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Edição de 15h01min de 27 de junho de 2012

Introdução

As obrigações são documentos que são gerados provenientes da compra de produtos na condição de compra a prazo com seus fornecedores. É através das obrigações que temos os controles das contas a pagar vencidas ou a vencer, fazendo a liquidação e quitação das contas a pagar. As obrigações são documentos imprescindíveis para o perfeito controle das contas a pagar.

São gerados automaticamente ao dar entrada numa nota fiscal cuja condição de pagamento seja a prazo.

Nota:

Não é recomendado fazer a inclusão de obrigações manualmente.

Configurações

Altera Data Vencimento Obrigação na Venda

Dias para Verificação de Obrigação Cadastrada

Liberação de Pagamento Automático

Replicar Observação da Nota Fiscal para a Observação da Obrigação

Solicita Senha para Alterar C/C da Obrigação

Tabela Contas Gerenciais X Movimentos

Tabela Plano de Contas Gerenciais

Gerando Obrigação

Incluindo Obrigação

MÓDULO CONTAS A PAGAR

Toda obrigação gerada é sempre proveniente da entrada de nota fiscal, que pode ser realizada através Nota Fiscal de Entrada. Após entrada da nota, a obrigação é gerada automaticamente.

A opção de inclusão de obrigação não é recomendada fazer manualmente.

1. No menu principal clique Obrigação e Obrigação;

2. Clique no botão Incluir;

3. Na janela Incluir Obrigação preencha as informações necessárias;

Entendendo os campos:

Credor: pessoa titular do crédito.

Nr. Obrigação: número da obrigação.

Série: série da obrigação.

Tp. Obrigações: tipo de obrigações.

Emissão: data da emissão da obrigação.

Entrada: data em que foi dada a entrada da obrigação.

Vencimento: data do vencimento da obrigação.

Nota:

• Apenas para as concessionárias de bandeiras Ford e Volks, é possível alterar os dias de vencimento da obrigação de veículos depois do faturamento, de acordo com o tipo de faturamento do veículo. Para isto, basta configurar o parâmetro Altera Data Vencimento Obrigação na Venda com Valor Sim. Vale ressaltar que se os parâmetros Permite Prorrogar Data da Obrigação de Veículos Vencida, Considera Venda Sábado e Domingo como Próximo Dia Útil e Prazo de Vencimento das Obrigações em Dias Úteis estiverem configurados com "Valor Sim", estes poderão interferir na alteração do vencimento (e a depender da data de vencimento da obrigação ocorrerá interferência ou não), se for "Não", a interferência não acontece. Além disso, determinar a quantidade de dias de vencimento da obrigação após o faturamento, de acordo com o tipo de faturamento do veículo da NE, na Tabela Tipos de Faturamento. Desta forma, quando o veículo for faturado o sistema altera a data de vencimento da obrigação de acordo com a quantidade de dias definida na Tabela Tipos de Faturamento, com base na data da emissão da Nota de Saída de Veículos.

Prev. Pagto: data prevista para pagamento da obrigação.

Data Autorização: dia em que foi autorizado o pagamento da obrigação.

Data Liberação: data da liberação do pagamento da obrigação.

Ag Portador: onde podem ser cobradas as obrigações recebidas pela Concessionária.

Mod. de Pagamento: forma de pagamento.

Tipo de CC: tipo de conta corrente.

Banco: nome do banco.

Agência: número da agência.

Conta: número da conta.

Nota:

• Toda vez em que for cadastrar ou realizar manutenção na Obrigação e a modalidade de pagamento exigir informações, como: Crédito em Conta, DOC e TEC, o sistema bloqueia a inserção dos dados bancários e traz automaticamente os dados bancários informados no cadastro de fornecedor/cliente. Se houver necessidade de alterar a conta, basta configurar o parâmetro Solicita Senha para Alterar C/C da Obrigação com Valor Sim e alterar os dados bancários do cliente, da conta não default (isso se existir mais de uma conta cadastrada e houver uma configurada como conta default), informando usuário e senha do gerente.

Cód.Barra

Digit.: código de barra a ser digitado.

Ótica: código de barra lido pela leitura ótica.

Tributo

Dt. Apur.: período de apuração do imposto.

Cód. Receita: código de recebimento do tributo.

Num. Ref.: número referente ao tributo.

Favorecido: nome do titular da conta favorecida.

Autent. Banco: código de autenticação do banco.

Veículo: código do veículo.

Nat. Operação: natureza de operação.

Conta Gerencial: indica qual a classificação dos títulos ou obrigações a serem geradas pela natureza de operação.

Nr. Meses: quantidade de meses.

