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(Diferença entre revisões)

Edição de 14h23min de 17 de outubro de 2014

Introdução

Para um veículo realizar serviço na Oficina é necessário criar uma Ordem de Serviço (O.S.). Esta ordem tem como objetivo fazer acompanhamento dos serviços: quais mecânicos que neles trabalharam, as peças aplicadas, os orçamentos realizados, os testes realizados, a emissão de nota fiscal e a pesquisa de satisfação (Ver Pesquisa de Satisfação de Veículos).

Após encerrar a ordem de serviço, o cliente pode ser comunicado através de e-mail ou SMS sobre o serviço executado.

Na própria Ordem de Serviço é possível visualizar as visitas do veículo na Oficina através do relatório Ficha de Seguimento na opção Visitas e também pode visualizar dados da O.S. através do relatório Informações da O.S. Ver documentações Relatório Ficha de Seguimento e Informações da O.S.

Ver também documentações: Cadastro de T.M.O., Tabela Tipos de O.S., Serviço de Terceiros e Requisição de Compras pela Oficina.

Ícones

Ícones da Ordem de Serviço

Configurações

dos parâmetros da Ordem de Serviço

Abertura de O.S. de Veículo não Liberado

Aceita SMS e Aceita E-mail na OS

Alterar TMO após Encerramento

Apresenta Tela com as Passagens do Veículo e KM

A Oficina Trabalha no Regime Especial

Autorização de O.S.

Autorização Emitir NF de Cortesia e Interna

Autorização Requisição de Peças

Aviso de Clientes com Títulos em Atraso

Aviso de Cliente Negativado

Aviso Inspeção Periódica - Ford

Bloquear Tela de Serviços Após Emissão da NF

Bloqueia Campos de Desconto na Tela W_SOF_OS_TM1

Bloqueia Entrada de Clientes com Títulos em Atraso

Bloqueia Requisição de Materiais Após X Dias da Abertura da Ordem de Serviço

Calcula IPI na Nota de Saída

Cálculo de Valor em TMO de Valor

Considera Empresa nos Drop Downs de Funcionários

Considera Fator de Correção no Cálculo do Serviço

Crítica para Requisição de Peças

Criticar Margem no Desconto de Peças no Oficina

Define Modelo Impressão de Requisição de Materiais

Definir Default Pesquisa de Satisfação Via E-mail

Deseja Habilitar Campo Hora ou Tempo do TMO

E-mail para Envio do Danf-e quando a OS for Garantia

Exibir Km Anterior na Abertura da OS

Exige NE para Contribuinte de ICMS no Regime Especial

Filtro da Ficha de Movimento na Transferência Automática

Filtro da Impressora da OS Específica

Gravar Nome Recepcionista no Tipo O.S.

Impressão Dados da Concessionária na O.S.

Impressão Serviços Não Cobrados na O.S.

Impressão Previsão de Entrega

Impressora de Bobina (L.SEP., L.DEV., R.MAT.)

Imprime Múltiplas Subordens por Folha

Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS

Imprimir Serviço de Dep. no Modelo de OS 25

Informar o Valor Default do Checkbox Imprime Sub-Ordem

Liberação de Veículo na Emissão da NF

Logotipo

Máscara para Cadastro de Anomalia (Tamanho Máximo 3)

Modelo de Impressão da O.S.

Minutos de Tolerância entre as Entregas

Nº de Vias da O.S.

Obriga Emissão de Nota Fiscal ao Invés de Cupom para Serviço a Pessoa Jurídica

Obriga Informar SINISTRO na Tela Informação da OS

Obriga Preenchimento do Número do SINISTRO para Seguradora

Observações na O.S.

O.S. de Campanha

O.S. de Revisão

Permite Alterar Recepcionista com Nota Fiscal Emitida

Permite Encerrar Tipo de OS com Requisição de Compra em Aberto sem Cancelá-las

Permite Encerrar Tipo de OS Gerente/Supervisor/Livre

Permitir Abertura de OS a Cliente Bloqueado

Permitir Reimpressão da Autorização para Liberação de Veículo

Prisma na O.S.

Quantas Requisições Imprimem por Página na OS

Requisição de Peças após Marcação de Tempo

Segmento de Atuação do Fabricante

Solicitar Nome e CPF do Cliente na Pré-Nota

Tamanho do Campo Descrição de Anomalia

Teste de Veículo

Tipo da OS que não vai entrar no Regime Especial

Utilizar Conceito de OS Mãe em OS

Valor de Mercado Default para Regime Especial

Visualizar Garantia de Semi-Novos

Visualizar PIS/COFINS e CSLL na Pré-Nota

Visualizar Valor Hora Serviço na Pré-Nota

das tabelas da Ordem de Serviço

Anomalias de Peças

Departamentos

Documentos

para Adicionar Serviços de Campanha do Tipo Recall

Como Cadastrar Campanha do Tipo Recall

Tipo de O.S. a ser Associado como Recall

para Emissão de NF por RPS

Emite NF de Peças/Serviços com Numeração Separada

Substituir Emissão de NF por RPS para Serviços

Modelo do Recibo Provisório de Serviços

Filtro da Impressora do RPS

para Desvinculação de Número de O.S. em NF

Emite NF de Peças/Serviços com Numeração Separada

Prefeitura Aceita Devolução de Serviço

Crédito Débito de Recebimento de Notas Desvinculação

Natureza de Operação de Devolução de Serviços

Natureza de Operação de Devolução de Peças

Tipo de Documento da NF de Devolução Automática

para Limite de O.S. Pendente

Cadastro de Usuários

Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista

para Permitir a Substituição da Nota Fiscal de Serviço

Código do Ambiente de Emissão NFSE

Permite Substituição de NFS-E

Abertura de Ordem de Serviço

Criando uma Ordem de Serviço

MÓDULO OFICINA

Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Clique Incluir;

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

Notas:

Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez em que for incluir dados dos veículos na criação de um Agendamento ou abertura de Ordem de Serviço (Oficina, AutoCentro, CLink - Manual de Pós-Vendas e Fast Service), o sistema realiza uma consulta para identificar se o veículo em questão possui alguma regra estabelecida, em caso positivo, ao clicar no botão de informações do veículo a tela com os dados é aberta.

