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Edição atual tal como 15h15min de 28 de março de 2012

Introdução

O Padrão de Pós-Venda Volks é um modelo de atendimento da montadora com o objetivo de apoiar a área de pós-vendas (assistência técnica) das concessionárias, melhorando a qualidade do atendimento ao cliente. Dentre as novas funcionalidades totalmente integradas ao DealerNet.ERP destacam-se o agendamento na oficina, o quadro oficina com status do serviço executado na oficina, inclusão da lavagem do veículo, testes e lista de separação.

O Quadro Oficina auxilia a concessionária no atendimento pós-venda, da seguinte forma:

• melhorando a qualidade no atendimento;
• facilitando a identificação da situação do veículo da oficina que é identificado pelo status;
• facilitando a separação das peças no estoque através da lista de separação;
• identificação dos serviços que exigem teste: segurança e conferência dos itens do veículo a serem testados;
• facilidade na consulta.

A lavagem do veículo descrita nesta documentação serve como exemplo de como funciona o processo, que é feito da seguinte maneira: na inclusão dos serviços da OS, deve-se incluir um serviço para lavagem de veículo, no término do último serviço o responsável imprime a subordem através do botão "Lavagem" que será entregue ao setor de lavagem para marcar o tempo (inicial e final). E com isso a concessionária controla a quantidade de lavagens e o tempo médio de cada lavagem, além do tempo entre o veículo ficar disponível para lavagem e o início da lavagem.

O procedimento pode ser feito através dos módulos AutoCentro, Fast Service e Oficina.

Configurações

Cadastro de T.M.O.

Tabela Tipos de O.S.

Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS

Logo para Impressão do Logotipo da Empresa

Logotipo

Agendamento Oficina

Como Agendar Serviço

MÓDULO OFICINA

No agendamento é marcada a data e hora em que o cliente levará o veículo na oficina para realizar o serviço. Maiores informações, ver documentação: Agendamento.

1. No menu principal, clique Serviços e Agendamento;

2. Na janela Agendamento da Oficina selecione o Consultor Técnico que irá atender o cliente na data agendada e clique Incluir;

3. Digite o Nº. da Placa do veículo e o Modelo (utilize F3 - para selecionar o modelo do veículo);

Nota:

• Se a placa não for cadastrada, o sistema informa através de mensagem, mas permite agendar serviço.

4. Digite o código do Cliente ou selecione através F3 ;

5. Confira o Telefone de contato e se necessário, faça alteração;

Nota:

• Os DDD's só irão aparecer se o cliente já estiver cadastrado.

6. Informe a Data e Hora do agendamento;

7. Selecione o Tipo do Agendamento: Ativo, Receptivo ou Presencial;

8. Informe a Km do veículo, a Data Venda em que o veículo foi vendido, a Mobilidade do veículo e o Email do cliente;

Nota:

• O campo Observações serve para incluir informações adicionais do agendamento.

9. Clique Serviço para informar qual serviço será realizado;

10. Clique Incluir;

11. Selecione o T.M.O correspondente (clique 2 vezes no TMO ou Avançar para visualizar os seus subgrupos). Em seguida clique Marcar e Voltar;

12. Clique no botão Definir Produtivo;

13. Na janela Definir Produtivos no Agendamento selecione a Equipe e o Produtivo. Clique OK;

14. Após selecionar serviço(s), clique Voltar;

15. Na janela Agenda - Inclusão, clique OK;

16. Agendamento realizado. Clique Sair.

Executando Serviços

Abrindo Ordem de Serviço

MÓDULO OFICINA

Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver documentações Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

O procedimento abaixo mostra a inclusão automática do serviço de lavagem do veículo:

• Para que a lavagem do veículo seja incluída automaticamente na ordem de serviço, é obrigatório que o TMO (neste exemplo, a lavagem do veículo) esteja associado ao Tipo de OS.

