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Edição atual tal como 15h32min de 25 de fevereiro de 2015

Introdução

O Autocentro é uma ferramenta utilizada para o atendimento na oficina. Possui uma estrutura simples onde todo procedimento realizado na oficina está basicamente em uma única tela, tornando o atendimento mais ágil.

Os serviços realizados no autocentro são destinados a Clientes, não contemplando serviços em Garantia ou Seguradora.

Importante:

• Toda vez em que o parâmetro Ativa Sistema PAF - ECF estiver configurado com Valor Sim, o sistema impede a exclusão ou cancelamento de peças e serviços. Caso tente excluir ou cancelar alguma peça ou serviço da OS, a mensagem "Contribuintes com PAF-ECF ativo só poderão efetuar o cancelamento do serviço através do módulo de oficina" aparece sinalizando. Ao cancelar o serviço de uma OS, no módulo de Oficina, deve-se atualizar o campo data de cancelamento. E ao descancelar um serviço, deve-se gerar um novo DAV copiando os serviços do DAV cancelado e informá-los no novo DAV.

Configurações

Parâmetros

Aceita SMS e Aceita E-mail na OS

Autorização para Alteração Horas/Valores

Autorização para Executar Serviço

Bloqueia Requisição de Materiais Após X Dias da Abertura da Ordem de Serviço

Definindo Cláusula do Orçamento

Definindo Condição de Pagamento Padrão

Definindo Tipo de O.S. Padrão

Exibir Km Anterior na Abertura da OS

Impressão Lista de Separação

Impressão de Sub-Ordem

Motivo de Encerramento da O.S.

Prazo de Entrega do Veículo

Rateando Desconto no Kit

Somando Tipos de O.S. no Kit

Site para Consulta Infotec

Validade do Orçamento

Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista

Tabelas

Tabela Tipos de O.S.

Utilizando AutoCentro

Orçamento

AUTOCENTRO

O orçamento serve para determinar o valor que será pago pelo serviço ou produto adquirido. Este pode ser associado ou não a uma Ordem de Serviço, estabelecendo qual o valor dos serviços e peças a serem aplicados ao veículo. E o sistema também possibilita a criar orçamentos complementares.

Para uma abertura de orçamento é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastrando Cliente e Cadastrando Veículo.

1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;

2. Na janela de Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;

3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;

Nota:

• O campo Serv/Card (serviço/cardápio) serve para filtrar determinado(s) cardápio(s). E o campo Opc.Vinc. (opcionais vinculantes) serve para selecionar os opcionais do veículo.

4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento:

Cardápio: Para selecionar todos os Cardápios, clique Pesquisar;

5. Aparecerão os Cardápios/Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Cardápio/Kit e clique Adic. Cardápio;

Nota:

• Toda vez em que for incluir kit com preço fechado no Orçamento, o sistema verifica se o valor informado é maior do que a soma das peças e serviços, em caso positivo, o valor excedido é somando ao valor dos serviços. Vale ressaltar que o valor das peças será sempre estático, pois sempre que houver qualquer acréscimo ao valor do kit o mesmo será adicionado ao valor dos serviços. Para isto, basta configurar o parâmetro Distribuir Desconto Kit: P-Peça, S-Serviço, I-Igual com Valor S - Serviço.

Serviços e Peças: informe o código ou selecione através (F3);

6. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;

7. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;

8. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através (F3);

9. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;

10. Selecione o produto e clique Voltar;

11. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;

12. Em seguida, clique Abrir O.S. ou clique ;

13. Abrirá a janela de O.S. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);

15. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;

16. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;

17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

18. Clique Gravar Orçam.;

Informações da Tela:

• Detalhes das visitas do carro a concessionária:

a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).

b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.

c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).

Limite Cred. - informa o limite de crédito do cliente.

Últ. SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual à nota Corte aparece o ícone (indicando satisfeito); se for menor, aparece (indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.

Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.

Situação do cliente, registrada no seu cadastro:

1. liberado para realizar serviço.

2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.

3. possui pagamentos pendentes.

4. bloqueado para Oficina.

Ficha Seguimento - abre a janela para emissão do Relatório Ficha de Seguimento.

