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Edição de 10h05min de 8 de abril de 2011

Introdução

O Inventário consiste em fazer o levantamento do estoque de materiais da concessionária, numa determinada data, conferindo a quantidade física dos produtos e compará-las com a quantidade que consta no sistema. O sistema dispõe de dois modos de inventariar o estoque da concessionária, são eles: Geral ou Restrito.

Antes de abordar os modos de inventariar, existem alguns critérios gerais que devem ser observados:

1) ao criar um inventário, o sistema só permite a criação de outro após confirmação ou cancelamento do atual, ou seja, um inventário por vez;

2) as peças em andamento, ou seja, já requisitada pela oficina antes de criar um inventário, não constarão nas quantidades dos produtos inventariados.

3) enquanto o estoque estiver sendo inventariado, todos os produtos que saírem pela boqueta na oficina ou por Notas Fiscais no balcão, será impressa uma ficha na impressora de Lista de Separação com objetivo de substituir a peça no escaninho.

4) para a peça que sofreu mudança de referência, será informado seu código atual e antigo no relatório do Inventário (destacado como "produto substituído").

5) não é recomendado a comercialização de peças durante a execução do Inventário do tipo Geral, porque fazer a contagem do estoque e vender ao mesmo tempo, pode gerar erros no inventário. Vale salientar que no momento do inventário do tipo Geral, todos os funcionários do departamento de peças estarão envolvidos.

Configurações

Tipo de Contagem do Inventário

Posição da Rua na Localização da Peça

Emissão de Notas na Confirmação do Inventário

Utilizando o Inventário de Estoque

Incluindo Inventário Tipo Geral

MÓDULO ESTOQUE DE PEÇAS

O inventário no modo Geral irá inventariar todos os itens do estoque.

1. No menu principal, clique Cadastros e Inventário;

2. Na janela Inventário, clique Incluir;

3. Na janela Inclusão de Inventário, marque a opção Geral no campo Tipo;

4. Na opção Contagens, informe o número de contagens que será feita no inventário;

Nota:

• É sugerido realizar 3 (três) contagens, independente do Tipo ser Geral ou Restrito. Existem três modelos: por Contagem, por Estoque ou Estoque/Contagem. O tipo de contagem é definido no parâmetro Tipo Geração de Contagem do Inventário. Ver tópico Tipo de Contagem do Inventário.

5. No campo Produtos por Planilha, digite o número de produtos que serão impressos por folha de contagem.

Nota:

• É recomendado um número acima de 1.000.

6. Selecione a opção Quebra por Rua para que a planilha de contagem mostre os produtos por locação do produto.

Nota:

• A quebra por rua será de acordo com dígito da locação do produto definido no parâmetro Posição da Rua na Localização da Peça. Por exemplo, no parâmetro foi definido o dígito 3 e a locação do produto é “R31E125”. Quando o número 1 (terceira posição modificar), o sistema quebrará por página na planilha de contagem. Ver tópico Posição da Rua na Localização da Peça.

7. Selecione a opção Produtos com Estoque Zero para que na planilha de contagem mostre os itens que estejam com estoque igual a zero;

8. No campo Seleção, na opção Estoque, selecione o estoque a ser inventariado;

9. Como opção de filtro, utilize a opção Tipo Prod. para selecionar o Tipo de Produto que será inventariado;

10. Após seleção, clique OK;

11. Outra opção é o filtro através da Classificação ABC. Para utilizar esta opção, clique ABC;

Nota:

• Ao realizar o inventário utilizando o ABC, o sistema filtra as informações adicionadas na seleção, pelas curvas de Popularidade, Consumo, Vendas, Estoque e Demanda.

12. Na janela Classificação ABC, selecione os itens e clique OK;

13. Na janela de Inclusão de Inventário, clique OK. O sistema irá processar o inventário.

Após o processamento, realize a contagem física do estoque. Depois da contagem, informe a quantidade inventariada dos produtos e se ocorrer, cadastre os produtos existentes no estoque e que estão fora do sistema. Em seguida, confirme o Inventário. Ver tópico Realizando a Contagem e Informando Dados dos Produtos.