As regras para exibição do chassi, ocorre na seguinte ordem:

1. Consulta a Base das Campanhas ("Chassis Estoque Rede") planilha "BdChassEstoque";

2. Regra para Taxi / Autonomy; e

3. Regra por Modelo/MVS levando em consideração Ano Fabricação / Ano Modelo (MY).

O botão mostra informações sobre o plano de manutenção do veículo, os prazos de garantia contratual e de motor/câmbio e informações sobre garantia estendida.

Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez em que for incluir o veículo que possui campanha na OS e dar TAB, os serviços da campanha são incluídos. Se o veículo for alterado para outro que não possui campanha, automaticamente o sistema apaga estes serviços. Desta forma, evitando abrir OS com serviços indevidos de campanha, assim como realizar uma campanha que não esta prevista, ou realizar um cancelamento indevido.

Caso o parâmetro Permitir Abertura de OS a Cliente Bloqueado esteja configurado com Valor Sim, o sistema permite gerar OS com o cliente bloqueado. Neste momento a mensagem "Cliente: XXXXXXX - Fulano de Tal bloqueado para a Oficina. Motivo: XXXXXXXXXXX" aparece apenas para sinalizar que o cliente esta bloqueado, mas não impede que a OS seja gerada.

Toda vez em que for incluir um veículo na OS e este possuir mais de uma garantia estendida, o sistema emite mensagem: "O veículo XXXXXXX possui mais de uma garantia estendida, por favor verificar no cadastro do veículos !". Esta funcionalidade é válida para os módulos de AutoCentro e Fast Service. Maiores informações sobre garantia estendida, acesse: Cadastro de Veículos.

Apenas para as concessionárias de bandeira Case, o campo Frota aparece para informar o número da frota.

Caso o parâmetro Bloqueia Entrada de Clientes com Títulos em Atraso esteja configurado com Valor Sim, o sistema bloqueia automaticamente o cliente com títulos em atraso na inclusão/alteração da O.S. Emitindo mensagem "O cliente XXX possui título(s) com mais de XXX dia(s) em atraso".

4. Preencha o percentual de combustível existente no veículo através do campo Comb.(%);

Nota:

Apenas para as concessionárias de bandeira Honda, utilize o botão () ao lado do campo Comb.(%) para informar o nível de combustível representado de forma gráfica, sendo visualizado nos seguintes níveis: RE, 1/2 e 4/4.

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

Notas:

Apenas para as concessionárias de bandeira Case, a nomenclatura do campo "Km Atual" será visualizada como "Horímetro" para registrar o tempo de uso dos equipamentos. E se a bandeira da concessionária for Massey Ferguson e o parâmetro Segmento de Atuação do Fabricante estiver definido para MAQUINA, a nomenclatura do campo "Km Atual" será visualizada como "Horímetro" para registrar o tempo de uso dos equipamentos.

Caso o parâmetro Exibir Km Anterior na Abertura da OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS.

Caso o parâmetro Apresenta Tela com as Passagens do Veículo e KM esteja com Valor Sim, a tela Passagens Oficina aparece com as Últimas 5 passagens do veículo, a Média diária de KM e a Data Prevista para a Próxima Revisão.

6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;

7. Se o e-mail do proprietário do veículo estiver incorreto, clique do campo E-mail (ver passo 14). Maiores informações, ver documentações Cadastro de Clientes e Pesquisa de Satisfação de Serviços.

8. Informe se o veículo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;

9. Se a opção Exige Teste estiver marcada o veículo só será liberado após o mecânico realizar o teste;

10. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

Nota:

Caso o parâmetro Minutos de Tolerância entre as Entregas esteja configurado com o intervalo de minutos que pode haver entre uma entrega e outra para que um mesmo consultor técnico, o sistema impede que a OS seja salva.

13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo no oficina);

14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

Notas:

Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Ir para passo 16.

Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.

Para definir como padrão o envio de E-mail e SMS na O.S., basta configurar os parâmetros E-mail Obrigatório no Cadastro do Cliente e Aceita SMS e Aceita E-mail na OS com Valores Sim. Ao incluir o veículo na O.S., o sistema verifica o e-mail do cliente em seu cadastro, se o e-mail não estiver cadastrado ou estiver cadastrado errado, a mensagem "Para utilizar a marcação de SMS e Email como default, é necessário que o parâmetro de obrigatoriedade de e-mail no cadastro de cliente esteja informado!" aparece impedindo o uso da funcionalidade.

15. Preencha os campos e-mail e telefone. Marque as opções Aceita Receber E-mail e/ou Aceita Receber SMS e Clique OK;

Nota:

Para desativar o envio basta desmarcar as opções Aceita Receber E-mail e/ou Aceita Receber SMS. Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou SMS se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado.