Acesso site Infotec - abre o site da Infotec para consulta de informações de operação do serviço.

Exclusão de Serviços e Peças - selecione o serviço ou peça e clique nesta opção para exclusão.

Nota:

• Toda vez em que for informar um preço fechado maior (que a soma original das peças e serviços) em um kit no orçamento, sistema aumenta o valor das horas do serviço (atribuído ao primeiro serviço), de forma proporcional ao aumento do seu valor e das horas. A demonstração das horas são visualizadas na aba de Serviços. Exemplo: se o serviço foi acrescido de 10% em seu valor, logo as horas também vão sofrer acréscimo em 10%. A inclusão de kit com preço fechado também se aplica para os processos de Orçamento e Ordem de Serviço.

19. Para imprimir o orçamento, clique Imp. Orçamento;

20. Orçamento impresso.

Nota:

• O relatório mostra as informações agrupadas por serviços e produtos de revisão; e também, outros serviços e peças utilizados tanto no orçamento avulso (não vinculado a O.S).

Abertura de O.S.

AUTOCENTRO

Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastrando Cliente e Cadastrando Veículo.

1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;

2. Na janela de Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;

Nota:

• Apenas para as concessionárias de bandeira Fiat, toda vez em que for incluir dados dos veículos na criação de um Agendamento ou abertura de Ordem de Serviço (Oficina, AutoCentro, CLink - Manual de Pós-Vendas e Fast Service), o sistema realiza uma consulta para identificar se o veículo em questão possui alguma regra estabelecida, em caso positivo, ao clicar no botão de informações do veículo () a tela com os dados é aberta. Caso o veículo não possua informações sobre o plano de manutenção, a mensagem "Não existem informações sobre o plano de manutenção do veículo placa: XXXXXXX" aparece.

As regras para exibição do chassi, ocorre na seguinte ordem:

1. Consulta a Base das Campanhas ("Chassis Estoque Rede") planilha "BdChassEstoque";

2. Regra para Taxi / Autonomy; e

3. Regra por Modelo/MVS levando em consideração Ano Fabricação / Ano Modelo (MY).

O botão mostra informações sobre os prazos de garantia contratual, carroceria e de motor/câmbio e o plano de manutenção do veículo.

Vale ressaltar também que para os veículos com revisão especial, a tela de Informações do Veículo aparece de forma automática no Agendamento e na abertura da OS ao informar a Placa, Chassi e Código do Veículo.

3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;

Nota:

• O campo Serv/Card (serviço/cardápio) serve para filtrar determinado(s) cardápio(s). E o campo Opc.Vinc. (opcionais vinculantes) serve para selecionar os opcionais do veículo.

4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento:

Cardápio: Para selecionar todos os Cardápios, clique Pesquisar;

5. Aparecerão os Cardápios/Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Cardápio/Kit e clique Adic. Cardápio;

Nota:

• Toda vez em que for incluir kit com preço fechado na Ordem de Serviço, o sistema verifica se o valor informado é maior do que a soma das peças e serviços, em caso positivo, o valor excedido é somando ao valor dos serviços. Vale ressaltar que o valor das peças será sempre estático, pois sempre que houver qualquer acréscimo ao valor do kit o mesmo será adicionado ao valor dos serviços. Para isto, basta configurar o parâmetro Distribuir Desconto Kit: P-Peça, S-Serviço, I-Igual com Valor S - Serviço.

Serviços e Peças: informe o código ou selecione através (F3);

Nota:

• Caso o parâmetro Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.

6. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;

7. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;

8. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através (F3);

Nota:

• No momento da inclusão da peça, é impressa a lista de separação, basta configurar o parâmetro Imprimir Lista de Separação na Impressão da OS.

9. Selecione o estoque, digite o nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;

10. Selecione o produto e clique Voltar;

11. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;

12. Em seguida, clique Abrir O.S. ou clique ;

13. Abrirá a janela de O.S. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

Notas:

• Toda vez em que for gravar a OS e o veículo possuir campanha a ser realizada, o sistema mostra a mensagem abaixo sinalizando. Desta forma, obrigando a inclusão da campanha na OS, caso o veículo possua campanha.