Incluindo Inventário Tipo Restrito

MÓDULO ESTOQUE DE PEÇAS

O inventário no modo Restrito é utilizado para realizar pequenas contagens, que serão determinadas de acordo com a forma de consulta selecionada. Ao realizar este tipo de inventário é permitido comercializar as peças, porém, enquanto estiver fazendo esse inventário é proibido realizar as entradas de Notas Fiscais de Compras.

No Tipo Restrito, o sistema disponibiliza várias formas de seleções do inventário, que são:

a) Pelo preço unitário de venda: possibilita inventariar itens pelo preço unitário de venda (do maior preço para o menor preço), informando o número de produtos. Por exemplo: Ao informar 50 em nº produtos, serão selecionados os cinqüenta maiores produtos pelo preço unitário de venda.

b) Pelo número de vendas: permite selecionar uma quantidade de itens em relação ao movimento do produto (do item maior movimento para o de menor), informando o número de produtos. Os campos Data Inicial e Data Final estarão habilitados. Por exemplo: Ao informar 50 em nº produtos, 01/03/06 em Data Inicial e 31/03/06 em Data Final, então, serão selecionados os cinqüenta produtos com maior número de vendas nesse período.

Salientamos que não é quantidade vendida e sim, quantas vezes determinado produto foi movimentado.

c) Aleatório: possibilita inventariar itens aleatoriamente, informando nº produtos e Estoque.

d) % do estoque contábil: possibilita inventariar itens por % do estoque contábil, informando % valor em relação ao estoque. Gera uma relação entre valor contábil e a quantidade em estoque e informa item de maior valor para o de menor valor com o % em relação ao estoque total.

e) % do estoque gerencial: idem ao item "d", só que usa o valor gerencial informando % em relação ao estoque total.

f) % do estoque a preço público: idem ao item "d", só que usa o preço público informando % em relação ao estoque total.

g) Localização: permite selecionar os produtos que estejam em uma determinada faixa de localização no estoque, informando Localização Inicial e Localização Final.

h) Por período de movimentação: permite que sejam selecionados produtos que foram movimentados em um determinado período, informando Data Inicial e Data Final.

i) Itens com estoque zero e com venda: emite uma relação de itens para inventário com estoque zero e que tiveram movimentação no período. Ao selecionar esta forma, o sistema marca automaticamente a opção Produtos com Estoque Zero e habilita os campos Data Inicial e Data Final.

j) Por período de movimentação e localização: permite que sejam selecionados produtos que foram movimentados em um determinado período, informando Data inicial Data Final. E que estejam em uma determinada faixa de localização no estoque, informando Localização Inicial e Localização Final.

1. No menu principal, clique Cadastros e Inventário;

2. Na janela Inventário, clique Incluir;

3. Na janela Inclusão de Inventário, marque a opção Restrito no campo Tipo;

4. No campo Seleção, na opção Formas, selecione a forma que será realizada a consulta;

5. Na opção Contagens, informe o número de contagens que deseja realizar;

Nota:

• É sugerido realizar 3 (três) contagens, independente do Tipo ser Geral ou Restrito. Existem dois modelos: por Contagem ou por Estoque. O tipo de contagem é definido no parâmetro Tipo Geração de Contagem do Inventário. Ver tópico Tipo de Contagem do Inventário.

6. No campo Produtos por Planilha, digite o número de produtos que serão impressos por folha de contagem.

7. Selecione a opção Quebra por Rua para que a planilha de contagem mostre os produtos por locação do produto;

Nota:

• A quebra por rua será de acordo com dígito da locação do produto definido no parâmetro Posição da Rua na Localização da Peça. Por exemplo, no parâmetro foi definido o dígito 3 e a locação do produto é “R31E125”. Quando o número 1 (terceira posição modificar), o sistema quebrará por página na planilha de contagem. Ver tópico Posição da Rua na Localização da Peça.

8. No campo Seleção, na opção Estoque, selecione o estoque a ser inventariado;

9. Como opção de filtro, utilize a opção Tipo Prod. para selecionar o Tipo de Produto que será inventariado;

10. Após seleção, clique OK;

11. Outra opção é filtro através da Classificação ABC. Para utilizar esta opção, clique ABC;

Nota:

• Ao realizar um inventário utilizando o ABC, o sistema filtra as informações adicionadas na seleção, pelas curvas de Popularidade, Consumo, Vendas, Estoque e Demanda.