16. Na janela Inclusão Ordem de Serviço, clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Notas:

Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez em que for informar o código do veículo e clicar diretamente no botão Confirmar sem dar TAB, o sistema realiza a checagem de campanha (o aviso de que o veículo possui campanha é disparado), conforme mensagem abaixo.

Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, ao incluir serviços de campanha na OS, o sistema verifica a data de atualização de campanha, caso a data de atualização seja diferente da data atual, grava no log a base de dados desatualizada e envia um e-mail para os usuários com informações da campanha. Para isto, é necessário que a opção Recebe E-mail de Campanhas Desatualizadas esteja marcada, no Cadastro de Usuários; ter uma campanha configurada para um modelo de veículos, no Cadastro de Campanhas; ter uma campanha associada a um TMO, informando o número da nova campanha, no Cadastro de T.M.O.; e em seguida criar uma OS para o veículo com o modelo que contenha a nova campanha para que o serviço associe automaticamente a campanha e envie e-mail para os usuários. Este processo pode ser realizado também no módulo AutoCentro.

Ao criar uma OS para um veículo com modelo que contenha a nova campanha, o sistema emite mensagem:

Nota:

Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez ao consultar uma campanha desatualizada, o sistema testa se existem dados na tabela atualização. Caso não, verifica se a data de cadastro da campanha é maior que um dia da data atual, se for o sistema mostra a mensagem:

Nota:

Ao abrir uma O.S. de cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados no agendamento, podendo alterar/incluir serviços e peças, conforme procedimento abaixo. Maiores informações, ver documentação Agendamento.

Informações da Tela

Freqüência - informa detalhes das visitas do carro a concessionária:

a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).

b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.

c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).

Limite - informa o limite de crédito do cliente.

Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.

Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.

Última pesquisa SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual a nota Corte aparece o ícone (indicando satisfeito); se for menor, aparece (indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.

Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.

Situação do Cliente - informa através de ícone, a situação do cliente, registrada no seu cadastro:

1. liberado para realizar serviço.

2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.

3. possui pagamentos pendentes.

4. bloqueado para Oficina.

Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.

Abertura - data e hora da abertura da O.S.

17. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir ou Kit;

Notas:

Cada O.S. pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, garantia, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O correspondente ao serviço em questão.

Caso o parâmetro Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.

Toda vez em que cada consultor técnico for incluir um novo tipo de serviço na OS, o sistema verifica a quantidade de OS pendentes. Caso a quantidade máxima de OS Pendentes seja atingida, a mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XX Máximo Permitido - XX" aparece e impede que a inclusão seja realizada. A limitação é feita através do Cadastro de Usuários, definindo a quantidade máxima de OS's pendentes de cada consultor, no campo Limite de O.S. Pendente.

Todos os serviços feitos em veículos novos será feito uma franquia para a montadora pagar, e se o valor for menor que R$ 500,00 apenas a montadora irá pagar. Para isto, basta configurar o parâmetro Tipo da OS que não vai entrar no Regime Especial com o tipo de OS (AF – Allrisk FIAT) que não se enquadra no regime especial e gerar nota de entrada com a OS contendo o tipo de OS de acordo com a que foi especificada no parâmetro. Desta forma, o novo tipo de OS (AF – Allrisk FIAT) não entrará no regime especial. Esta melhoria é válida apenas para as concessionárias de bandeira Fiat.

Utilize o botão () informar o diagnóstico dos serviços realizados. Para visualizar os diagnósticos e reparos dos serviços, basta configurar Modelo de Impressão da O.S. com Valor 96.

Incluindo serviço através da opção Kit:

18. Na janela Kit's Disponíveis para o Veículo, selecione o Tipo de O.S.;

Para pesquisar um serviço ou cardápio/Kit específico, digite o nome no campo Card./Kit.

Para selecionar os opcionais vinculantes que irá fazer parte do kit, basta selecioná-lo no campo Opc.Vinc.

19. Clique Pesquisar;

20. Aparecerão os Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Kit;

21. Para visualizar informações sobre o serviço e produto associados ao Kit, clique Detalhes;

22. Clique Voltar. Na janela Kit's Disponíveis para o Veículo, clique Adicionar;

23. O serviço é cadastrado. Clique OK. Ir para passo 30;

Incluindo serviço através da opção Incluir:

24. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

25. Digite o TMO ou selecione através do ;

Nota:

O sistema verifica o preenchimento das opções Cobrar do Cliente e Executar o Serviço ao digitar o código do TMO e clicar fora do campo, sem ter pressionado a tecla TAB.

26. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;

27. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;

28. Clique TAB para trazer as informações da TMO;

Notas:

Toda vez em que for incluir serviço de Revisão na OS e este já tenha sido executado, o sistema emite mensagem abaixo informando que o serviço de revisão já foi executado no veículo. Se desejar executá-lo novamente, clique em Sim.

Caso o T.M.O. esteja definido para executar serviço, o sistema marca por default a opção "Executar o Serviço" e ativa botão para execução do serviço no momento de incluir serviço na OS. Maiores informações, ver documentação Cadastro de T.M.O.

Toda vez em que for inserir uma TMO na O.S., o sistema verifica a quilometragem definida no Cadastro de T.M.O. Caso o valor da quilometragem atual do veículo seja maior do que o permitido para a TMO, a mensagem abaixo aparece. Com isto, obtendo-se um controle na abertura de O.S. para valores limites na revisão do veículo. Este procedimento é utilizando apenas pelas concessionárias de bandeira Honda.