• Toda vez em que for incluir um veículo na OS e este possuir mais de uma garantia estendida, o sistema emite mensagem: "O veículo XXXXXXX possui mais de uma garantia estendida, por favor verificar no cadastro do veículos !". Esta funcionalidade é válida para o módulo de Oficina - Ordem de Serviço. Maiores informações sobre garantia estendida, acesse: Cadastro de Veículos.

14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);

Nota:

• Caso o parâmetro Exibir Km Anterior na Abertura da OS esteja configurado com Valor Sim, o sistema exibe a KM anterior na abertura da OS.

15. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;

16. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;

17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

18. Clique Gravar Orçam.;

Informações da Tela

• Detalhes das visitas do carro a concessionária:

a) Última Visita: x dias: quantidade de dias da última visita (contados a partir da última O.S. do veículo).

b) Qdte de Visitas em 30 dias: total de visitas realizadas nos últimos 30 dias.

c) Retorno/Trabalho: se houver visitas nos últimos 30 dias, aparece o ícone para apenas uma visita (retorno/retrabalho) e para mais de uma visita (retorno/retrabalho).

Limite Cred. - informa o limite de crédito do cliente.

Últ. SMD - informa a última nota da pesquisa de satisfação realizada com cliente. Se a nota for maior ou igual a nota Corte aparece o ícone (indicando satisfeito); se for menor, aparece (indicando insatisfeito). Se o cliente nunca respondeu pesquisa, o campo aparece em branco.

Obs.: A nota de Corte é cadastrada na Tabela de Perguntas de Satisfação do Cliente.

Situação do cliente, registrada no seu cadastro:

1. liberado para realizar serviço.

2. negativado ou com restrições de crédito em instituições de proteção ao crédito.

3. possui pagamentos pendentes.

4. bloqueado para Oficina.

Ficha Seguimento - abre a janela para emissão do Relatório Ficha de Seguimento.

Acesso site Infotec - abre o site da Infotec para consulta de informações de operação do serviço.

Exclusão de Serviços e Peças - selecione o serviço ou peça e clique nesta opção para exclusão.

Notas:

• Utilize a coluna Setor de Execução para selecionar uma das opções Autocentro, Fiat Empresa e Sempre Novo Funilaria e Pintura, na inclusão do serviço. O preenchimento deste campo é obrigatório.

• Toda vez em que for informar um preço fechado maior (que a soma original das peças e serviços) em um kit na ordem de serviço, sistema aumenta o valor das horas do serviço (atribuído ao primeiro serviço), de forma proporcional ao aumento do seu valor e das horas. A demonstração das horas são visualizadas na aba de Serviços. Exemplo: se o serviço foi acrescido de 10% em seu valor, logo as horas também vão sofrer acréscimo em 10%. A inclusão de kit com preço fechado também se aplica para os processos de Orçamento e Ordem de Serviço.

19. Na janela de Inclusão de O.S. selecione a equipe responsável em realizar o serviço e em seguida o Produtivo. Clique OK;

Nota:

• Na O.S., para cada serviço deve-se atribuir um produtivo.

20. Para incluir informações na O.S., clique Observações da O.S. Registre a informação;

21. Clique Imprimir O.S.;

22. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;

Nota:

• Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.

• Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.

• Tipo de O.S. - para selecionar o tipo de O.S.

23. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;

24. Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;

25. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir;

26. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Iniciando a Marcação de Tempo.

Iniciando a Marcação de Tempo

AUTOCENTRO

Após definir o produtivo, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço.

A marcação de tempo pode ser realizada no autocentro ou no sistema OSM. Ver documentação Marcação de Tempo.

1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Iniciar Tempo;

2. Automaticamente o sistema começa contar o tempo para realização de serviço. Aparece o ícone ao lado do serviço para indicar a contagem de tempo;

3. Para inclusão de informações sobre o serviço, clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;

4. Para consultar instruções sobre o serviço que será executado no veículo, clique e abrirá o site da Infotec;

Nota:

• O acesso ao site depende de configuração. Ver tópico Site para Consulta Infotec.

