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Edição de 09h52min de 11 de outubro de 2011
Tabela de conteúdo |
Introdução
A Exportação FACTS (Financial Analysis Capabilities Through Systems), tem por objetivo enviar mensalmente, um arquivo a Fábrica com informações financeiras gerenciais e/ou contábeis da Concessionária.
Este arquivo é gerado em formato "txt".
Configurações
Como Configurar FACTS - Natureza das Contas
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA
A opção Configurar Natureza das Contas tem por objetivo configurar a natureza das contas gerenciais da exportação de FACTS.
1. No menu principal, clique Arquivo, FACTS e Configurar Natureza das Contas;
2. Na janela FACTS - Natureza selecione o Grupo. Clique em TAB;
4. Selecione as contas para configurar como: CONTAS CREDORAS ou CONTAS DEVEDORAS utilizando o botão (Adicionar conta selecionada) 
para transferir uma a uma, ou todas de uma só vez 
;
Nota:
- Para remover conta selecionada, utilize o botão (Remover conta selecionada)
, e para remover todas, utilize 
.
5. Em seguida clique OK;
6. O sistema irá pedir Usuário e Senha de Gerente ou Supervisor para autorizar a configuração das contas. Clique OK.
Nota:
- Se digitar um Usuário diferente de gerente ou supervisor, o sistema não salva a alteração.
Exportando FACTS
Como Exportar FACTS
MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA
1. No menu principal, clique Arquivo, FACTS e Exportação FACTS;
2. Na janela FACTS - Posição Econômica e Financeira preencha o campo Mês/Ano (mm/aaaa) informando o período e selecione o Grupo financeiro;
3. O sistema informa que não existe registro de dados referente ao mês informado, clique Sim para inseri-lo;
4. Clique no botão 
para selecionar o diretório do arquivo. O nome será preenchido automaticamente, de acordo com o mês e o ano escolhidos;
5. Na janela FACTS - Posição Econômica e Financeira clique no botão Empresa;
6. Selecione a(s) empresa(s). Clique OK;
7. Em seguida clique 
para associar a conta do ATIVO selecionada com as contas da DEF;
Notas:
- Para associar cada conta, basta clicar na linha e em
.
-
A coluna Nat. informa a natureza (credora "C", devedora "D" ou " " vazio, quando não estiver configurado).
Ex: segue abaixo a demonstração da associação da conta do ATIVO (Caixa Geral) com as contas da contabilidade (Caixa Geral).
8. Na janela Configuração das Contas da DEF - Auto selecione a Conta Contábil e especifique se é uma conta de: Crédito, Débito, Movimentação, Saldo anterior ou Saldo final. Em seguida clique em OK;
Nota:
- Existem contas contábeis que são necessários selecionar o centro de custo da conta, para isso basta clicar no botão C. Custo.
A ordenação das contas da DEF e dos centros de custos aparecem ordenadas primeiro pelas contas marcadas e depois pelos números das contas, tanto para que as contas da contabilidade e os seus respectivos centros de custos.
9. Em seguida, na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto informe os valores das contas de natureza numérica para executar a função para calcular os valores acumulados (anuais e mensais). Clique no botão Calcular para efetuar os cálculos;
As contas calculadas são desabilitadas para alteração manual do usuário.
Nota:
-
O sistema verifica a data de fechamento da D.E.F. antes de processar a DEF de um período que já foi processado ou tentar realizar alguma alteração na DEF já processada, emitindo a seguinte mensagem: “DEF já está fechado para esse período!”.
10. Clique em Sim para salvar as alterações feitas no grupo de contas ATIVO;
11. Os cálculos foram realizados. Clique OK;
12. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto preencha os campos Categoria da Empresa, Tipo de Transmissão e diretório e nome do Arquivo;
13. Em seguida clique no botão Exportar para gerar o arquivo da DEF;
14. Campos foram exportados com sucesso. Clique OK;
15. O arquivo é salvo no diretório informado na exportação;
16. Para imprimir o relatório do Grupo Financeiro clique em Imprimir;
17. Na janela D.E.F - Demonstrativo Econômico Financeiro selecione o tipo de Imprimir Grupos Financeiros ou a Config DEF x Contabilidade para impressão e em seguida clique no botão Preview para visualizar. E Imprimir para imprimir;
Nota:
-
No campo Config DEF x Contabilidade ao selecionar as opções ATIVO ou Todas as Contas Configuradas é possível visualizar as contas configuradas na contabilidade. Os centros de custos das contas só irão aparecem quando houver.
18. Relatório D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro gerado.
4. Caso não existam registros anteriores do mês selecionado, o sistema emite mensagem abaixo. Clique Sim;
5. Configure a conta clicando no botão 
;
6. Na janela Configuração das Contas do FACTS, tem-se os dados referentes às Contas Gerenciais e Contas da Contabilidade, selecione uma conta gerencial e associe-a a uma conta da contabilidade;
7. Ao selecionar uma conta da contabilidade, clique no botão 
para selecionar o centro de custo da conta;
8. Após associar todas as contas, clique Ok;
9. Selecione a(s) empresa(s) clicando no botão Empresa;
10. Clique no botão Exportar;
11. Arquivo exportado, clique Ok;
12. Clique no botão Processar para processar cada registro;
13. Registro processado. Clique OK;
14. Clique Salvar para armazenar as informações exportadas;
15. Clique no botão 
para imprimir o relatório contendo as informações das configurações ou valores;
16. Selecione o Tipo de Relatório e clique Preview para visualizar o relatório e em Imprimir para imprimi-lo;
17. Relatório FACTS;
18. O arquivo é armazenado no local indicado.
