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Edição de 15h48min de 30 de abril de 2012

Introdução

A principal função da Garantia é enviar informações eletrônicas para a Dafra, dos clientes que realizaram serviços em garantia. Estas informações servem para a montadora pagar a concessionária pelos serviços executados e pelas peças trocadas em garantia.

O processo de garantia é diário, em função dos prazos para o envio das informações e pagamento. Para realizar o processo de garantia corretamente, a Concessionária deve:

1. Configurar o T.M.O de Garantia. Ver documentação Cadastro de T.M.O.

2. Utilizar Tipo de Ordem de Serviço em Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.

Gerando SG no Encerramento da OS

Configurações

Exige Informações de Garantia no Serviço

Gera SG ao Emitir a NF (Nota Fiscal)

Gera SG de Revisões para tipo de OS de Cliente

Tabela Anomalias de Peças

Tabela Tipos de Garantia

Tabela Tipos de O.S.

Abrindo O.S. de Garantia

Como Abrir O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Clique Incluir;

Nota:

• Para abrir O.S., o veículo e o cliente devem estar cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

7. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

8. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

9. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);

10. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

Nota:

• Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.

11. Clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Entendendo os campos:

Limite - informa o limite de crédito do cliente.

Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.

Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.

Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.

Abertura - data e hora da abertura da O.S.

12. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

13. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

Nota:

• O tipo de O.S. tem que pertencer ao grupo Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.

14. Digite o T.M.O ou selecione através de . Clique TAB para trazer as informações do TMO;

15. Em seguida preencha as informações de garantia e clique OK;

Entendendo os botões:

Não Exec Serv - significa que o serviço será executado; se o serviço não for realizado, ficará visível o Exec Serv. Para alterar a informação basta clicar no botão.

Não Cobrar - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar. Para alterar a informação basta clicar no botão.

16. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

17. Na janela Inclusão da Ordem de Serviço, clique Confirma;

18. Clique Sim para imprimir Ordem de Serviço;

19. Selecione o modelo de impressão no campo Padrão: Normal ou Montadora;

20. Selecione o Tipo de O.S;

21. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;

22. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;

23. Clique Preview;

24. Para imprimir a ordem, clique Imprimir.

Como Encerrar O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

Após conclusão do serviço (execução e teste), o serviço deve ser encerrado. Antes de finalizar o serviço, faz-se necessário antes realizar a Marcação de Tempo.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Encerrar;

4. Informe o Motivo do encerramento;

5. O serviço foi encerrado. Clique Voltar.

A opção Encerrar é alterada para Reabrir .

Depois de encerrada a OS, a mesma aparece na tela de "Manutenção de S.G." como "Pendente" por "Transferência". Através desta janela que é feito todo tipo de manutenção.

Realizando Exportação de O.S.'s

Como Realizar Exportação de O.S.'s

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

O arquivo gerado através desta opção é enviado ao fabricante. Caso alguma OS esteja com dados incompletos, faz-se necessário complementá-los através da opção Solicitação de Garantia, conforme tópico Verificando OS com Dados de Garantia Incompletos para em seguida exportar o arquivo.

Importante:

• Caso a OS tenhas ambos os casos (Garantia e Garantia Revisão), o que prevalece para o sistema é o registro do último tipo de OS encerrado. Isto porque a Dafra trabalha somente com a OS e não com os tipos das OS's. Neste caso, o arquivo tem que ser gerado com todos os itens. Se a OS possuir os dois tipos e o último a ser encerrado for o de Garantia Revisão, na tela de Exportação de O.S's onde o arquivo é exportado, a OS vai aparecer na opção de Revisão Gratuita. Caso queira modificar o tipo da OS para garantia, basta acessar a opção Serviços\Solicitação de Garantia e alterar o Tipo O.S, na tela de Manutenção de S.G.