12. Na janela Classificação ABC, selecione os itens e clique OK;

13. Na janela de Inclusão de Inventário, clique OK. O sistema irá processar o inventário.

Após o processamento, realize a contagem física do estoque. Depois da contagem, informe a quantidade inventariada dos produtos e se ocorrer, cadastre os produtos existentes no estoque e que estão fora do sistema. Em seguida, confirme o Inventário. Ver tópico Realizando a Contagem e Informando Dados dos Produtos.

Realizando a Contagem e Informando Dados dos Produtos

MÓDULO ESTOQUE DE PEÇAS

Após processamento do inventário (Geral ou Restrito), deve realizar:

a) a contagem física do estoque. Se no inventário foi definido 3 contagens, será realizada a contagem física 3 vezes. O sistema permite imprimir as planilhas utilizadas para o registro dos produtos na contagem do estoque. As planilhas são fundamentais para auxiliar na contagem, sendo que para cada contagem, é necessário imprimir uma nova planilha de acordo ao número de contagem estabelecido.

b) informar a quantidade inventariada dos produtos. Pode ocorrer de encontrar produtos que não estão na planilha, se ocorrer, cadastre esses produtos existentes no estoque físico e que estão fora do sistema. Isto acontece para cada contagem realizada.

c) confirmar o Inventário. Antes de confirmar o inventário, é recomendado imprimir o relatório de diferenças da última contagem para realizar uma nova checagem das quantidades contadas.

1. Na janela Inventário, selecione o inventário processado e clique Imprimir;

2. Escolha a contagem e selecione a impressão Contagem;

Notas:

• A opção Exibir Referência dos Produtos quando marcada exibe a referência de cada produto. A opção Ordenar por Referência - Grupo/TMA quando marcada exibe os dados do relatório ordenados pela referência Grupo/TMA. Esta opção é válida apenas para a bandeira VOLKS.

• Na impressão das diferenças do inventário de forma consolidada, é possível visualizar as contagens do estoque (a contagem do estoque não terá mais limite, podendo realizar várias contagens até confirmar o estoque), basta selecionar a opção Diferenças e no campo Tipo de Relatório de Diferenças marcar Consolidado.

3. O relatório será impresso com itens para o inventário. Após contagem física do estoque, registrar a quantidade dos produtos no sistema;

4. Na janela Inventário, selecione o inventário processado e clique Produtos;

5. Na janela Produtos do Inventário, selecione a contagem (se foi 1ª contagem, 2ª, etc.), a planilha e tecle TAB;

Notas:

• A opção Ordenar por Local/Referência - Grupo/TMA serve para ordenar os produtos do inventário pela locação, tendo como desempate o Grupo/TMA.

• A mensagem "A mudança de planilha/contagem fará com que os dados não gravados sejam perdidos. Deseja continuar?" é exibida toda vez que mudar de planilha ou contagem sem gravar os dados. E é possível visualizar o número da planilha no relatório de Diferenças.

6. Selecione o produto que deseja e informe a quantidade existente no estoque;

Nota:

• para cada produto em estoque, deve ser cadastrado a quantidade. Vale ressaltar que nesta janela, pode-se cadastrar o local do produto em estoque.

7. Após preencher todas as quantidades, digite o somatório das quantidades e clique Gravar;

8. Se algum produto consta em estoque, mas não está no relatório de contagem, o mesmo deve ser cadastrado no sistema. Clique Incluir;

Ao incluir um produto e este esteja cadastrado em outra Planilha o sistema emite mensagem "Produto já cadastrado neste Inventário na Planilha X!" informando que o produto encontra-se em outra Planilha. Ao confirmar procedimento a quantidade informada do produto é atualizada automaticamente na Planilha em que o produto esta localizado. Por isso é importante verificar no momento da digitação se já existe quantidades para a Planilha em digitação, pois podem ser sido informados através de outra Contagem.