O campo "Retorno" serve para informar o código de retorno EXTERNO, quando o serviço for um retorno externo e o número da O.S. Original e o Tipo de OS (Reclamação) terão que estar preenchidos. E o campo "BOX" serve para informar o código do box. Estes campos são utilizados apenas pela bandeira Honda.

29. Preencha os campos Descrição do Inconveniente e-SIGI com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto(%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;

Notas:

Caso o parâmetro Bloqueia Campos de Desconto na Tela W_SOF_OS_TM1 esteja com Valor Sim, os campos "Desconto (%)" e "Valor Desconto" ficam bloqueados.

Caso o parâmetro Deseja Habilitar Campo Hora ou Tempo do TMO esteja configurado com Valor Sim, o campo "Total de Horas" será habilitado.

Os campos "Descrição do Inconveniente e-SIGI" e "Obs. inconveniente etiqueta peça" não permitem alterações, caso o TMO já tenha sido encerrado. A nomenclatura destes campos é visualizada apenas pelas concessionárias de bandeira Fiat. Já para as demais bandeiras a nomenclatura será "Observação" e "Observação do Inconveniente", respectivamente.

30. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;

Notas:

O campo "Distribuição da Oficina" pode ser configurado para mostrar somente os mecânicos associados a(s) empresa(s) habilitadas no cadastro de usuários. Para tanto, basta associar o funcionário à sua empresa de lotação e em seguida configurar parâmetro Considera Empresa nos Drop Downs de Funcionários com valor S (Sim). Maiores informações, ver respectivamente: Cadastro de Usuários e Requisição de Compras pela Oficina.

Apenas para as concessionárias de bandeira Ford, a nomenclatura do campo "Anomalia" será visualizada como "Defeito".

O.S. Original - é habilitado quando o tipo de ordem de serviço for de reclamação. Ver documentação Tipos de O.S.

Fastbox - é valida somente para serviços rápidos, geralmente realizados na recepção. Ou seja, apenas marcar esta opção quando for serviços de manutenção básica e rotineira. Geralmente são realizados num prazo de até 2 horas (troca de óleo, pastilhas de freio, filtro de ar e óleo, alinhamento e balanceamento, etc.).

Nota:

Apenas para as concessionárias de bandeira Honda, a nomenclatura do campo "Fast-Box" passa a ser "Serv. Expresso".

Solicitado pelo Cliente - para Tipo de O.S. solicitada pelo cliente. Se não estiver marcado é habilitado o campo de T.M.O de Diagnóstico.

T.M.O de Diagnóstico - vistoria inicial do veículo. Indica qual tipo de grupo que serviço pertence.

N.F. de Terceiros - nº. da Nota Fiscal do serviço realizado por terceiros em garantia.

Peças - fica habilitado quando a OS já possui peças associadas. Toda vez em que for informar a data e quilometragem anterior, o sistema realiza a verificação. Se a data anterior informada for maior do que a data de Abertura da OS, o sistema emite mensagem "A Dt. Inter. Anterior deve ser menor ou igual à da OS em questão". E se a quilometragem anterior informada for maior do que a Km Atual da data de abertura da OS, a mensagem "A Km Anterior deve ser menor ou igual à da OS em questão" aparece.

Trc. do Câmbio - para indicar se houve troca completa do câmbio ou não. O check box só será habilitado se a opção Exige nº Câmbio estiver marcada, no Cadastro de T.M.O. Se existir na OS algum serviço que tenha exigido troca completa do câmbio, exigirá autorização da montadora e será listada automaticamente para exportação.

Anomalia - se o tipo de OS for garantia, faz necessário selecionar a anomalia da peça. As anomalias são cadastradas através da Tabela Anomalias de Peças.

Não Exec Serv - significa que o serviço será executado; se o serviço não for realizado, ficará visível o Exec Serv. Para alterar a informação basta clicar no botão.

Não Cobrar - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar. Para alterar a informação basta clicar no botão.

Nota:

Toda vez em que o parâmetro Ativa Sistema PAF - ECF estiver configurado com Valor Sim e o Tipo de O.S. for do grupo Cliente, o sistema impede que o serviço seja gravado sem cobrar do cliente e mostra a mensagem abaixo. Desta forma, as notas fiscais emitidas passam a não conter serviços com valores zerados.

31. Clique OK;

32. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

Notas:

Toda vez em que for inserir/alterar/excluir algum serviço, o sistema reordena os itens de garantia por ordem alfabética automaticamente. Como irá funcionar: ao cancelar o serviço do item B, o item C irá se transformar em B e o item D irá se transformar em C.

Toda vez em que for informar um preço fechado maior (que a soma original das peças e serviços) em um kit na ordem de serviço, sistema aumenta o valor das horas do serviço (atribuído ao primeiro serviço), de forma proporcional ao aumento do seu valor e das horas. A demonstração das horas são visualizadas na tela de Serviços da O.S. Exemplo: se o serviço foi acrescido de 10% em seu valor, logo as horas também vão sofrer acréscimo em 10%. A inclusão de kit com preço fechado também se aplica para os processos de Orçamento e do módulo de AutoCentro.

Nota:

Ao tentar alterar o serviço após a emissão da nota fiscal de OS de Garantia e o parâmetro Bloquear Tela de Serviços Após Emissão da NF esteja configurado com Valor Sim o sistema emite uma mensagem informando que a tela de serviços está bloqueada para alteração e que a OS possui NF emitida.