1. No menu principal, clique Arquivo e Exportação de O.S's;

2. Na janela Exportação de O.S's informe o nome do arquivo e diretório, no campo Arquivo ou clique em () para selecionar o diretório;

3. Informe o período de Abertura da OS e clique em TAB;

4. Selecione a opção Garantia, Revisão Gratuita ou Revisão Paga, de acordo com o tipo de OS;

Entendendo as opções:

Garantia: todas as OSs de serviços realizados em garantia e que serão reembolsadas pela montadora.

Revisão Gratuita: todas as OSs de revisões gratuitas e que não serão reembolsadas pela montadora.

Revisão Paga: todas as OSs de revisões pagas e que serão reembolsadas pela montadora.

Nota:

• Toda vez em que for exportar a OS e a opção Revisão Gratuita ou Revisão Paga estiver marcada, o sistema não emite critica quando o código de Anomalia estiver vazio.

5. Em seguida clique em Exportar;

Nota:

• Caso a(s) OS(s) não possua(m) peça(s), o sistema emite mensagem sinalizando. Clique Sim para dar continuidade ao processo.

6. Arquivo sendo processado;

7. Exportação concluída. Clique OK;

8. Arquivo é salvo no diretório informado na exportação.

Depois de gerado, o sistema entende que o arquivo foi enviado para o fabricante e coloca a data da transferência. Caso tenha esquecido de marcar algum item da OS é possível gerar o arquivo novamente.

Depois de enviado o arquivo, o status da OS é modificado para "Pendente por Confirmação". E a confirmação pode ser feita manualmente ou Importando o Arquivo de Aceite.

Para realizar manualmente, basta clicar no botão de "Confirmação" e informar o "Nº S.G." (número da SG). Conforme procedimento abaixo:

Importando Solicitação de Garantia Aceitas

Como Importar Solicitação de Garantia Aceitas

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

Através da opção Importar SG's Aceitas é possível importar os arquivos de aceite.

Apenas as OS’s Pendentes por transferência sem número de SGR serão atualizadas. Logo após a importação é possível visualizar as OS’s que foram atualizadas (saíram do estado pendente de transferência para pendente de Pagamento), através da Solicitação de Garantia.

Os dados do aceite são enviados no formato texto com a extensão CVS onde os dados são separados por ponto e vírgula. Exemplo: "NR OS; NR SRG; VALOR TOTAL;" Faz-se necessário ter o ponto e vírgula no final.

O sistema procura na tela de Manutenção de SG o número da OS e coloca nela o número da SG que está no arquivo. O valor que vem no arquivo não é utilizado. Caso o arquivo não tenha essa formatação, o mesmo não será importado e o sistema irá criticar.

Maiores informações sobre o processo, acesse: Importação Solicitação de Garantia Aceitas.

1. No menu principal, clique Arquivo e Importar SG's Aceitas;

2. Na janela Importar SG's Aceitas, informe o diretório do arquivo, ou clique no botão Arquivo;

3. Selecione o arquivo a ser importado e clique Abrir;

4. Clique no botão Processar;

5. Processando arquivo;

6. Importação concluída. Clique OK.

Consultando as O.S.'s Atualizadas

MÓDULO OFICINA

Após a importação do Aceite, o sistema atualiza as O.S.'s que saíram do status Pendente de Transferência para Pendente de Pagamento.

Maiores informações acesse o tópico: Solicitação de Garantia.

Siga o procedimento abaixo para informar manualmente o valor do crédito da SG. Vale ressaltar que o título da SG também é realizado de forma manual, através do módulo de Contas a Receber.

1. No menu principal, clique Serviços e Solicitação de Garantia;

2. Na janela Manutenção de S.G., selecione o status Pendentes e o tipo Pagamento;

3. Seleciona a SG e clique em Crédito;

4. Informe o número da Nota e o Valor do crédito da SG. Clique OK.

Depois de paga, a SG fica no registro de "Pagas" na tela de "Manutenção de SG".

Importando Solicitação de Garantia não Aceitas

Como Importar Solicitação de Garantia não Aceitas

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

A opção Importação SG's não Aceitas, tem por objetivo principal importar os arquivos de OS's retornadas de garantia.

Caso existam OS’s no arquivo que não estejam cadastradas, o sistema emite mensagem sinalizando quais OS's não serão importadas por não estarem cadastradas.

Maiores informações sobre o processo, acesse: Importação Solicitação de Garantia não Aceitas.

1. No menu principal clique Arquivo e Importar SG's não Aceitas;

2. Na janela Importar SG's não Aceitas, informe o diretório ou clique no botão Arquivo;

3. Selecione o arquivo e clique em Abrir;

4. Clique Processar;

5. Processando arquivo;

6. Importação concluída.

Nota:

• Caso existam OS’s no arquivo que não estejam cadastradas, o sistema emite mensagem sinalizando as OS's não serão importadas por não estarem cadastradas.

Relatório O.S.'s Retornadas

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

Através do relatório O.S.'s Retornadas é possível visualizar todas as O.S.'s que foram retornadas.

1. No menu principal clique Relatórios e O.S's Retornadas;

2. Na janela O.S's Retornadas, informe a Data Inicial e a Data Final;

3. Para visualizar o relatório, clique no botão Preview e para Imprimir para imprimi-lo.

Funções Adicionais

Informações da Solicitação de Garantia

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal, clique Serviços e Solicitação de Garantia;

2. A tela de Manutenção de S.G. mostram as solicitações de garantia.

"Status" da solicitação de garantia

Pendentes: mostram todas as OS's pendentes. Caso a OS esteja com alguma informação pendente, as mesmas ficam expostas nesta opção até que sejam completados os dados que ainda estão faltando. Após isto, será possível exportar a OS, através da opção Exportação de O.S.'s.

As OS's podem estar pendentes de:

Transferência: se a SG vier no arquivo de Retorno, a mesma aparece com esse status.

Confirmação: após exportar a solicitação de garantia, através da opção Exportação de O.S.'s, a mesma fica com esse status até que o arquivo de Aceite seja importado.

Pagamento: as OS's ficam com esse status após receber e realizar a importação do arquivo de Aceite da fábrica.

Pagas: mostram todas as OS's pagas.

Canceladas: mostram todas as OS's que foram canceladas.

Revisões: mostram todas as OS's do tipo Revisão e grupo Garantia. O tipo é definido através da Tabela Tipos de O.S.

As OS's podem estar com:

Revisões a Transferir: mostram as OS's do tipo de Revisão a serem transferidas.

Revisões Transferidas: mostram as OS's do tipo de Revisão transferidas.

Todas: mostram todas as OS's pendentes, pagas, canceladas e de revisões.

Entendendo os botões:

Incluir: serve para gerar dados da solicitação de garantia. A SG pode ser: Normal ou Reapresentação.

Alterar: serve para alterar as informações da solicitação de garantia. Além de possibilitar a manutenção nos produtos e serviços da OS.

Consultar: serve para consultar as informações da solicitação de garantia. Além de possibilitar a visualização das informações dos produtos e serviços da OS.

Cancelar: serve para cancelar a solicitação de garantia. Para cancelar faz-se necessário especificar o Motivo do cancelamento.

Confirmação: serve para confirmar a solicitação de garantia. Os seguintes dados são confirmados: Nº S.G., número da O.S., Tipo O.S., Data da confirmação, Hora da confirmação e nome do Funcionário, mas apenas o campo Nº S.G. é para digitar.

Crédito: serve para informar o valor do crédito da solicitação de garantia. Basta informar o número da Nota, Valor e Data.

Trocar itens: serve para trocar os itens dos serviços. Para cada Ordem de Serviço aberta e encerrada é gerado um item de solicitação de garantia.

Entrega de Produtos: serve para realizar confirmar o recebimento das peças da solicitação de garantia.

Etiqueta de Peças: serve para imprimir as etiquetas das solicitações de garantia.

Verificando OS com Dados de Garantia Incompletos

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

Através deste processo é possível verificar a ordem de serviço com dados de garantia incompletos. A ordem de serviço que estiver com este status não será exportada, ou seja, os itens em vermelho estão com dados incompletos só serão exportados depois de corrigidos.

1. No menu principal, clique Arquivo e Exportação de OS's;

2. Na janela Exportação de OS's, selecione a ordem de serviço que esta com os dados de garantia incompletos;

3. A correção é feita através do menu Oficina, Serviços e Solicitação de Garantia;

4. Na janela Manutenção de S.G., selecione a ordem de serviço e clique Alterar;

5. Clique no botão Alterar para verificar os dados incoerentes;

6. Corrija as inconsistências e clique OK;

Depois da correção, a OS fica pronta para exportação. O sistema gera o arquivo dos itens que foram marcados. A DAFRA só aceita um registro por OS. Portanto, não pode ser enviado o arquivo com um item e depois enviar outro arquivo da mesma OS com outro item que o fabricante não vai aceitar.

7. Ordem de Serviço pronta para ser exportada.

Informando a Peça Causa

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal clique Oficina, Serviços e Solicitação de Garantia;

2. Na janela Manutenção de S.G., selecione a ordem de serviço e clique Alterar;

3. Selecione o item do TMO e clique em Produtos SG;

4. Selecione o produto e clique em Alterar;

5. Selecione a Peça Causa. Clique OK.

Emitindo Nota pela Tela de Manutenção da S.G.

MÓDULO OFICINA

Somente para o processo das SG's gerada via encerramento de OS, a nota fiscal de venda poderá ser emitida diretamente pela tela de Manutenção de S.G.

Para emitir a nota fiscal a partir da tela de Manutenção de S.G., o parâmetro Gera SG ao Emitir a NF (Nota Fiscal) deve estar configurado com Valor Não.

1. No menu principal clique Serviços e Solicitação de Garantia;

2. Na janela Manutenção de S.G. selecione o registro de Pagas;

3. Em seguida seleciona a SG e clique em N.F.S.;

4. Utilize a tela abaixo para emitir nota fiscal.

Tentativa de Reabertura da OS com SG Gerada

MÓDULO OFICINA

Se for feito a tentativa de reabertura da OS e a SG estiver gerada, o sistema não irá permitir. Apenas será permitido se a SG for cancelada.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Reabrir;

4. O sistema emite a mensagem abaixo sinalizando que a OS não pode ser reaberta;

Utilize o procedimento abaixo para realizar o cancelamento da S.G:

5. No módulo de Integração Fábrica, clique Arquivo e Exportação de O.S's;

6. Informe o período de Abertura da OS;

7. Selecione a opção Revisão Paga. Em seguida, selecione a SG e clique em Cancelar ();

8. Clique em Sim para confirmar o cancelamento da SG;

9. SG cancelada.

Nota:

• Para descancelar a SG, clique em Descancelar ().

Tentativa de Reabertura da OS com SG Lançada

MÓDULO OFICINA

Se for feito a tentativa de reabertura da OS e a SG estiver lançada, o sistema não irá permitir. Apenas será permitido se cancelar todos os lançamentos da OS.

Vale ressaltar que o processo abaixo não requer a utilização da tela de "Manutenção de S.G", pois a Dafra requer somente informação de revisão feita pelo cliente na concessionária. O que é feito em nível de manutenção é o cancelamento dos itens da OS na própria tela de "Exportação de O.S's". Conforme procedimento abaixo:

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Reabrir;

4. O sistema emite a mensagem abaixo sinalizando que a OS não pode ser reaberta;

Utilize o procedimento abaixo para realizar o cancelamento os itens da OS:

5. No módulo de Integração Fábrica, clique Arquivo e Exportação de O.S's;

6. Informe o período de Abertura da OS;

7. Selecione a opção Revisão Paga. Em seguida, selecione a OS e clique em Cancelar ();

Nota:

• Neste exemplo, faz-se necessário cancelar todos os lançamentos da OS na tela de Exportação de O.S's.

8. Clique em Sim para confirmar o cancelamento dos itens da OS;

9. OS cancelada.

Nota:

• Para descancelar a SG, clique em Descancelar ().

Imprimindo Etiqueta de Garantia

MÓDULO OFICINA

Esta opção serve para imprimir etiquetas fora do processo de solicitação de garantia.

1. No menu principal, clique Serviços e Impressão de Etiqueta de Garantia;

2. Na janela Etiqueta O.S. Garantia selecione a opção Aberta, Encerrada ou Todas;

3. Em seguida informe o período de Abertura;

4. Selecione a ordem de serviço e clique () em para visualizar a etiqueta;

5. Na janela Impressão de Etiqueta de Garantia clique em Peças;

6. Visualize a(s) peça(s) da ordem de serviço. Clique OK;

7. Na janela Impressão de Etiqueta de Garantia clique em Preview para visualizar a etiqueta. E Imprimir para imprimi-la;

8. Etiqueta impressa.

Gerando SG na Emissão da Nota Fiscal da OS

Configurações

Exige Informações de Garantia no Serviço

Gera SG ao Emitir a NF (Nota Fiscal)

Abrindo O.S. de Garantia

Como Abrir O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Clique Incluir;

Nota:

• Para abrir O.S., o veículo e o cliente devem estar cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

7. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

8. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

9. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);

10. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

Nota:

• Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.

11. Clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Entendendo os campos:

Limite - informa o limite de crédito do cliente.

Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.

Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.

Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.

Abertura - data e hora da abertura da O.S.

12. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

13. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

Nota:

• O tipo de O.S. tem que pertencer ao grupo Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.

14. Digite o T.M.O ou selecione através de . Clique TAB para trazer as informações do TMO;

15. Em seguida preencha as informações de garantia e clique OK;

Entendendo os botões:

Não Exec Serv - significa que o serviço será executado; se o serviço não for realizado, ficará visível o Exec Serv. Para alterar a informação basta clicar no botão.

Não Cobrar - significa que o serviço será cobrado; se o serviço não for cobrado ficará visível o Cobrar. Para alterar a informação basta clicar no botão.

16. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

17. Na janela Inclusão da Ordem de Serviço, clique Confirma;

18. Clique Sim para imprimir Ordem de Serviço;

19. Selecione o modelo de impressão no campo Padrão: Normal ou Montadora;

20. Selecione o Tipo de O.S;

21. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;

22. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;

23. Clique Preview;

24. Para imprimir a ordem, clique Imprimir.

Como Encerrar O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

Após conclusão do serviço (execução e teste), o serviço deve ser encerrado. Antes de finalizar o serviço, faz-se necessário antes realizar a Marcação de Tempo.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Encerrar;

4. Informe o Motivo do encerramento;

5. O serviço foi encerrado. Clique Voltar.

A opção Encerrar é alterada para Reabrir .

Como Emitir Nota Fiscal de Garantia

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique N.F.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Incluir;

4. Selecione o tipo de documento NF Série Única (nota fiscal de garantia), a Forma de Pagamento;

Depois de emitida a nota fiscal de garantia, a OS aparece na tela de "Manutenção de S.G." como "Pendente" por "Transferência". Através desta janela que é feito todo tipo de manutenção. Assim como na tela de "Exportação de O.S's" (para geração do arquivo) na opção de "Garantia".

Como Emitir Nota Fiscal de Revisão Paga pelo Cliente

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique N.F.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Incluir;

4. Selecione o tipo de documento NF Série Única (nota fiscal de revisão), a Forma de Pagamento;

Depois de emitida a nota fiscal de revisão paga pelo cliente, a OS aparece na tela de "Exportação de O.S's" (para geração do arquivo) na opção de "Revisão Paga".