Departamento: departamento que será vinculado essa obrigação. Para selecionar apenas os departamentos utilizados pela empresa, basta associá-los através do Cadastro de Empresas.

Nota:

• Toda vez em que for incluir obrigação, o sistema verifica se o departamento esta com alguma conta restrita. Em caso positivo, a mensagem abaixo aparece e impede procedimento. Acesse o tópico Contas Gerenciais X Movimentos para configurar as restrições.

Valor: valor da obrigação.

Nr. AF/AS: número da autorização de fornecimento/autorização de serviço. Ao incluir a obrigação na nota de entrada, o número da AF (Autorização de Fornecimento)/AS (Autorização de Serviço) é informado para os serviços de terceiros.

Saldo: valor do saldo da obrigação.

Incluir Recorrência: ao marcar o campo Quantidade de Meses é habilitado para gerar obrigações avulsas recorrentes.

Quantidade de Meses: informar a quantidade de meses das obrigações avulsas recorrentes.

Nota:

• Desta forma, a quantidade de meses se prolongará nas obrigações avulsas geradas, variando somente a data de vencimento e pagamento previsto para os meses subsequentes, mantendo as demais informações.

4. Clique em Informações Adicionais para informar a moeda;

5. Selecione a Moeda Correção e Moeda de Juros. Clique Voltar;

Nota:

• Caso o parâmetro Replicar Observação da Nota Fiscal para a Observação da Obrigação esteja configurado com Valor Sim, o sistema irá replicar a observação da nota para a observação da obrigação.

6. Clique Confirma;

7. Toda vez que for confirmar a inclusão de uma nova obrigação, o sistema verifica se existem obrigações para o mesmo período da data de emissão, tipo e mesmo fornecedor. Se existir, o sistema lista todas as obrigações do fornecedor. Clique Sim e informe o Usuário e Senha do gerente para confirmar a inclusão da nova obrigação;

Nota:

• Através do parâmetro Dias para Verificação de Obrigação Cadastrada define-se a quantidade de dias para verificação de obrigações existentes.

8. Após a confirmação, clique em Sim para imprimir a obrigação;

9. Selecione o modelo da impressão;

Nota:

• Para exibir adiantamento ao fornecedor basta marcar o checkbox correspondente.

10. Obrigação impressa.

Alterando Obrigação

MÓDULO CONTAS A PAGAR

Quando a obrigação é gerada através da entrada de uma nota é possível alterar apenas o Agente Portador, a Modalidade de Pagamento e a data de Previsão de Pagamento.

Nota:

• Toda vez em que for corrigir algum dado na obrigação, o sistema faz a varredura para localizar o código de barras correspondente à obrigação.

1. No menu principal clique Obrigação e Obrigação;

2. Em seguida informe o Lançamento e clique Alterar;

3. Clique em Informações Adicionais para alterar as informações adicionais;

4. Na janela Observação preencha as informações necessárias. Clique Voltar;

Nota:

• Através desta tela é possível consultar as previsões e os pagamentos do dia.

5. Clique em Responsável pelo Pagamento para selecionar o responsável pelo pagamento;

6. Na janela Responsável pelo pagamento selecione o responsável pelo pagamento. Clique Voltar;

7. Após alterar as informações, clique Confirma.

Consultando Obrigação

MÓDULO CONTAS A PAGAR

Ao Consultar a obrigação são habilitados alguns botões na tela, apenas para consulta.

1. No menu principal clique Obrigação e Obrigação;

2. Em seguida informe o Lançamento e clique Consultar;

3. Clique em Informações Adicionais para consultar as informações adicionais;

4. Na janela Observação visualizar as observações da obrigação. Clique Voltar.

Nota:

• Através desta tela é possível consultar as previsões e os pagamentos do dia.

Cancelando Obrigação

MÓDULO CONTAS A PAGAR

Só é possível cancelar a obrigação que não tenha sido gerada por nota fiscal, apenas quando gerada de forma manual. Toda obrigação fica em aberto no sistema para pagamento.

Nota:

• Se a obrigação estiver com uma AS (Autorização de Serviço) vinculada, o sistema impede que a mesma seja cancelada e emite mensagem "Esta obrigação não pode ser cancelada pois existe uma AS vinculada" sinalizando.

1. No menu principal clique Obrigação e Obrigação;

2. Em seguida informe o Lançamento e clique Cancelar;

3. Informe o motivo do cancelamento e clique OK.

Nota:

• Para descancelar a obrigação, basta clicar no botão Descancelar na tela da Obrigação.

Funções Adicionais

Antecipar ou Prorrogar

Autoriza Libera

Consulta Autorizações

Crédito ou Débito

Ficha

Mudança de Agente Portador

Ocorrência

Rateio

Transferência de Credor