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Edição atual tal como 13h54min de 30 de abril de 2012

Introdução

O Quadro Oficina é um recurso padrão da FORD Caminhões, tem por objetivo o gerenciamento visual dos serviços programados e realizados ao longo do dia. Por ser localizada na oficina ela é acessível a todos os produtivos, chefe da oficina, gerente de serviço e consultores técnicos.

Este serviço auxilia a concessionária no atendimento pós-venda, da seguinte forma:

• melhorando a qualidade no atendimento;
• facilitando a identificação da situação do veículo da oficina que é identificado pelo status;
• identificação dos serviços que exigem teste: segurança e conferência dos itens do veículo a serem testados;
• facilidade na consulta.

Configurações

Tela de Apresentação do Quadrosof

Agendamento Oficina

Como Agendar Serviço

MÓDULO OFICINA

No agendamento é marcada a data e hora em que o cliente levará o veículo na oficina para realizar o serviço. Maiores informações, ver documentação: Agendamento.

1. No menu principal, clique Serviços e Agendamento;

2. Na janela Agenda, selecione o Consultor Técnico que irá atender o cliente na data agendada e clique Incluir;

3. Digite a Placa do veículo e o Modelo (utilize F3 - para selecionar o modelo do veículo);

Nota:

• Se a placa não for cadastrada, o sistema informa através de mensagem, mas permite agendar serviço.

4. Digite o código do Cliente ou selecione através F3 ;

5. Confira o Telefone de contato e se necessário, faça alteração;

Nota:

• Os DDD's só irão aparecer se o cliente já estiver cadastrado.

6. Informe a Data e Hora do agendamento;

7. Selecione o Tipo do Agendamento: Ativo, Receptivo ou Presencial;

8. Informe a Km do veículo, a Data Venda em que o veículo foi vendido, a Mobilidade do veículo e o Email do cliente;

Nota:

• O campo Observações serve para incluir informações adicionais do agendamento.

9. Clique no botão Serviços para informar qual serviço será realizado;

10. Clique Incluir;

11. Selecione o T.M.O correspondente (clique 2 vezes no TMO ou Avançar para visualizar os seus subgrupos). Em seguida clique Marcar e Voltar;

12. Clique no botão Definir Produtivo;

13. Na janela Definir Produtivos no Agendamento selecione a Equipe e o Produtivo. Clique OK;

14. Após selecionar serviço(s), clique Voltar;

15. Na janela Agenda - Inclusão, clique OK;

16. Agendamento realizado. Clique Sair.

Executando Serviços

Abrindo Ordem de Serviço

MÓDULO OFICINA

Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Na janela Ordem de Serviço clique Incluir;

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existente no veículo através do campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;

7. Se o e-mail do proprietário do veículo estiver incorreto, clique do campo E-mail;

8. Informe se o veículo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;

9. Se os problemas informados pelo cliente exigem teste, marque opção Exige Teste. O veículo só será liberado após o mecânico realizar o teste;

10. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo no oficina);

14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

15. Em seguida clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Nota:

• Ao abrir uma O.S. de um cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados anteriormente no agendamento, podendo ser alterados ou incluídos serviços e peças.

16. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

Nota:

• Cada OS pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, departamento, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O. correspondente ao serviço em questão.

17. Na janela Inclusão de T.M.O. da O.S., selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

18. Digite o T.M.O. Tecle TAB para trazer as informações do TMO;

19. Preencha os campos Observação com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto (%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;

20. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;

21. Clique OK;

22. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

Nota:

• Toda vez que o Tipo de OS é incluído na ordem de serviço, automaticamente o TMO cadastrado é incluído também.

23. Clique Tipo de O.S.;

24. Na janela Tipo de O.S. selecione o tipo da O.S. e clique Marcar;

25. Tipo de OS adicionada. A opção de marcação será habilitada para desmarcação . Clique Voltar;

26. Clique Confirma.

Iniciando a Execução do Serviço

MÓDULO OFICINA

O apontador é quem registra a marcação de tempo e qual mecânico irá realizar serviço. Maiores informações acesse a documentação: Marcação de Tempo.

1. No menu principal, ir Serviços e Marcação de Tempo ou clique no ícone ;

2. Digite o nº. da Ordem de Serviço ou selecione através da opção ;

3. Tecle TAB para trazer as informações da O.S. Selecione o serviço e clique Iniciar ou Marcação para incluir marcação de tempo;

Nota:

• Para concessionárias de bandeira CASE, o campo "Frota" será visualizado para consultar a OS pelo número da frota.

4. Pela opção Marcação, abrirá a janela de marcação de tempo. Clique Incluir;

5. Selecione o Mecânico, informe a Data e Hora Inicial, clique OK;

6. Em seguida para encerrar o tempo em aberto, clique no botão Finalizar;

7. Para finalizar o T.M.O. na marcação de tempo, clique no botão Finalizar;

8. Selecione o Mecânico. Selecione o(s) serviço(s) de marcação de tempo e clique OK;

9. Selecione o serviço a ser encerrado, e clique no botão Encerrar;

10. Clique Sim para encerrar o T.M.O.;

11. T.M.O. Encerrado.

Quadro Oficina

Apresentação Geral

O Quadro Oficina possibilita a visualização das situações (Serviço em Andamento, Serviço Finalizado, Serviço Próximo do Tempo Agendado, Tempo Agendado, Tempo do Serviço Atingiu Tempo Agendado, dentre outros) dos serviços de cada veículo dentro da Oficina.

A situação de cada status mostrado na janela é identificada com uma cor específica:

: Tempo agendado

: Serviço próximo do tempo agendado

: Serviço em andamento

: Tempo do serviço atingiu limite agendado

: Serviço finalizado

O tempo do quadro é dividido em intervalos de 15 minutos. E o tempo de atualização da janela é de apenas 12 segundos.

Ao lado esquerdo da janela, é indicado o logotipo da montadora. No lado direito é indicado o logotipo da empresa.

As linhas horizontais do produtivo são identificadas pelas letras:

• P: Previsto

• R: Realizado

Quadro com os serviços em status Atrasado, Finalizado, Executando e com o produtivo em caráter Previsto.

Quadro com serviço de Atrasado: