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(Diferença entre revisões)

Edição de 12h35min de 7 de dezembro de 2011

Tabela de conteúdo

1 Introdução
2 Importações
3 Abrindo O.S. de Garantia
4 Realizando Solicitação de Garantia
- 4.1 Como Realizar Solicitação de Garantia

Introdução

A principal função da Garantia é enviar informações eletrônicas para a Kia, dos clientes que realizaram serviços em garantia. Estas informações servem para a montadora pagar a concessionária pelos serviços executados e pelas peças trocadas em garantia.

Além disso, este realiza a manutenção e a transmissão das SG's para a fábrica através do arquivo de extensão .txt.

O processo de garantia é diário, em função dos prazos para o envio das informações e pagamento. Para realizar o processo de garantia corretamente, a Concessionária deve:

1. Configurar o T.M.O de Garantia. Ver documentação Cadastro de T.M.O.;

2. Utilizar Tipo de Ordem de Serviço em Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.;

Importações

Importando Arquivo GAR05 - Tipo de Garantia

Importando Arquivo GAR06 - Tipo de Autorização

Importando Arquivo GAR07 - Códigos de Serviço de Terceiros

Importando Arquivo GAR08 - Reclamação

Importando Arquivo GAR09 - Defeito

Importando Arquivo GAR10 - Defeito de Pintura

Importando Arquivo GAR11 - Modelo Básico

Abrindo O.S. de Garantia

Como Abrir O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

1. No menu principal clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Clique Incluir;

Nota:

Para abrir O.S., o veículo e o cliente devem estar cadastrados no sistema. Ver documentação Cadastro de Clientes e Cadastro de Veículos.

3. Digite o nº. do Chassi ou Placa ou Veículo e tecle TAB. O sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;

4. Preencha o percentual de combustível existe no veículo no campo Comb.(%);

5. Informe a quilometragem atual do veículo no campo Km Atual;

6. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;

7. Marque Consultar para consultar a ordem de serviço ou Executar para executar o serviço;

8. No campo Prev. Entrega informe a data da entrega e o horário;

9. Informe o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);

10. Caso o cliente da O.S. aceite o envio de mensagem por e-mail ou SMS (celular), clique (ao lado Aceita) para ativar o envio;

Nota:

Se os campos E-mail e/ou SMS estiver marcado, não é necessário realizar este procedimento. Para desativar o envio, dever seguir o mesmo procedimento.

11. Clique Serviços para cadastrar o serviço que será realizado no veículo;

Entendendo os campos:

Limite - informa o limite de crédito do cliente.

Disponível - valor disponível para compra do limite de credito.

Últ. Compra - data da última compra realizada pelo cliente.

Agendamento - data e hora que o cliente foi agendado na Oficina.

Abertura - data e hora da abertura da O.S.

12. Na janela Serviços da O.S. clique Incluir;

13. Na janela Inclusão de TMO da OS, selecione a ordem de serviço no campo Tipo O.S.;

Nota:

O tipo de O.S. tem que pertencer ao grupo Garantia. Ver documentação Tabela Tipos de O.S.

14. Digite o T.M.O de Diagnóstico ou selecione através de . Clique TAB para trazer as informações do TMO;

15. Digite a Reclamação do Cliente no campo Observação. Esta informação é identificada na SG como Rec.Cliente;

16. Selecione o Tipo de Garantia, Localização e a Anomalia;

17. Clique no botão Inf. Garantia;

18. Preencha os campos referentes às anomalias da garantia:

Peça principal ou causa:

Reclamação:

Código: código da reclamação
Observação: observação da reclamação

Defeito:

Código: código do defeito
Observação: observação do defeito

Autorização:

Código: código da autorização
Tipo 1: primeiro tipo de autorização
Tipo 2: segundo tipo de autorização

Serviço de Terceiros:

Código: código do serviço de terceiro
Nota: número da nota
Valor: valor da nota fiscal

19. Clique Confirma;

20. Arquivo salvo;

21. Serviço cadastrado. Clique Voltar;

22. Na janela Inclusão de Ordem de Serviço, clique no botão Confirma;

23. Clique Sim para imprimir a ordem de serviço;

24. Clique em Preview para visualizar a ordem de serviço ou em Imprimir para imprimi-la;

25. Ordem de Serviço;

Como Encerrar O.S. de Garantia

MÓDULO OFICINA

Após conclusão do serviço (execução e teste), o serviço deve ser encerrado. Antes de finalizar o serviço, faz-se necessário antes realizar a Marcação de Tempo.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Tipos de O.S.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Encerrar;

4. Informe o Motivo do encerramento;

5. O serviço foi encerrado. Clique Voltar.

A opção Encerrar é alterada para Reabrir .

