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Edição de 09h35min de 11 de outubro de 2011

Introdução

A Exportação FACTS (Financial Analysis Capabilities Through Systems), tem por objetivo enviar mensalmente, um arquivo a Fábrica com informações financeiras gerenciais e/ou contábeis da Concessionária.

Este arquivo é gerado em formato "txt".

Configurações

Como Configurar FACTS - Natureza das Contas

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

A opção Configurar Natureza das Contas tem por objetivo configurar a natureza das contas gerenciais da exportação de FACTS.

1. No menu principal, clique Arquivo, FACTS e Configurar Natureza das Contas;

2. Na janela FACTS - Natureza selecione o Grupo. Clique em TAB;

4. Selecione as contas para configurar como: CONTAS CREDORAS ou CONTAS DEVEDORAS utilizando o botão (Adicionar conta selecionada) para transferir uma a uma, ou todas de uma só vez ;

Nota:

• Para remover conta selecionada, utilize o botão (Remover conta selecionada) , e para remover todas, utilize .

5. Em seguida clique OK;

6. O sistema irá pedir Usuário e Senha de Gerente ou Supervisor para autorizar a configuração das contas. Clique OK.

Nota:

• Se digitar um Usuário diferente de gerente ou supervisor, o sistema não salva a alteração.

Exportando FACTS

Como Exportar FACTS

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal, clique Arquivo, FACTS e Exportação FACTS;

2. Na janela FACTS - Posição Econômica e Financeira preencha o campo Mês/Ano (mm/aaaa) informando o período e selecione o Grupo financeiro;

3. O sistema informa que não existe registro de dados referente ao mês informado, clique Sim para inseri-lo;

4. Clique no botão para selecionar o diretório do arquivo. O nome será preenchido automaticamente, de acordo com o mês e o ano escolhidos;

5. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto clique no botão Empresa;

6. Selecione a(s) empresa(s). Clique OK;

7. Em seguida clique para associar a conta do ATIVO selecionada com as contas da DEF;

Notas:

• Para associar cada conta, basta clicar na linha e em .

• A coluna Mapa tem por objetivo informar o mapa. E a coluna Nat. informa a natureza (credora "C", devedora "D" ou " " vazio, quando não estiver configurado).

Ex: segue abaixo a demonstração da associação da conta do ATIVO (Caixa Geral) com as contas da contabilidade (Caixa Geral).

8. Na janela Configuração das Contas da DEF - Auto selecione a Conta Contábil e especifique se é uma conta de: Crédito, Débito, Movimentação, Saldo anterior ou Saldo final. Em seguida clique em OK;

Nota:

• Existem contas contábeis que são necessários selecionar o centro de custo da conta, para isso basta clicar no botão C. Custo.

A ordenação das contas da DEF e dos centros de custos aparecem ordenadas primeiro pelas contas marcadas e depois pelos números das contas, tanto para que as contas da contabilidade e os seus respectivos centros de custos.

9. Em seguida, na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto informe os valores das contas de natureza numérica para executar a função para calcular os valores acumulados (anuais e mensais). Clique no botão Calcular para efetuar os cálculos;

As contas calculadas são desabilitadas para alteração manual do usuário.

Nota:

• O sistema verifica a data de fechamento da D.E.F. antes de processar a DEF de um período que já foi processado ou tentar realizar alguma alteração na DEF já processada, emitindo a seguinte mensagem: “DEF já está fechado para esse período!”.

10. Clique em Sim para salvar as alterações feitas no grupo de contas ATIVO;

11. Os cálculos foram realizados. Clique OK;

12. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto preencha os campos Categoria da Empresa, Tipo de Transmissão e diretório e nome do Arquivo;

13. Em seguida clique no botão Exportar para gerar o arquivo da DEF;

14. Campos foram exportados com sucesso. Clique OK;

15. O arquivo é salvo no diretório informado na exportação;

16. Para imprimir o relatório do Grupo Financeiro clique em Imprimir;

17. Na janela D.E.F - Demonstrativo Econômico Financeiro selecione o tipo de Imprimir Grupos Financeiros ou a Config DEF x Contabilidade para impressão e em seguida clique no botão Preview para visualizar. E Imprimir para imprimir;

Nota:

• No campo Config DEF x Contabilidade ao selecionar as opções ATIVO ou Todas as Contas Configuradas é possível visualizar as contas configuradas na contabilidade. Os centros de custos das contas só irão aparecem quando houver.

18. Relatório D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro gerado.

4. Caso não existam registros anteriores do mês selecionado, o sistema emite mensagem abaixo. Clique Sim;

5. Configure a conta clicando no botão ;

6. Na janela Configuração das Contas do FACTS, tem-se os dados referentes às Contas Gerenciais e Contas da Contabilidade, selecione uma conta gerencial e associe-a a uma conta da contabilidade;

7. Ao selecionar uma conta da contabilidade, clique no botão para selecionar o centro de custo da conta;

8. Após associar todas as contas, clique Ok;

9. Selecione a(s) empresa(s) clicando no botão Empresa;

10. Clique no botão Exportar;

11. Arquivo exportado, clique Ok;

12. Clique no botão Processar para processar cada registro;

13. Registro processado. Clique OK;

14. Clique Salvar para armazenar as informações exportadas;

15. Clique no botão para imprimir o relatório contendo as informações das configurações ou valores;

16. Selecione o Tipo de Relatório e clique Preview para visualizar o relatório e em Imprimir para imprimi-lo;

17. Relatório FACTS;

18. O arquivo é armazenado no local indicado.