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Edição de 15h18min de 19 de abril de 2011
Tabela de conteúdo |
Introdução
O Fastservice é uma ferramenta utilizada para o atendimento na oficina. Possui uma estrutura simples onde todo procedimento realizado na oficina está basicamente em uma única tela, tornando o atendimento mais ágil.
Os serviços realizados no Fastservice são destinados a Clientes, não contemplando serviços em Garantia ou Seguradora.
Configurações
Autorização para Executar Serviço
Autorização para Alterar Horas/Valores
Definindo Cláusula do Orçamento
Definindo Condição de Pagamento Padrão
Exibir Itens não Cobrados no Orçamento FService
Exibir Km Anterior na Abertura da OS
Habilitando Campo para Cobrar Serviço
Motivo de Encerramento da O.S.
Recalcular Hora se Valor do Serviço for Alterado
Número Máximo de Tipos de OS Pendentes a cada Recepcionista
Utilizando Fast Service
Orçamento
FAST SERVICE
O orçamento serve para determinar o valor que será pago pelo serviço ou produto adquirido. Sendo que o valor a pagar pode ser cobrado ao cliente, à seguradora ou ao fabricante; isto dependerá da garantia e seguros que o veículo possui.
Este orçamento pode ser associado ou não a uma Ordem de Serviço, estabelecendo qual o valor dos serviços e peças a serem aplicados ao veículo. E o sistema também possibilita a criar orçamentos complementares.
Para uma abertura de orçamento é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastro Clientes e Cadastro Veículos.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;
2. Na janela de Consultar Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento:
Nota:
-
Para filtrar um determinado Kit informe o nome no campo Serviço/KIT. Não é obrigatório realizar a pesquisa do kit através do campo Tipo de OS, permitindo assim, visualizar os kit's com mais de um Tipo de OS.
- Kit: Para selecionar todos os Kit's, clique Pesquisar;
5. Aparecerão os Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Kit e clique Adicionar Kit;
Serviços e Peças: informe o código ou selecione através ;
6. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
7. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
8. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através ;
9.Selecione o estoque, digite o nome do produto para consulta (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;
10. Selecione o produto e clique Voltar;
11. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;
12. Em seguida, clique Abrir / Avançar >>;
13. Abrirá a janela de O.S. o sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicitar o serviço através da opção Clientes;
14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
15. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;
16. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
18. Clique Gravar Orçam.;
19. Orçamento criado. Para imprimir o orçamento, clique Imp. Orçamento;
Nota:
-
Caso o parâmetro EXIBIR ITENS NÃO COBRADOS NO ORÇAMENTO FSERVICE esteja com Valor Sim o sistema exibe os itens de orçamento mesmo quando estes estão marcados para não serem cobrados.
20. Orçamento impresso.
Abertura de O.S.
FAST SERVICE
Para uma abertura de ordem de serviço é necessário que o veículo e o cliente estejam cadastrados no sistema. Ver tópicos Cadastro Clientes e Cadastro Veículos.
1. Na janela de Atendimento clique Consultar Preço e Novo Cliente;
2. Na janela de Preço digite o nº. da placa do veículo e clique TAB;
3. Selecione o Tipo de O.S. e Condição de Pagamento;
4. Na aba Orçamento, selecione o tipo de orçamento:
Nota:
-
Para filtrar um determinado Kit informe o nome no campo Serviço/KIT. Não é obrigatório realizar a pesquisa do kit através do campo Tipo de OS, permitindo assim, visualizar os kit's com mais de um Tipo de OS.
- Kit: Para selecionar todos os Kit's, clique Pesquisar;
5. Aparecerão os Kit's disponíveis para o veículo. Selecione o Kit e clique Adicionar Kit;
- Serviços e Peças: na aba Orçamento, informe o código ou selecione através ;
Nota:
-
Caso o parâmetro "NÚMERO MÁXIMO DE TIPOS DE OS PENDENTES A CADA REC." esteja configurado para informar a quantidade máxima de OS's pendentes permitidas para cada consultor técnico. O sistema verifica se a quantidade de OS's pendentes esta dentro do limite do consultor, caso não esteja à mensagem "O Consultor Técnico possui: O.S. Pendente(s) - XXX e Máximo Permitido - XX" aparece.
6. Selecione o serviço e clique Avançar para visualizar os subgrupos dos serviços;
7. Marque o serviço que será realizado através da opção Marcar e clique Voltar;
8. Se para realizar o serviço houver necessidade de peças, selecione o tipo Peças. Informe o código ou selecione através ;
Nota:
-
No momento da inclusão da peça, é impressa a lista de separação, basta configurar o parâmetro IMPRIMIR LISTA DE SEPARAÇÃO NA IMPRESSÃO DA O.S.
Selecione o estoque, digite o Nome do produto para consultar (em qualquer campo inicial, final, contendo, referência) ou selecione o produto através da opção Promoção;
10. Selecione o produto e clique Voltar;
11. Para conceder descontos em peças ou serviços, digite o percentual ou valor nos campos Desc. Peças e Desc. Serviços;
12. Em seguida, clique Abrir / Avançar >>;
Abrirá a janela de O.S. o sistema traz as informações do cliente e do veículo. Pode-se alterar o cliente que solicita o serviço através da opção Cliente;
14. Informe a quilometragem atual do veículo no campo km e o Prisma (número de ordem de chegada do veículo na oficina);
15. Selecione a forma de pagamento no campo Pagto;
16. No campo Previsão informe a data da entrega e o horário;
17. Informe se o veículo foi vistoriado no elevador no campo Insp. Elevador;
Nota:
-
Caso o campo Insp. Elevador não esteja preenchido, o sistema emite uma mensagem de alerta informando que é necessário preencher o campo Insp. Elevador antes de gravar a O.S.
-
Esta crítica é feita apenas para bandeira FORD. O campo Insp. Elevador quando preenchido tem por objetivo alimentar o relatório de Sistema de Medidas, no módulo de Integração Fábrica.
18. Clique Gravar O.S.;
19. Na janela Inclusão de O.S. selecione a equipe responsável em realizar o serviço e em seguida o Produtivo. Clique OK;
Nota:
- Na O.S., para cada serviço deve-se atribuir um produtivo.
20. Para incluir informações na O.S., clique Observações da O.S. Registre a informação;
21. Clique Imprimir O.S.;
22. No campo Padrão selecione a opção Normal ou Montadora;
Nota:
- Normal - O.S. com a impressão de todos os tipos.
- Montadora - somente quando a O.S. for de garantia.
- Tipo de O.S. - para selecionar o tipo de O.S.
23. Na opção Imprime Sub-Ordem, se for marcado, sairá na impressão uma subordem com os serviços da O.S.;
24.Marque a opção Parcial para imprimir O.S. com dados do cliente, serviço e veículo, ou marque Total para imprimir O.S. completa, inclusive com a vistoria do veículo;
25. Clique Preview. Para imprimir a ordem, clique Imprimir;
26. Ordem de Serviço criada. Ir para tópico Iniciando Marcação de Tempo.
Iniciando a Marcação de Tempo
FAST SERVICE
Após definir o produtivo, o serviço pode ser executado. Para executar o serviço, o mecânico terá que cronometrar o tempo utilizado para realização do serviço.
A marcação de tempo pode ser realizada no Fastservice ou no sistema OSM. Ver documentação Marcação de Tempo.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Iniciar Tempo;
2. Automaticamente o sistema começa contar o tempo para realização de serviço. Aparece o ícone ao lado do serviço para indicar a contagem de tempo;
3. Para inclusão de informações sobre o serviço, selecione o serviço e clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;
4. Ir para tópico Requisitando Peças.
Requisitando Peças
FAST SERVICE
Para utilizar peças na execução do serviço, deve-se abrir uma requisição de peças. Ao gerar a requisição, é impressa uma lista no almoxarifado onde será identificada qual peça requisitada. Com esta lista, o estoque libera a peça para a Oficina.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e a peça e clique Req. Peças;
2. Automaticamente é impressa uma lista com a peça requisitada no almoxarifado;
3. Na janela O.S. aparecerá o produto associado ao serviço na Requisição de Materiais;
4. Após chegada da peças, o serviço pode ser executado. Ir para o passo Concluindo Serviço.
Concluindo o Serviço
FAST SERVICE
Após executar serviço (execução e teste), o serviço deve ser finalizado.
1. Na janela O.S. selecione o serviço e clique Parar Tempo;
2. Selecione o Motivo;
3. Para inclusão de informações sobre o serviço, clique Informações do Serviço. Registre informações sobre o serviço;
4. O serviço foi concluído. Ir para tópico Emitindo Nota Fiscal.
Emitindo Nota Fiscal
FAST SERVICE
A emissão de nota somente estará disponível após encerramento da O.S. O usuário gera a nota fiscal, que será impressa através de cupom. Após cliente efetuar pagamento no caixa, receberá o cupom e o veículo é liberado para entrega.
1. Na janela de O.S. selecione o serviço e clique Nota Fiscal;
2. Selecione a O.S. e clique Encerrar O.S.;
3. A O.S. é encerrada. Clique OK;
4. Para enviar mensagem via e-mail ou sms ao cliente, marque as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS e clique OK;
Nota:
-
Se for marcada as opções Envia E-mail e/ou Envia SMS, o cliente receberá mensagem da O.S. quando esta for encerrada. O cliente recebe uma única vez e-mail/sms por O.S.
-
Vale ressaltar que o cliente só receberá e-mail e/ou sms se seu e-mail e/ou telefone celular estiver cadastrado. Ver tópico Cadastro Clientes.
A mensagem recebida pelo cliente é configurada no módulo de Segurança. Ver documentação Cadastro de Mensagens.
5. Clique Imprimir NF;
6. Na janela de Notas Fiscais da O.S. clique Incluir;
7. Selecione o tipo de documento Cupom, a Forma de Pagamento e se for cartão, o nome do Cartão de Crédito;
Nota:
-
As opções de Seguradora somente estarão habilitadas para preenchimento se a ordem de serviço for para Seguradora.
8. Para conceder descontos, clique Desc. Peças ou Desc. Serv.;
9. Na janela de Descontos, clique Alterar;
10. Informe o percentual de desconto e clique OK;
11. Para informação adicional, clique Observação. Digite a informação e clique OK;
12. Clique OK;
13. Clique OK para liberar o veículo;
14. Selecione o tipo da forma de pagamento. Clique OK;
15. O cupom é gerado. O cliente efetua pagamento no caixa e após isto, o cupom é impresso.