Emitindo Nota Fiscal

MÓDULO OFICINA

A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique N.F.;

3. Selecione o Tipo de O.S. e clique Incluir;

4. Selecione o Tipo de Documento: NF Série Única;

5. Preencha os campos necessários;

6. Para conceder descontos, clique em Desc. Peças ou Desc. Serv.;

7. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;

8. Clique OK;

9. Clique Sim para imprimir a data de saída na nota da ordem de serviço;

10. Nota fiscal emitida.

Como Liberar Veículo

MÓDULO OFICINA

Após emissão da nota e pagamento do cliente, o veículo é liberado para entrega. O veículo também pode ser liberado no momento da impressão da Nota, ver tópico Liberação de Veículo na Emissão da NF.

1. No menu principal, clique Serviços e Ordem de Serviço ou no ícone ;

2. Digite o nº. da ordem de serviço e clique Libera;

Notas:

Caso a opção Liberação de Veículo com Faturamento esteja marcada na Tabela Tipos de O.S. só será possível realizar a entrega do veículo após a emissão da nota fiscal. Caso tente liberar o veículo de forma avulsa, o sistema emite mensagem: “Existem Tipos de OS não faturados, que foram configurados para somente liberar o veículo após emissão de nota.” Vale ressaltar que os tipos de OS (V2, V3 e V6) são exceções, ou seja, a liberação avulsa do veículo pode ser feita normalmente.

Uma vez liberado, a opção Libera altera para Retorno do Veículo.

Caso o parâmetro Permitir Reimpressão da Autorização para Liberação de Veículo esteja configurado com Valor Sim, o sistema autoriza a reimpressão da autorização para liberação de veículo.

3. Informe o motivo e clique OK;

4. Clique Sim para imprimir documento de liberação;

5. Clique Preview para visualizar liberação.

6. Para imprimir, clique Imprimir;

7. O veículo foi liberado.

Realizando Solicitação de Garantia

Como Realizar Solicitação de Garantia

1. No menu principal, clique Serviços e Solicitação de Garantia;

2. Na janela Manutenção de S.G. selecione o status de pendência da ordem de serviço, preencha o Período e tecle TAB;

Pendente de Configuração:

Configuração: as SG’s pendentes de configuração, são todas as SG’s que possui algum item com configuração pendente.

3. Como a ordem de serviço encontra-se pendente de configuração, faz-se necessário analisar às pendências clicando no botão Visualizar;

Status das O.S.'s:

Configurada: ordem de serviço configurada e pronta para ser exportada.

Com Alerta: ordem de serviço possui algum alerta.

Não Configurada: ordem de serviço não configurada.

4. Caso a O.S. esteja com status Não Configurada, clique no botão Crítica(s) de configuração;

5. Clique no botão Voltar;

6. Após a configuração da O.S. de acordo com as críticas acima, esta passará para o status de Configurada;

Pendentes de Emissão:

Emissão: este status apresenta as SG's que estão pendentes de envio do arquivo.

7. Selecione o status Pendente de Emissão, preencha o Período e tecle TAB;

8. Neste status é possível exportar o arquivo contendo os dados da garantia para a montadora, clicando no botão Exportar;

9. Clique no botão Arquivo para selecionar o diretório onde irá armazenar o arquivo;

10. Selecione o diretório e clique OK;

11. Clique no botão Exportar;

12. Exportando arquivo;

13. Exportação concluída;

14. O arquivo é arqmazenado no diretório informado;

Pendente de Reapresentação:

Reapresentação: em casos de alteração posterior ao primeiro envio de arquivo, este deverá ser reapresentado. Sendo assim, a nota fiscal ainda não foi emitida, pois esta encontra-se pendente da autorização da montadora. Se houver sinalização por parte da montadora ao concessionário para que o mesmo necessite alterar alguma coisa na O.S. original da referida garantia, o concessionário deverá exportar novamente através da tela de reapresentação.

15. Selecione a O.S. e clique no botão Exportar para reapresentar o arquivo;

16. Clique no botão Arquivo para selecionar o diretório onde irá armazenar o arquivo;

17. Selecione o diretório e clique OK;

18. Clique no botão Exportar;

19. Exportando arquivo;

20. Exportação concluída;