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Edição de 09h49min de 28 de janeiro de 2011

Introdução

A Exportação do Demonstrativo Econômico e Financeiro (DEF) tanto para veículos como para caminhões, tem como objetivo enviar mensalmente, um arquivo a Fábrica com informações financeiras e contábeis da Concessionária.

Para exportar o arquivo corretamente, é necessário configurar alguns parâmetros no módulo de Segurança. Este arquivo é gerado em formato "txt".

Configurações

Código Representativo do Agrupamento de Concessionária

Código Representativo dos Satélites Operacionais

Código do DN Matriz

Nome do Contador

Nome do Diretor ou Gerente

Número CRC-Conselho Regional de Contabilidade

Região Operacional do Concessionário

Empresa Participa do Cálculo do Consolidado

Natureza de Contas - Autos 2010

Natureza de Contas - Autos 2011

Natureza de Contas - Caminhões

Fechamento da D.E.F.

Realizando a Exportação da DEF

Como Realizar a Exportação da DEF 2010 de Veículos

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal selecione o botão Arquivo;

2. Em seguida selecione as opções D.E.F. - Demonstrativo Econômico Financeiro, Autos - 2010 e Exportar D.E.F. Autos;

3. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto preencha o campo Mês/Ano informando o período e selecione o Grupo financeiro;

4. O sistema informa que não existe registro de dados referente ao mês informado, clique Sim para inseri-lo;

5. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto clique no botão Empresa;

6. Selecione a(s) empresa(s). Clique OK;

7. Selecione a Categoria da Empresa e marque o Tipo de Transmissão: Normal (1ª transmissão) ou R = Retificação (demais transmissões do mesmo DEF);

Notas:

• Ao selecionar a Categoria da Empresa (CON = DEF Consolidado), é necessário que antes de realizar a exportação das empresas que participam do DEF Consolidado, o parâmetro "Empresa Participa do Cálculo do Consolidado (S/N)?" esteja configurado com o Valor Sim.

• Caso esteja digitando a DEF em servidores diferentes, é necessário selecionar a Categoria da Empresa (FIL = DEF Filial Plena) e informar o código do DN Filial que será diferente do código informado no parâmetro do DN da Matriz.

8. Em seguida clique para associar a conta do ATIVO selecionada com as contas da DEF;

Notas:

• Para associar cada conta, basta clicar na linha e em .

• A coluna Mapa tem por objetivo informar o mapa. E a coluna Nat. informa a natureza (credora "C", devedora "D" ou " " vazio, quando não estiver configurado).

Ex: segue abaixo a demonstração da associação da conta do ATIVO (Caixa Geral) com as contas da contabilidade (Caixa Geral).

9. Na janela Configuração das Contas da DEF - Auto selecione a Conta Contábil e especifique se é uma conta de: Crédito, Débito, Movimentação, Saldo anterior ou Saldo final. Em seguida clique em OK;

Nota:

• Existem contas contábeis que são necessários selecionar o centro de custo da conta, para isso basta clicar no botão C. Custo.

A ordenação das contas da DEF e dos centros de custos aparecem ordenadas primeiro pelas contas marcadas e depois pelos números das contas, tanto para que as contas da contabilidade e os seus respectivos centros de custos.

10. Em seguida, na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto informe os valores das contas de natureza numérica para executar a função para calcular os valores acumulados (anuais e mensais). Clique no botão Calcular para efetuar os cálculos;

As contas calculadas são desabilitadas para alteração manual do usuário.

Nota:

• O sistema verifica a data de fechamento da D.E.F. antes de processar a DEF de um período que já foi processado ou tentar realizar alguma alteração na DEF já processada, emitindo a seguinte mensagem: “DEF já está fechado para esse período!”.

11. Clique em Sim para salvar as alterações feitas no grupo de contas ATIVO;

12. Os cálculos foram realizados. Clique OK;

13. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto preencha os campos Categoria da Empresa, Tipo de Transmissão e diretório e nome do Arquivo;

14. Em seguida clique no botão Exportar para gerar o arquivo da DEF;

15. Campos foram exportados com sucesso. Clique OK;

16. O arquivo é salvo no diretório informado na exportação;

17. Para imprimir o relatório do Grupo Financeiro clique em Imprimir;

18. Na janela D.E.F - Demonstrativo Econômico Financeiro selecione o tipo de Imprimir Grupos Financeiros ou a Config DEF x Contabilidade para impressão e em seguida clique no botão Preview para visualizar. E Imprimir para imprimir;

Nota:

• No campo Config DEF x Contabilidade ao selecionar as opções ATIVO ou Todas as Contas Configuradas é possível visualizar as contas configuradas na contabilidade. Os centros de custos das contas só irão aparecem quando houver.

19. Relatório D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro gerado.

Como Realizar a Exportação da DEF 2011 de Veículos

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal selecione o botão Arquivo;

2. Em seguida selecione as opções D.E.F. - Demonstrativo Econômico Financeiro, Autos - 2011 e Exportar D.E.F. Autos;

3. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto preencha o campo Mês/Ano informando o período e selecione o Grupo financeiro;

4. O sistema informa que não existe registro de dados referente ao mês informado, clique Sim para inseri-lo;

5. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto clique no botão Empresa;

6. Selecione a(s) empresa(s). Clique OK;

7. Selecione a Categoria da Empresa e marque o Tipo de Transmissão: Normal (1ª transmissão) ou R = Retificação (demais transmissões do mesmo DEF);

Notas:

• Ao selecionar a Categoria da Empresa (CON = DEF Consolidado), é necessário que antes de realizar a exportação das empresas que participam do DEF Consolidado, o parâmetro "Empresa Participa do Cálculo do Consolidado (S/N)?" esteja configurado com o Valor Sim.