33. Na janela Inclusão da Ordem de Serviço, clique Confirma;

Notas:

Toda vez em que for confirmar a inclusão de uma ordem de serviço e o parâmetro Utilizar Conceito de OS Mãe em OS estiver configurado com Valor Sim, o sistema verifique na base de dados a existência de OS's de garantias cadastradas para o mesmo chassi de veículo. Caso exista, a mensagem abaixo aparece solicitando a associação da OS mãe com a OS filha, basta clicar em Sim na tela de Atenção para confirmar o procedimento. Em seguida a tela Associação de OS Mãe é aberta para escolha da OS mãe, após isto a OS filha será salva associada a OS mãe.

Toda vez em que for Incluir/Alterar uma Ordem de Serviço e clicar em Sair sem salvar as informações, o sistema emite mensagem: "Deseja sair sem salvar?". Desta forma, impedindo sair da tela sem salvar as informações.

O sistema inclui automaticamente o serviço padrão associado ao Tipo de OS cadastrada.

34. Os campos E-mail e/ou SMS são marcados automaticamente, aparecendo a mensagem abaixo. Ao clicar Sim, abrirá a janela Alteração de E-mail (ver passos 14 e 15). Se clicar Não, irá para tela de impressão da O.S.;

35. Clique Sim para imprimir Ordem de Serviço;

36. No campo Impressão selecione a opção Ordem de Serviço;

Nota:

Ao imprimir o Comprovante Recall serão visualizados apenas os serviços executados. Para realizar a impressão deste comprovante, acesse o tópico Inserindo na O.S. um Veículo que Contenha uma Campanha do Tipo Recall.

37. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;

Nota:

Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.

Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.

Tipo de O.S. - este campo é habilitado somente quando a opção Montadora é marcada. Deve-se selecionar o tipo de O.S. que será em garantia.

38. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;

Notas:

Caso o parâmetro Informar o Valor Default do Checkbox Imprime Sub-Ordem esteja com Valor Sim, o sistema marca por default o checkbox Imprime Sub-Ordem.

Caso o parâmetro Imprime Múltiplas Subordens por Folha esteja configurado com Valor Sim, o sistema imprime mais de uma subordem por folha na impressão da OS. Para isto, basta marcar a opção Imprime Sub-Ordem.

Caso o parâmetro Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema mostra o checkbox Imprime Pré-Requisição.

Caso o parâmetro Modelo de Impressão da O.S. esteja configurado com Valor 64, o campo Tipo de O.S. será habilitado, permitindo a seleção do tipo de O.S. na impressão.

39. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo; a opção Vistoria para visualizar o relatório de vistoria; marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo ou marque a opção Verso para visualizar o verso da ordem de serviço;

Notas:

A opção Verso estará disponível apenas quando o Modelo de Impressão da O.S. estiver configurado com Valor PAF_94.
Ao definir o Modelo de OS Específico na Tabela Tipos de O.S. e marcar a opção Montadora no campo Padrão, o sistema desconsidera a configuração do parâmetro Modelo de Impressão da O.S.

40. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir.

Nota:

Na impressão, aparece a autorização para envio de mensagem via e-mail ou sms.

41. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Vinculando O.S. ao Orçamento.

Vinculando O.S. ao Orçamento

MÓDULO OFICINA

Após abertura de ordem de serviço, a O.S. pode ser associada a um orçamento. Este orçamento pode ser criado no momento da vinculação ou já ter sido criado anteriormente.

Se não for associá-la ao orçamento, ir para Distribuindo O.S. para Produtivo.

Maiores informações sobre associar O.S. à orçamento, ver documentação Orçamento.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Orçamento;

3. Siga os procedimentos da documentação de Orçamento. Após isto, ir para tópico Distribuindo O.S. para Produtivo.

Distribuindo O.S. para Produtivo

MÓDULO OFICINA

Para executar serviço, o chefe da oficina definirá qual produtivo (mecânico) irá realizar o serviço.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Definir Produtivo;

3. Na janela Tipo de Ordem de Serviço, marque o(s) serviço(s) e clique Def. Prod.;

4. Selecione a Equipe, marque o Produtivo e clique OK;

5. O produtivo foi cadastrado. Clique Voltar;

6. Ir para tópico Requisitando Peças.

Requisitando Peças

MÓDULO OFICINA

Caso seja necessário utilizar peças para a execução do serviço, deve-se abrir uma requisição de peças. Ao gerar a requisição, é impressa uma lista no almoxarifado onde será identificado qual peça está sendo requisitada. Com esta lista, o estoque libera a peça para a Oficina.

Se o produto não tiver saldo em estoque, pode-se abrir uma Requisição de Compra. Ver documentação Requisição de Compras pela Oficina.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Requisição;

3. Na janela Requisição de Materiais, clique Incluir;

Notas:

Toda vez em que for incluir a requisição de peças, o sistema verifica a quantidade de dias definida no parâmetro Bloqueia Requisição de Materiais Após X Dias da Abertura da Ordem de Serviço. Se a quantidade de dias for superior à data em que a OS foi aberta, o sistema impede que a requisição seja feita, até que o gerente autorize. Caso o parâmetro esteja configurado com Valor 0, o sistema funciona normalmente, sem a autorização do gerente.

É possível visualizar as requisições de compras de materiais, basta clicar no botão Requisição Compra. Assim como desvincular o produto da OS e cancelar a requisição de compra, nesta tela.

Os botões de "Desvincular" e "Cancelar", na tela de Requisições de Compra podem ser desabilitados. Para isto, basta restringir o acesso dos botões através da janela "Grupo x Sistema x Janela x Botão", no Cadastro de Grupos de Usuários, no módulo de Segurança.