5. Ir para tópico Requisitando Peças.

Requisitando Peças

AUTOCENTRO

Para utilizar peças na execução do serviço, deve-se abrir uma requisição de peças. Ao gerar a requisição, é impressa uma lista no almoxarifado onde será identificada qual peça requisitada. Com esta lista, o estoque libera a peça para a Oficina.

1. Na janela de O.S. selecione o serviço e a peça e clique Req. Peças;

Nota:

• Toda vez em que for incluir a requisição de peças, o sistema verifica a quantidade de dias definida no parâmetro Bloqueia Requisição de Materiais Após X Dias da Abertura da Ordem de Serviço. Se a quantidade de dias for superior à data em que a OS foi aberta, o sistema impede que a requisição seja feita, até que o gerente autorize. Caso o parâmetro esteja configurado com Valor 0, o sistema funciona normalmente, sem a autorização do gerente.

2. Automaticamente é impressa uma lista com a peça requisitada no almoxarifado;

3. Na janela O.S. aparecerá o produto associado ao serviço na Requisição de Materiais;

4. Após chegada da peça, o serviço pode ser executado. Ir para passo Concluindo o Serviço.

Concluindo o Serviço

AUTOCENTRO

Após executar serviço (execução e teste), o serviço deve ser finalizado.

1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Parar Tempo;

2. Selecione o Motivo;

3. Para inclusão de informações sobre o serviço, clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;

4. O serviço foi concluído. Ir para tópico Emitindo Nota Fiscal.

Emitindo Nota Fiscal

AUTOCENTRO

A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.

1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Faturamento ;

2. Selecione a O.S. e clique Encerrar O.S.;

3. A O.S. é encerrada. Clique OK;

4. Para enviar mensagem via e-mail ou sms ao cliente, marque as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS e clique OK;

Nota:

• Se for marcada as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS, o cliente receberá mensagem da O.S. quando esta for encerrada. O cliente recebe uma única vez e-mail/sms por O.S.

Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou sms se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado. Ver tópico Cadastrando Cliente.

A mensagem recebida pelo cliente é configurada no módulo de Segurança. Ver documentação Cadastro de Mensagens.

5. Clique Imprimir NF;

6. Na janela de Notas Fiscais da O.S. clique em Incluir;

7. Selecione a Impressora Fiscal;

8. Selecione o tipo de documento Cupom, a Forma de Pagamento e se for cartão, o nome do Cartão de Crédito;

Nota:

• As opções de Seguradora somente estarão habilitadas para preenchimento se a ordem de serviço for para Seguradora.

9. Para conceder descontos, clique em Desc. Peças ou Desc. Serv.;

10. Na janela de Descontos, clique em Alterar;

11. Informe o percentual de desconto e clique OK;

12. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;

13. Clique OK;

14. Clique OK para imprimir a data de saída na nota da ordem de serviço;

15. Clique OK para liberar o veículo;

16. Selecione o tipo da forma de pagamento. Clique OK;

17. O cupom é gerado. O cliente efetua pagamento no caixa e após isto, o cupom é impresso.

Funções Adicionais

Cadastrando Cliente

Cadastrando Veículo

Consultando Preço de Serviços

Pesquisando O.S. ou Orçamento

Apontamento

Definindo Produtivo

Pré-Nota

Requisitando Compra de Peças

Paradas na Execução do Serviço

Gerando Relatório de Funcionamento do Autocentro

Como Gerar Relatório de Funcionamento do Autocentro

AUTOCENTRO

Este Relatório mostra informações sobre Faturamento, Vendas e Passagens de Veículos pelo Autocentro em um determinado período, por recepcionista. Além disso, mostra o resultado de uma Pesquisa Relâmpago de Satisfação.

1. No menu principal ir Relatórios e Funcionamento do Autocentro;

2. Na janela Relatório - Funcionamento do Autocentro preencha o Mês/Ano e selecione o recepcionista no campo Responsável;

3. Clique em Preview para visualizar o relatório;

4. O sistema disponibilizará o Relatório de Funcionamento.

Nota:

• O campo Passagens informa a quantidade de veículos que passaram na oficina no mês/ano selecionado; e traz o histórico dos últimos anos relacionados àquele mês.