• Caso esteja digitando a DEF em servidores diferentes, é necessário selecionar a Categoria da Empresa (FIL = DEF Filial Plena) e informar o código do DN Filial que será diferente do código informado no parâmetro do DN da Matriz.

8. Em seguida clique para associar a conta do ATIVO selecionada com as contas da DEF;

Nota:

• Para associar cada conta, basta clicar na linha e em .

• A coluna Mapa tem por objetivo informar o mapa. E a coluna Nat. informa a natureza (credora "C", devedora "D" ou " " vazio, quando não estiver configurado).

Ex: segue abaixo a demonstração da associação da conta do ATIVO (Caixa Geral) com as contas da contabilidade (Caixa Geral).

9. Na janela Configuração das Contas da DEF - Auto selecione a Conta Contábil e especifique se é uma conta de: Crédito, Débito, Movimentação, Saldo anterior ou Saldo final. Em seguida clique em OK;

Nota:

• Existem contas contábeis que são necessários selecionar o centro de custo da conta, para isso basta clicar no botão C. Custo.

A ordenação das contas da DEF e dos centros de custos aparecem ordenadas primeiro pelas contas marcadas e depois pelos números das contas, tanto para que as contas da contabilidade e os seus respectivos centros de custos.

10. Em seguida, na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto informe os valores das contas de natureza numérica para executar a função para calcular os valores acumulados (anuais e mensais). Clique no botão Calcular para efetuar os cálculos;

As contas calculadas são desabilitadas para alteração manual do usuário.

Nota:

• O sistema verifica a data de fechamento da D.E.F. antes de processar a DEF de um período que já foi processado ou tentar realizar alguma alteração na DEF já processada, emitindo a seguinte mensagem: “DEF já está fechado para esse período!”.

11. Clique em Sim para salvar as alterações feitas no grupo de contas ATIVO;

12. Os cálculos foram realizados. Clique OK;

13. Na janela D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Auto preencha os campos Categoria da Empresa, Tipo de Transmissão e diretório e nome do Arquivo;

14. Em seguida clique no botão Exportar para gerar o arquivo da DEF;

15. Campos foram exportados com sucesso. Clique OK;

16. O arquivo é salvo no diretório informado na exportação;

17. Para imprimir o relatório do Grupo Financeiro clique em Imprimir;

18. Na janela D.E.F - Demonstrativo Econômico Financeiro selecione o tipo de Imprimir Grupos Financeiros ou a Config DEF x Contabilidade para impressão e em seguida clique no botão Preview para visualizar. E Imprimir para imprimir;

Nota:

• No campo Config DEF x Contabilidade ao selecionar as opções ATIVO ou Todas as Contas Configuradas é possível visualizar as contas configuradas na contabilidade. Os centros de custos das contas só irão aparecem quando houver.

19. Relatório D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro gerado.

Como Realizar a Exportação da DEF de Caminhões

MÓDULO INTEGRAÇÃO FÁBRICA

1. No menu principal clique no botão Arquivo;

2. Em seguida selecione as opções D.E.F. - Demonstrativo Econômico Financeiro, Caminhões e Exportar D.E.F. - Caminhões;

3. Na janela D.E.F - Demonstrativo Econômico e Financeiro - Caminhões preencha o campo Mês/Ano e Categoria da Empresa. Clique em TAB;

Nota:

• Ao selecionar a Categoria da Empresa (CON = DEF Consolidado), é necessário que antes de realizar a exportação das empresas que participam do DEF Consolidado, o parâmetro "Empresa Participa do Cálculo do Consolidado (S/N)?" esteja configurado com o Valor Sim.

4. O sistema informa que não existe registro de dados referente ao mês informado, clique Sim para inseri-lo;

5. Informe os valores numéricos e clique em Calcular;

Nota:

• O sistema verifica a data de fechamento da D.E.F. antes de processar a DEF de um período que já foi processado ou tentar realizar alguma alteração na DEF já processada, emitindo a seguinte mensagem: “DEF já está fechado para esse período!”.

6. Cálculos sendo realizados;

7. Clique em Sim para salvar as alterações feitas no grupo de contas ATIVO;

8. Os cálculos foram realizados. Clique OK;

9. Em seguida informe o diretório e nome do Arquivo e clique no botão Exportar;

10. Campos exportados com sucesso. Clique OK;

11. Arquivo é salvo no diretório informado na exportação;

12. Para imprimir o relatório do Grupo Financeiro clique em Imprimir;

13. Na janela D.E.F - Demonstrativo Econômico Financeiro selecione o tipo de Imprimir Grupos Financeiros para impressão e em seguida clique no botão Preview para visualizar. E Imprimir para imprimir;

14. Relatório D.E.F. - Demonstrativo Econômico e Financeiro gerado.