4. Selecione o Mecânico e clique TAB. Aparecerá o serviço cadastrado nesta O.S. Para incluir produtos na requisição, selecione o serviço e clique Incluir;

Notas:

Apenas para as concessionárias de bandeira Iveco, é possível retornar as peças selecionadas através do Agendamento, para que ocorra a requisição. Sendo assim, ao clicar no botão Incluir será aberta a janela Produtos do Kit p/ Requisição de Materiais.

Toda vez que for incluir uma requisição de material de uma peça já requisitada na OS, o sistema emite a seguinte mensagem abaixo:

5. Digite o código do produto ou selecione através da opção ;

Nota:

Ao incluir uma requisição de material o sistema verifica se o tipo de OS permite ou não a requisição de material. Basta marcar a opção Permite Req. Peças na Tabela Tipos de O.S. para aceitar a requisição no tipo de O.S. Maiores informações, acesse: Tipos de O.S.

6. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção. Clique OK;

7. Selecione o produto e clique Voltar;

8. Informe a quantidade e clique OK. Clique Voltar;

Notas:

Toda vez em que for requisitar uma quantidade maior de peça para uma OS, o sistema sugere a transferência automática entre estoques de peças e oficina, emitindo mensagem abaixo. Após confirmar a transferência, a ficha de movimento com a quantidade pendente para a OS é impressa, de acordo com a impressora configurada no parâmetro Filtro da Ficha de Movimento na Transferência Automática. Se o parâmetro Impressora de Bobina (L.SEP., L.DEV., R.MAT.) estiver com Valor Sim, um relatório adaptado ao tamanho da impressora de bobina será emitido.

Toda vez em que o tipo de OS utilizado na opção Requisita no campo Peças estiver configurado para Última Compra, o sistema traz o valor de custo da peça, ou seja, o valor unitário mais os impostos, no momento de informar o código do Produto na requisição de peças da OS. O valor do produto unitário já com os impostos é visualizado através da tela de Últimas compras do produto.

O campo Intercambiáveis exibe as informações do código do produto, a quantidade dos produtos em estoque, o valor do produto, local e a descrição dos produtos similares.

9. O produto foi requisitado. Clique Voltar;

10. Na janela Impressão da Requisição de Materiais, clique Imprimir. Sairá uma lista com a requisição da peça no almoxarifado;

Notas:

É possível visualizar as informações do Estoque Anterior a requisição e do Estoque Atual, na impressão da requisição de materiais, assim como na devolução. Basta configurar o parâmetro IMPRIME REQ. MATERIAL COM ESTOQUE? com Valor Sim.

Caso o parâmetro Quantas Requisições Imprimem por Página na OS esteja determinando a quantidade de requisições a serem impressas por página, o sistema imprime esta quantidade de requisições de compra em uma única folha.

Utilize o parâmetro Define Modelo Impressão de Requisição de Materiais para definir o modelo ("0", "1", "2", "3" ou "5") de impressão da requisição de materiais.

11. Clique Sair. Após chegada da peça, o serviço já pode ser executado. Ir para passo Executando Serviço.

Executando Serviço

MÓDULO OFICINA

Após chegada da peça, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço. Esta marcação é realizada através da opção Marcação de Tempo.

Após executar serviço, o veículo deve ser testado.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Teste;

3. Na janela Teste de Veículo, clique Incluir;

4. Selecione o testador. Informe a placa de experiência, data e hora e clique OK;

Nota:

Para visualizar as placas de experiências utilizadas durante os testes em veículos dos serviços executados, acesse: Relatório Registro de Placa de Experiência.

5. Clique Sim para imprimir boleto de teste;

6. Clique Preview para visualizar o boleto;

7. Para imprimir clique Imprimir;

8. O testador irá testar o veículo. Após teste, informa as considerações sobre o teste no sistema, clicando Confirmar;

9. Digite as informações sobre o teste no campo Observação. Se houver algum serviço que necessita de ajuste, clique TMO para marcá-lo;

10. Selecione o TMO que apresentou problema e clique OK;

O produtivo terá que reavaliar o problema apresentado e após correção, solicitar que o testador realize o teste novamente.

Nota:

A coluna Retorno serve para informar o motivo de retorno interno. Este campo é utilizado apenas pela bandeira Honda.

11. Se não houver problema no teste, marque a opção Serviço OK e clique OK;

12. O veículo foi testado. Clique Voltar. Ir para tópico Encerrando O.S.

Encerrando O.S.

MÓDULO OFICINA

Após conclusão do serviço (execução e teste), o serviço deve ser encerrado.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Encerrar;

Notas:

Toda vez em que for encerrar o serviço da OS e o tipo de OS exigir vendedor (opção Exige vendedor no tipo de O.S.marcada), o sistema verifica se o vendedor foi definido, caso contrário a mensagem "Tipo de O.S. exige que um vendedor seja associado" aparece e impede que o serviço da OS seja encerrado até que o vendedor seja informado.

Caso o parâmetro Permite Encerrar Tipo de OS com Requisição de Compra em Aberto sem Cancelá-las esteja configurado com Valor Não, o sistema desabilita o botão Encerrar e impede que o tipo de OS seja encerrado sem cancelar a requisição primeiro. Se for configurado com Valor Sim, o sistema encerra o tipo de OS com requisição em aberto.