• Toda vez em que for abrir uma ordem de serviço de um cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados anteriormente no agendamento, podendo ser alterados ou incluídos serviços e peças.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Na janela Ordem de Serviço clique Incluir;

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e clique TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existente no veículo através do campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Selecione se a pesquisa de satisfação de serviço será realizada ou não através do e-mail do cliente;

7. Se o e-mail do proprietário do veículo estiver incorreto, clique do campo E-mail;

8. Informe se o veículo chegou Andando ou Rebocado no campo Chegou;

9. Se os problemas informados pelo cliente exigem teste, marque opção Exige Teste. O veículo só será liberado após o mecânico realizar o teste;

Nota:

• A opção Exige Teste é marcada por default. Quando a opção está marcada ao encerrar os tipos de OS, o sistema avisa aos testadores através do Quadro Oficina que o veículo precisa ser testado.

10. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

11. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

12. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

13. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo no oficina);

14. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

15. Em seguida clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Nota:

• Ao abrir uma O.S. de um cliente agendado, o sistema traz os serviços e peças informados anteriormente no agendamento, podendo ser alterados ou incluídos serviços e peças.

16. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

Nota:

• Cada OS pode gerar vários serviços, inclusive de tipos distintos (serviço a cliente, departamento, etc.) e para cada serviço que é inserido na O.S., o recepcionista deve informar o código do T.M.O. correspondente ao serviço em questão.

17. Na janela Inclusão de T.M.O. da O.S., selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

18. Digite o T.M.O. Clique TAB para trazer as informações do TMO;

19. Preencha os campos Observação com informação adicional; a Quantidade do serviço, Desconto(%) ou Valor Desconto concedido no serviço; Obs. Check-List com informações sobre os serviços que serão executados;

20. Selecione o produtivo no campo Distribuição Oficina;

21. Clique OK;

22. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

Notas:

• Quando o TMO é de lavagem, não é possível imprimir a Subordem através do serviço, podendo ser impressa diretamente a partir da tela principal através do botão Lavagem .

• Toda vez que o Tipo de OS é incluído na ordem de serviço, automaticamente o TMO cadastrado é incluído também.

23. Clique Tipo de O.S.;

24. Na janela Tipo de O.S. selecione o tipo da O.S. e clique Marcar;

25. Tipo de OS adicionada. A opção de marcação será habilitada para desmarcação . Clique Voltar;

26. Clique Confirma.

Executando Serviço

MÓDULO OFICINA

Após chegada da peça, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço. Esta marcação é realizada através da opção Marcação de Tempo.

Após executar serviço, o veículo deve ser testado, caso a opção "Exige Teste" esteja marcada.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Teste;

3. Na janela Teste de Veículo, clique Incluir;

4. Selecione o Testador. Informe a Placa de Experiência, Data e Hora. Em seguida clique OK;

5. Para imprimir boleto de teste. Clique Sim;

6. Clique Preview para visualizar o boleto;

7. Clique Imprimir para imprimir o boleto;

8. O testador irá testar o veículo. Após teste, informa as considerações sobre o teste no sistema. Clique Confirmar;

9. Digite as informações sobre o teste no campo Observação. Se houver algum serviço que necessita de ajuste, clique TMO para marcá-lo;

10. Selecione o TMO que apresentou problema e clique OK;

Nota:

• O produtivo terá que reavaliar o problema apresentado e após correção, solicitar que o testador realize o teste novamente.

11. Se não houver problema no teste, marque a opção Serviço OK e clique OK;

12. O veículo foi testado. Clique Voltar.

Imprimindo Subordem de Serviço Lavagem

MÓDULO OFICINA

A Oficina pode controlar através do sistema, a lavagem de veículo. Isto permite identificar qual veículo passou por este procedimento. Podendo também imprimir a Subordem de lavagem do veículo e esta deverá ser entregue ao setor de lavagem. O lavador deve marcar o tempo (início e fim) da lavagem, conforme procedimento abaixo:

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Informe o Nº O.S. e clique no botão Lavar;

3. Selecione a opção Sub Ordem de Serviços. Clique Preview para visualizar a subordem. E Imprimir para imprimir;

4. Subordem impressa.

Imprimindo Pré-Requisição de Material

MÓDULO OFICINA

Na abertura de OS com kit, na impressão da Ordem de Serviço o sistema permite a impressão da pré-requisição de materiais da OS. Esta funcionalidade tem por objetivo facilitar a separação das peças e montagem das peças e montagem do kit, a impressão da pré-requisição de materiais é visualizada no Quadro Oficina com as seguintes informações: placa, OS, número do veículo, modelo do veículo e consultor técnico. Para isto, é necessário que o parâmetro Imprime Pré-Requisição de Material com Impressão de OS esteja com Valor Sim.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Informe o Nº O.S. e clique Pré-Orçamento;

3. Selecione o T.M.O/Desenho a ser impresso o pré-orçamento e clique Emitir Pré-Requisição de Material;

4. Clique Preview para visualizar a pré-requisição de material. E Imprimir para imprimir;

5. Pré-Requisição de Material impressa.

Quadro Oficina

Status

A situação de cada status mostrado na janela Quadro Oficina é identificada com uma cor específica, conforme exemplos abaixo:

1. Aguardando autorização (Orçamento)

• Aguardando autorização de Orçamento

2. Aguardando autorização complementar (Orçamento)

• Se o veículo tiver orçamento complementar ainda não autorizado

3. Aguardando Encerramento de OS

• Com todos os serviços encerrados, veículo testado e lavado

4. Aguardando lavagem (OS)

• Se todos os serviços encerrados e não exige teste, ou
• Se todos os serviços encerrados e teste concluído com sucesso

5. Aguardando Teste (OS)

• Se tiver todos os serviços encerrados (exceto lavagem) e OS estiver marcada como exige testes

6. Em serviço (OS, Marcação de Tempo)

• Com início de atividades do mecânico

7. Espera no Pátio (início do trabalho) (OS)

• Com autorização e aguardando início de atividades do mecânico

8. Parado por Falta de Peça (Motivos de Paradas, Marcação, OS)

• Se o motivo de parada for falta de peças

9. Veículo em Lavagem

• Se serviço de lavagem iniciado

10. Veículo em Teste (OS)

• Se OS marcada como exige testes e teste iniciado

11. Veículo pronto para Entrega

• Se todos os tipos de OS encerrados

Quadro Oficina

O Quadro Oficina possibilita a visualizar as situações (Aguardando Autorização, Espera no Pátio, Em Serviço, Aguardando Autorização Complementar, Parado por Falta de Peças, dentre outros) dos serviços de cada veículo dentro da Oficina. Cada cor representa o tipo de status da situação de cada serviço a ser realizado no veículo.

1. Após acessar o sistema a janela Quadro Oficina é aberta para visualização de todos os status do veículo;

Notas:

• Utilize a opção Seleção de Status para filtrar os veículos dentro da Oficina de acordo com a situação.

• O sistema destaca as ordens de serviços: dentro do prazo (preto) e fora do prazo (vermelho), de acordo com a data e hora prometida.

• O logotipo da empresa será visualizado de acordo com a configuração dos parâmetros: Logotipo a imagem aparece à esquerda do vídeo e Logo para Impressão do Logotipo da Empresa a imagem aparece à direita.

2. Clique Cons.Téc. para filtrar os veículos de acordo com o consultor técnico;

3. O Quadro Oficina foi filtrado de acordo com os consultores técnicos selecionados.

Check-list de Entrega

Check-list do Teste do Veículo

MÓDULO OFICINA

Quando o boleto de testes for impresso pelo testador o Check-list de Entrega do veículo ao Cliente irá servir de acompanhamento do que está sendo feito no veículo. Como mostra procedimento abaixo:

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Teste;

3. Na janela Teste de Veículo, clique Incluir;

4. Selecione o Testador. Informe a Placa de Experiência, Data e Hora. Em seguida clique OK;

5. Para imprimir boleto de teste. Clique Sim;

6. Clique Preview para visualizar o boleto;

7. Clique Imprimir para imprimir o boleto.

Check-list Vinculado a OS

MÓDULO OFICINA

Quando a opção Exige Teste não estiver marcada na OS é possível utilizar a impressão da OS ou o relatório de informações de OS como check-list de entrega. Maiores informações, ver documentação Ordem de Serviço.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Imprimir;

3. Clique Preview para visualizar a ordem de serviço. E Imprimir para imprimir;

4. Ordem de Serviço impressa.