.S. solicitada pelo cliente. Se não estiver marcado é habilitado o campo de T.M.O de Diagnóstico.

T.M.O de Diagnóstico - vistoria inicial do veículo. Indica qual tipo de grupo que serviço pertence.

N.F. de Terceiros - nº. da Nota Fiscal do serviço realizado por terceiros em garantia.

Peças - fica habilitado quando a OS já possui peças associadas. Ver tópico Alterando Ordem de Serviço.

Não Exec Serv - significa que o serviço será executado; se o serviço não for realizado, ficará visível o Exec Serv. Para alterar a informação basta clicar no botão.

Não Cobrar - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar. Para alterar a informação basta clicar no botão.

31. Clique OK;

32. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

Nota: ao tentar alterar o serviço após a emissão da nota fiscal de OS de Garantia e o parâmetro "BLOQUEAR TELA DE SERVIÇOS APÓS EMISSÃO DA NF(S/N)?" esteja configurado com Valor Sim o sistema emite uma mensagem informando que a tela de serviços está bloqueada para alteração e que a OS possui NF emitida.

33. Na janela Inclusão da Ordem de Serviço, clique Confirma;

Nota: O sistema inclui automaticamente o serviço padrão associado ao Tipo de OS cadastrada.

34. Os campos E-mail e/ou SMS são marcados automaticamente, aparecendo a mensagem abaixo. Ao clicar Sim, abrirá a janela Alteração de E-mail (ver passos 14 e 15). Se clicar Não, irá para tela de impressão da O.S.;

35. Clique Sim para imprimir Ordem de Serviço;

36. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;

Nota: Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.

Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.

Tipo de O.S. - este campo é habilitado somente quando a opção Montadora é marcada. Deve-se selecionar o tipo de O.S. que será em garantia.

37. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;

38. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo; a opção Vistoria para visualizar o relatório de vistoria ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;

39. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir.

Nota: Na impressão, aparece a autorização para envio de mensagem via e-mail ou sms.

40. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Vinculando O.S. ao Orçamento.