4. Para Serviço em Garantia cujo TMO exige a numeração do motor e/ou câmbio, aparece mensagem abaixo. Clique Sim para cadastrar dados do veículo. Se o serviço não for garantia, ir para passo 6;

5. Informe a numeração do motor e/ou câmbio e clique OK;

6. Informe o motivo do encerramento;

Notas:

O encerramento do tipo de OS será de acordo com a configuração estabelecida no parâmetro Permite Encerrar Tipo de OS Gerente/Supervisor/Livre. Se o parâmetro estiver configurado com Valor G, apenas o gerente poderá encerrar mediante apresentação de senha, se o valor for S, apenas o supervisor poderá encerrar mediante apresentação de senha e se for L, qualquer usuário poderá encerrar o tipo de OS.

Apenas para as concessionárias de bandeira Kia, toda vez em que for encerrar o tipo de OS, o sistema obriga preencher a ficha de acompanhamento. Caso a ficha de acompanhamento não seja preenchida, ao tentar encerrar o tipo de OS, a mensagem "O Tipo de O.S. não pode ser finalizado. Para bandeira KIA é obrigatório o preenchimento da Ficha de Acompanhamento da O.S." aparece.

7. Para enviar mensagem via e-mail ou sms ao cliente, marque as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS e clique OK;

Notas:

Se for marcada as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS, o cliente receberá mensagem da O.S. quando esta for encerrada. O cliente recebe uma única vez e-mail/sms por O.S.

Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou sms se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado.

A mensagem recebida pelo cliente é configurada no módulo de Segurança. Ver documentação Cadastro de Mensagens.

O sistema registra uma ocorrência sobre o envio da mensagem no cadastro do cliente.

8. Se o serviço for realizado em veículo semi-novo com garantia estendida e o Tipo de O.S. for Departamento, aparecerá uma janela informando a quantidade de meses da garantia;

Nota:

Maiores informações sobre extensão de garantia, ver documentação: Cadastro de Veículos.

9. O serviço foi encerrado. Ir para tópico Emitindo Nota Fiscal.

A opção Encerrar é alterada para Reabrir .

Emitindo Nota Fiscal

MÓDULO OFICINA

A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique N.F.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Incluir;

As notas de serviços e peças são emitidas separadamente.

4. Selecione o tipo de documento Cupom, a Forma de Pagamento e se for cartão, o nome do Cartão de Crédito. Se a O.S. for de Garantia, o tipo de documento é Nota Fiscal;

Notas:

Ao configurar o parâmetro Obriga Emissão de Nota Fiscal ao Invés de Cupom para Serviço a Pessoa Jurídica com os Valores S ou I, o sistema não habilita o Tipo de Documento para seleção das opções NF Série Única e Cupom Fiscal.

As opções de Seguradora somente estarão habilitadas para preenchimento se a ordem de serviço for para Seguradora. E se o parâmetro Obriga Preenchimento do Número do SINISTRO para Seguradora estiver configurado com Valor Sim, o sistema obriga informar o número do Sinistro, caso este não seja informado, a mensagem "Para esse tipo de OS é obrigatório informar o número do sinistro" aparece impedindo a emissão da nota.

O botão Desc.Franq. serve para alterar o desconto de franquia, mas para isso a nota fiscal/cupom fiscal tem que ser de seguradora (V3).

Para os pagamentos que geram títulos, o agente cobrador pode ser selecionado na janela ou configurado na Tabela Tipos de Títulos. Se o título estiver com agente cobrador configurado, ao emitir a NF, o sistema verifica se o agente cobrador selecionado confere com o do título; se for diferente, o sistema considera o agente cobrador cadastrado no título.

Se o produto for classificado como Importado e parâmetro Calcula IPI na Nota de Saída estiver configurado com Valor Sim, o sistema considera o valor do IPI do produto, na Pré-Nota da Nota Fiscal de Saída da OS.

5. Para conceder descontos, clique em Desc. Peças ou Desc. Serv.;

As opções só ficam habilitadas para suas respectivas notas.

6. Na janela de Descontos, clique Alterar;

7. Informe o percentual de desconto e clique OK;

Solicite autorização de desconto, quando este for concedido acima do estabelecido. Ver tópico Autorizando Desconto.

Notas:

Caso o parâmetro Criticar Margem no Desconto de Peças no Oficina esteja com Valor Sim, o sistema verifique a margem no ato do desconto de peças na emissão da NF. Se a margem de lucro for menor do que a margem mínima do vendedor, o sistema impede que o desconto seja dado, antes de imprimir a NF e após o encerramento da OS.

Caso o usuário possua desconto acima do permitido, o sistema permite emitir nota fiscal mesmo estando fora dos limites da margem mínima, ou seja, vender a peça com margem negativa.

8. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;

9. Clique OK;

Notas:

Toda vez em que for emitir nota de saída, o sistema verifica se o cliente possui adiantamento. Se sim, será aberta a nova tela "Títulos da Liquidação" com o saldo e empresa do adiantamento, permitindo também alterar a forma de pagamento da nota, para que seja usado o adiantamento.

Toda vez em que for emitir nota para um tipo de OS Cliente e a margem for menor que a margem mínima do gerente ou do vendedor, o sistema emite a mensagem "Margem menor do que margem Mínima do Gerente ou Vendedor" sinalizando.

Toda vez em que for emitir a nota da ordem de serviço que esta com um departamento associado ao tipo de OS, o sistema contabiliza a receita e custos para determinado departamento, assim como as taxas de recebimento e outros lançamentos que fazem referência ao departamento da nota fiscal.