9. Na janela de Inclusão de Produtos do Inventário, selecione o produto e informe a quantidade. Clique OK;

10. Na janela Produtos do Inventário, clique Gravar;

11. Se ocorrer do produto constar no relatório de contagem mas não possuir no estoque, deve-se registrar no sistema. Na janela Produtos do Inventário, selecione o produto que não há em estoque e clique Produto não encontrado;

12. O produto será marcado como não encontrado. Em seguida, clique Gravar;

13. Clique Sim para confirmar operação;

14. Para realizar importação de contagem gerado pelo RGIS (Serviços de Inventários). Na janela Produtos do Inventário, selecione o(s) produto(s) para gerar a importação de contagem e clique Importar Contagem;

A RGIS (Serviços de Inventários) gera um arquivo .txt referente a contagem, evitando assim digitar a quantidade de cada produto e auxiliando a contagem do inventário.

15. Na janela Importar Contagem clique em e selecione o arquivo. Clique Processar;

16. Arquivo sendo processado;

17. Os dados foram registrados. É importante ressaltar que este procedimento deve realizado para cada Contagem;

18. Depois de informar todas as contagens, deve ser feita a confirmação do inventário, para que as novas quantidades encontradas sejam assumidas no saldo do estoque. Clique Confirmar;

19. Na janela Confirmar Inventário, informe o tipo de movimento de entrada e saída e clique OK;

Nota:

• Na confirmação do Inventário, serão impressas as notas fiscais de ajuste de ENTRADA e de SAÍDA no estoque, se o parâmetro Gera NFs na confirmação do Inventário estiver configurado para emitir a nota fiscal. Caso contrário, apenas serão feitos os ajustes sem a emissão das Notas Fiscais. Ver tópico Emissão de Notas na Confirmação do Inventário.

20. Se por acaso, não for informada a quantidade de algum produto, o sistema informa estes produtos através de uma lista, que pode ser impressa.

O usuário terá que cadastrar as quantidades, para depois confirmar o inventário.

21. Após processar confirmação, o sistema traz o dia e hora que o inventário foi confirmado.

Nota:

• A mensagem "Já houve movimentações de estoque posteriores à data de confirmação do inventário. Tem certeza que deseja fazer a Desconfirmação do Inventário?" é visualizada sempre que Desconfirmar um inventário onde qualquer de seus produtos tenham sido movimentados após a data de confirmação, caso a resposta seja Sim o inventário é desconfirmado normalmente, e Não o sistema retorna.

Realizando a Distribuição de Contagem pelos Funcionários

MÓDULO ESTOQUE DE PEÇAS

A Distribuição tem por objetivo controlar as contagens em relação aos funcionários, possibilitando atribuir a cada planilha um funcionário responsável. E através do relatório agrupado por funcionário é possível visualizar as contagens realizadas e/ou não realizadas. Para isto, é necessário que o parâmetro "TIPO GERAÇÃO DE CONTAGEM INVENT.(ESTOQUE/CONTAGEM)" esteja com Valor CE.

1. No menu principal, clique Cadastros e Inventário;

2. Na janela Distribuição de Contagem, selecione o inventário e clique Distribuição;

3. No campo Mostrar com os Funcionários selecione: Não Informados, Informados ou Todos;

4. Em seguida atribua a cada planilha um funcionário responsável, basta selecioná-lo no campo Distribuição dos Itens Acima Selecionados e clique Distribuir;

5. Para imprimir o relatório das contagens realizadas pelos funcionários, na janela Distribuição de Contagem clique Imprimir;

6. Na janela Relatório de Contagem do Inventário selecione o filtro, informando se as Contagens já foram: Realizadas, Não Realizadas ou Todas;

7. Clique Preview para visualizar o relatório. E Imprimir para imprimi-lo;

8. O Relatório é agrupado por funcionário.

Cancelando um Inventário

MÓDULO ESTOQUE DE PEÇAS

Se um inventário foi gerado indevidamente, é possível cancelá-lo. Porém o cancelamento somente ocorrerá, se o inventário não estiver confirmado:

1. No menu principal, clique Cadastros e Inventário;

2. Na janela Inventário, selecione o inventário que deseja cancelar e clique Cancelamento;

3. Informe o Motivo do cancelamento e clique OK;

4. O Inventário foi cancelado. Para descancelar um Inventário basta clicar em Descancelamento.