Toda vez em que for emitir nota para um tipo de OS Garantia, o sistema envia um e-mail com o Danf-e para a montadora. O e-mail é configurado através do parâmetro E-mail para Envio do Danf-e quando a OS for Garantia.

Toda vez em que for emitir a nota fiscal da OS, o sistema verifica se a Condição de Pagamento, o Agente Cobrador e o Tipo de Cobrança (tanto para cliente quanto para seguradora) estão disponíveis para as duas naturezas de operação (produto/serviço). Se as naturezas não estiverem disponíveis, a mensagem "Condição de Pagamento XXX (Cliente) deve estar disponível para ambas as Naturezas de Operação XXXX (Produto) e XXXX (Serviço)." aparece impedindo que a nota seja emitada. Vale ressaltar que a mensagem se altera de acordo com o contexto de cada situação.

Toda vez em que o responsável pelo frete (botão Transport.) não for informado na emissão da nota, o sistema considera por default o emitente, ou seja, a opção Frete por Conta do Emitente (CIF) é marcada automaticamente.

10. Para realizar a impressão da nota fiscal em serviços em formulário por RPS (Recibo Provisório de Serviços), de acordo com a Portaria Nº 0862/2007 de Manaus-AM. Vale ressaltar que para a emissão do RPS, a nota fiscal deve possuir série "S" (Serviços) e é necessário configurar os seguintes parâmetros: Emite NF de Peças/Serviços com Numeração Separada, Substituir Emissão de NF por RPS para Serviços, Modelo do Recibo Provisório de Serviços e Filtro da Impressora do RPS.

O RPS pode ser impresso através dos módulos: AutoCentro, Estoque de Peças, FastService e Oficina.

11. Selecione o tipo da forma de pagamento. Clique OK;

12. O cupom é gerado. O cliente efetua pagamento no caixa e após isto, o cupom é impresso. Ir para tópico Liberando Veículo para Entrega.

Nota:

O veículo também pode ser liberado no momento da impressão da Nota, ver tópico Liberação de Veículo na Emissão da NF.

Liberando Veículo para Entrega

MÓDULO OFICINA

Após emissão da nota e pagamento do cliente, o veículo é liberado para entrega. O veículo também pode ser liberado no momento da impressão da Nota, ver tópico Liberação de Veículo na Emissão da NF.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Libera;

Notas:

Caso a opção Liberação de Veículo com Faturamento esteja marcada na Tabela Tipos de O.S. só será possível realizar a entrega do veículo após a emissão da nota fiscal. Caso tente liberar o veículo de forma avulsa, o sistema emite mensagem: "Existem Tipos de OS não faturados, que foram configurados para somente liberar o veículo após emissão de nota." impedindo que o veículo seja liberado. Vale ressaltar que os tipos de OS (V2, V3 e V6) são exceções, ou seja, a liberação avulsa do veículo pode ser feita normalmente.

Uma vez liberado, a opção Libera altera para Retorno do Veículo.

Caso o parâmetro Permitir Reimpressão da Autorização para Liberação de Veículo esteja configurado com Valor Sim, o sistema autoriza a reimpressão da autorização para liberação de veículo.

3. Informe o motivo e clique OK;

Nota:

O.S.’s - mostra as O.S. não liberadas do veículo.

4. Clique Sim para imprimir documento de liberação;

5. Clique Preview para visualizar liberação.

6. Para imprimir, clique Imprimir;

7. O veículo foi liberado e pode ser entregue ao cliente.

Controle de Emissão de Documentos Fiscais

MÓDULO OFICINA

Esta opção permite configurar o tipo de documento (Cupom Fiscal ou Nota Fiscal), o tipo de OS (Cliente Normal, Garantia, Governo, NTI ou Seguradora), o tipo de item da nota (Produto ou Serviço), o tipo de cliente (Pessoa Jurídica ou Pessoa Física) e se o cliente é contribuinte ou não de ICMS. Para isto, basta configurar o parâmetro Obriga Emissão de Nota Fiscal ao Invés de Cupom para Serviço a Pessoa Jurídica com Valor Sim e emitir a nota no módulo Oficina sem precisar configurar o Documento Fiscal (DANFE / Cupom Fiscal), pois as configurações já foram feitas nesta opção.

1. No menu principal, clique Opções e Controle de Emissão de Documentos Fiscais;

2. Na janela Controle de Emissão de Documentos Fiscais clique Incluir;

3. Selecione o Tipo de Venda (Cliente Normal, Garantia, Governo, NTI ou Seguradora), a restrição da emissão de documentos fiscais Dentro/Fora Estado (Dentro ou Fora), o Item do Documento (Produto ou Serviço), o Tipo de Cliente (Pessoa Jurídica ou Pessoa Física), se o cliente é Contribuinte de ICMS ou não e o Tipo de Documento a Gerar (Cupom Fiscal ou Nota Fiscal). Clique Confirma.

Exemplo de como a tela será visualizada ao emitir uma nota no módulo de Oficina (sem a opção Documento Fiscal: DANFE e Cupom Fiscal) para seleção:

Caso não haja uma configuração de documento que coincida com as informações da nota e cliente, o sistema emite um alerta sinalizando que não existe uma configuração cadastrada para os parâmetros da Nota Fiscal.

Se a coluna "Dentro/Fora Estado" estiver configurada, o sistema inclui como regra para emissão do documento e emite a mensagem abaixo:

Caso contrário, o sistema desconsidera a informação da coluna "Dentro/Fora Estado" e foca apenas nos outros parâmetros já existentes, conforme a mensagem abaixo: